L’externalisation des archives consiste à confier la gestion, la conservation et l’organisation de ses documents d’entreprise à un prestataire spécialisé, le tiers-archiveur. Cette démarche répond à un objectif concret : réduire les charges liées à l’archivage tout en garantissant la sécurité et la conformité légale du fonds documentaire.
Qu’est-ce que l’externalisation des archives ? Définition et périmètre
Dans le domaine de la gestion documentaire, l’externalisation des archives désigne le transfert de tout ou partie des opérations d’archivage vers un prestataire externe agréé. Il ne s’agit pas d’un simple dépôt de documents dans un entrepôt, mais d’une délégation organisée, encadrée par un contrat précis, qui inclut la gestion, la conservation, l’indexation et l’accès aux documents confiés. Pour aller plus loin sur les prestations que cela implique concrètement, vous pouvez consulter notre offre complète d’archivage externalisé.
Externaliser ne signifie pas se dessaisir de ses archives. C’est choisir de les faire gérer par des professionnels, tout en conservant un accès permanent et maîtrisé à l’ensemble de son fonds documentaire.
Définition générale du terme « externalisation »
Dans le monde de l’entreprise, l’externalisation désigne le fait de confier à un fournisseur externe une activité ou un service qui était jusqu’alors géré en interne. L’objectif est double : réduire les coûts de gestion et augmenter la compétitivité de l’organisation en se recentrant sur ses activités productives. Appliquée à l’archivage, cette logique est particulièrement efficace, car la gestion des archives est une obligation légale non productive qui mobilise du temps, de l’espace et des ressources humaines.
Qu’est-ce qu’un tiers-archiveur ?
Le tiers-archiveur est la société à laquelle l’entreprise délègue la gestion de ses archives. Il dispose d’entrepôts spécialisés, d’outils informatiques de gestion documentaire et d’archivistes qualifiés. Il se porte garant de la sécurité physique des documents, de leur intégrité et de leur accessibilité dans les délais prévus au contrat. En France, les tiers-archiveurs exercent dans un cadre réglementaire précis, notamment en matière de confidentialité et de protection des données personnelles.
Quels types d’archives peuvent être externalisés ?
La totalité des archives d’entreprise peut être confiée à un tiers-archiveur, quel que soit leur support ou leur nature :
- archives courantes : documents en cours d’utilisation, consultés régulièrement par les services ;
- archives intermédiaires : documents encore soumis à une durée légale de conservation mais peu consultés ;
- archives définitives : documents à valeur historique ou patrimoniale conservés sur le très long terme.
Pourquoi externaliser ses archives est avantageux et économique ?
La décision d’externaliser ses archives est souvent déclenchée par un problème d’espace ou une contrainte réglementaire. Mais les entreprises qui franchissent le pas découvrent rapidement des bénéfices bien plus larges que prévu.
L’externalisation de l’archivage est rentable à partir du moment où l’on intègre dans le calcul la totalité des coûts cachés d’une gestion interne : loyer, personnel, risques, matériel.
Les gains économiques directs de l’archivage externe
Le principal bénéfice économique de l’archivage externalisé tient à la libération d’espace. Chaque mètre carré rendu disponible dans les bureaux peut être réaffecté à des activités productives ou permettre de renégocier le bail à la baisse. À cela s’ajoutent l’élimination des achats de matériel d’archivage (rayonnages, conteneurs, armoires ignifugées) et la réduction du temps de travail consacré par le personnel administratif à la gestion documentaire. Le coût du stockage externalisé est calculé à la boîte ou au mètre cube : il est prévisible, stable et aisément intégrable dans un budget prévisionnel. Pour comparer les tarifs et comprendre les composantes du prix, lisez notre article sur le calcul du prix du stockage physique des archives.
Sécurité et conformité : les avantages non économiques
Au-delà des économies, l’externalisation offre des garanties que peu d’entreprises peuvent reproduire en interne. Les entrepôts d’un tiers-archiveur répondent à des normes strictes : protection incendie, anti-inondation, contrôle d’accès, surveillance vidéo, conditions climatiques contrôlées. La conformité réglementaire est également assurée : le prestataire suit les durées d’utilité administrative pour chaque type de document et procède à leur destruction certifiée lorsque l’échéance est atteinte.
Comment Arcalys propose-t-il cette prestation ?
Arcalys est une société d’archivage physique spécialisée dans le tiers-archivage depuis plus de 30 ans, présente en Île-de-France et en Grand Est. Notre offre de gestion externalisée des archives comprend un audit sur site, un plan de classement personnalisé, la prise en charge logistique des conteneurs, la conservation en entrepôt sécurisé, la gestion des consultations et la destruction certifiée en fin de cycle. Chaque client dispose d’un accès traçable à l’ensemble de son fonds, avec des délais de restitution contractualisés. Si vous souhaitez comparer les différentes approches avant de vous décider, notre guide des 5 questions à se poser pour externaliser ses archives vous aidera à structurer votre réflexion.
Comprendre les différentes composantes de l’archivage externe
Les notions clés du vocabulaire de l’archivage
Bien comprendre les termes utilisés dans ce secteur permet d’évaluer une offre de tiers-archivage avec précision. Le choix des conteneurs d’archivage adaptés fait également partie de cette logique. Voici les principales notions à connaître :
| Terme | Définition |
|---|---|
| Externalisation des archives | Délégation de la gestion documentaire à un prestataire spécialisé, le tiers-archiveur |
| Archivage externalisé | Résultat de cette délégation : les archives sont gérées hors de l’entreprise mais restent accessibles |
| Plan d’archivage | Document qui organise la gestion des archives : familles de documents, durées de conservation, accès |
| Durée d’utilité administrative (DUA) | Durée légale pendant laquelle un document doit obligatoirement être conservé |
| Indexation des archives | Enregistrement informatique de la localisation et des caractéristiques de chaque document ou conteneur |
| Records management | Discipline de gestion du cycle de vie des documents, de leur création jusqu’à leur destruction |
Externalisation partielle ou totale : quelles différences ?
Une entreprise peut choisir d’externaliser la totalité de ses archives ou seulement une partie, par exemple les archives intermédiaires dont la consultation est rare. L’externalisation partielle est souvent utilisée comme première étape, permettant de tester le dispositif avant de l’étendre. L’externalisation totale est généralement plus avantageuse à l’échelle, car elle simplifie l’ensemble de la chaîne de gestion documentaire et évite le maintien de deux systèmes parallèles.
Ce qu’il faut retenir de la définition de l’externalisation des archives
L’externalisation des archives est bien plus qu’un simple dépôt de documents : c’est une organisation méthodique, encadrée par un contrat, qui garantit la sécurité, la traçabilité et la conformité légale du fonds documentaire d’une entreprise. Elle génère des économies directes et libère des ressources humaines et matérielles. Pour mettre en œuvre concrètement ce projet, la première étape est toujours un audit des archives, réalisé sur site par les experts d’Arcalys. Retrouvez toutes les étapes de notre processus sur comment externaliser le stockage de vos documents. Pour les détails de la conservation en entrepôt, consultez notre page sur la gestion et conservation sécurisée d’archives. Si vous envisagez un stockage physique en local, notre article sur le stockage d’archives physiques en local ou externalisé vous donnera les éléments de comparaison nécessaires.
FAQ – Questions fréquentes sur la définition et le périmètre de l’externalisation des archives
Externaliser ses archives, est-ce perdre la propriété de ses documents ?
Non. L’externalisation des archives ne transfère pas la propriété des documents. L’entreprise reste propriétaire de l’ensemble de son fonds. Le tiers-archiveur en assure uniquement la gestion et la conservation, dans le cadre d’un contrat qui précise les conditions d’accès et de restitution.
L’externalisation des archives concerne-t-elle uniquement les grandes entreprises ?
Non. Les PME et ETI sont souvent les premières à bénéficier de l’externalisation, car elles ne disposent pas des ressources nécessaires pour maintenir un service interne d’archivage digne de ce nom. L’externalisation leur offre un accès à une expertise et à des infrastructures professionnelles pour un coût prévisible.
Quelle est la différence entre archivage externe et gestion documentaire électronique (GED) ?
L’archivage externe désigne la conservation physique de documents papier dans les entrepôts d’un prestataire. La GED est un système informatique de gestion de documents numériques. Ces deux approches ne sont pas exclusives : certaines entreprises externalisent leurs archives papier tout en utilisant une GED pour leurs documents dématérialisés.
Qu’est-ce que la gestion de l’archivage externalisé implique concrètement ?
Cela implique un audit initial des archives, l’élaboration d’un plan de classement, la prise en charge logistique des conteneurs, leur conservation dans un entrepôt sécurisé, la gestion des demandes de consultation et la destruction certifiée des documents en fin de conservation.
Comment évaluer la fiabilité d’un prestataire de tiers-archivage ?
Plusieurs critères permettent de juger la fiabilité d’un tiers-archiveur : l’expérience et l’ancienneté dans le secteur, la qualité des entrepôts (normes de sécurité, conditions climatiques), les garanties contractuelles de confidentialité et de traçabilité, les délais de restitution des documents et la solidité financière de la société.