Dans le cas de la gestion des archives, l’externalisation de l’archivage a pour objectif de soulager l’entreprise des charges qu’entraîne leur gestion (coût du personnel, des fournitures, des locaux nécessaires, suivi des obligations légales…).
Définition générale du terme « externalisation »
L’externalisation en général dans le monde de l’entreprise, consiste à passer un accord avec un fournisseur de service pour faire transférer tout ou partie d’une organisation ou d’un service vers un lieu distant. Le but recherché étant de réduire les coûts de gestion et d’augmenter la compétitivité de l’entreprise.
Quelles prestations pour quel coût ?
La société Arcalys est capable de proposer un budget global pour une prestation complète, sans supplément et sans coûts cachés. Cela permet au client d’avoir une vision à long terme sur le coût exacte de l’archivage, ce qu’il ne peut avoir dans le cas d’une gestion interne. Ainsi, en nous confiant ses archives, l’entreprise profite des compétences humaines, matérielles et technologiques d’Arcalys . Grâce aux substantielles économies réalisées, elle pourra réinvestir dans ses secteurs clés les plus productifs.
Pourquoi il est avantageux d’externaliser les archives physiques ?
L’externalisation des archives est une démarche qui doit être effectuée méthodiquement. Il est vivement conseillé de bien évaluer l’ensemble de vos besoins ainsi que vos intérêts à vouloir confier la gestion de vos archives à une société de tiers-archivage.
Les bénéfices et avantages de l’externalisation sont multiples, toutefois ils dépendent de la politique de gestion des archives à mettre en place. Sur le plan de l’efficacité d’une part, l’entreprise peut davantage se concentrer à son cœur de métier. Elle n’a plus à se soucier de la gestion de ces documents archivés. Le fait de les confier à une société externe de gestion, cela permet à l’entreprise :
- De libérer de l’espace de stockage et en faire un espace de bureaux
- De se concentrer davantage à son activité et développer son rendement
- De faire des économies en matière de gestion d’archives et de budget (réduction des frais de matériel, de location d’un local de conservation, et de coûts de gestion)
- D’être en conformité avec la réglementation tout en profitant de services de gestion dédiés et personnalisés (accès à des compétences nouvelles tout en bénéficiant de services capables de répondre pleinement aux évolutions technologiques en matière d’archivage)
Quels sont les freins à l’externalisation des archives physiques ?
Malgré ses nombreux avantages, l’externalisation peut rencontrer une certaine réticence de la part des décideurs. Les freins à la décision d’externaliser les archives sont essentiellement d’ordre psychologique. En effet il s’avère difficile de changer les mentalités et les habitudes prises de la part des entreprises ayant conservé et géré eux-mêmes, l’intégralité de leurs archives en interne. D’autres craintes peuvent survenir, surtout lorsqu’elles confient la gestion de leurs documents sensibles et que la sécurisation des données peut devenir une source d’inquiétude. Enfin l’incapacité d’évaluer réellement les gains potentiels constitue aussi une forme de résistance psychologique.
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