Un déménagement d’archives, ça ne s’improvise pas. De nombreuses contraintes et obligations liées à la réglementation à respecter ainsi qu’à la nature des documents à prendre en compte pour les archiver correctement (documents sensibles, confidentiels, archives définitives à conserver dans l’état…) font qu’un transfert de fonds d’archives nécessite une organisation et une préparation des archives. Au préalable, une réflexion visant à préparer les archives à un déménagement s’impose, surtout pour éviter par la suite, toute perte ou détérioration de documents d’archives.
Réfléchir et planifier
Que vous changiez de locaux en raison d’un changement d’adresse, d’une rénovation ou bien encore d’une nouvelle construction, les archives et autres documents ça déménage aussi. Leur transfert dans un niveau lieu de stockage et de gestion constitue l’occasion idéale pour faire précisément un point sur les archives à déménager, ranger, classer, gérer et conserver à nouveau. C’est pourquoi, il est capital en amont de réfléchir au bon déroulement du déménagement des archives à entreprendre, afin d’éviter toute perte, dégradation ou vol de documents d’archives. La préparation matérielle du fonds des archives à déplacer et transférer se planifie à partir des principales questions qu’il convient de se poser:
- Où vont être déménagées les archives?
- Que faut-il déménager?
- Comment le faire?
- Quand déménager les archives?
Le récolement des archives
Après avoir réfléchi sur le bon déroulement du déménagement à suivre et décider en conséquence de le planifier, il est vivement recommandé de procéder au récolement des archives. Cette étape préparatoire vise à vérifier de manière systémique du fonds et des collections d’archives afin d’être en mesure de pouvoir dresser le plus fidèlement possible la liste des documents d’archives à conserver et de repérer ceux qui sont abîmés, manquants ou perdus.
Pourquoi procéder ainsi?
Il existe de nombreuses raisons d’avoir recours au récolement, surtout pour les professionnels de la gestion des archives et leur externalisation.
Il permet d’une part de retrouver plus facilement un document quels que soient sa nature et son mode de classement et de rangement.
Il sert d’autre à évaluer au plus juste le volume des archives à devoir déménager. C’est ici l’étape cruciale : déterminer au plus juste les mètres linéaires afin d’aménager au mieux le nouveau local recevant les archives et de les conserver dans les meilleures conditions possibles.
Le récolement des archives est utile également pour faire un point sur l’état général des archives. En cas de dégradations repérées, sont à prévoir les opérations de restauration, de reconditionnement ou de numérisation, afin d’assurer efficacement une conservation préventive.
La préparation avec rigueur et méthode du fonds des archives permet au personnel qui l’entreprend de prendre pleinement connaissance de sa répartition par catégories, séries et sous-séries… Ainsi s’évalue l’état de classement des archives et le repérage des anomalies, déficits et disparitions de documents d’archives.
Le récolement s’avère donc une étape incontournable pour organiser le déménagement en son intégralité et prévoir par la suite la réorganisation du local d’arrivée des archives (gestion de l’espace disponible, choix de l’équipement et du rayonnage…)
Bon à savoir : Qu’est-ce que le métrage linéaire ? Le mètre linéaire correspond au nombre de mètres que les archives sont censées occupées si chaque document d’archives (ou boîte d’archives) était placé les uns à côté des autres.
Il existe 4 principaux cas de figure pour calculer le mètre linéaire d’archives :
- Lorsque les documents sont rangés debout sur les étagères, il suffit de mesurer la longueur qu’ils occupent
- Lorsque les documents sont empilés les uns sur les autres, il suffit de mesurer la hauteur de chaque pile ainsi constituée
- Lorsque les dossiers sont rangés dans des dossiers suspendus placés dans des casiers à tiroirs, il suffit de mesurer la longueur occupée dans chaque tiroir par les dossiers tassés raisonnablement
- Si les archives se présentent sous la forme d’un tas d’archives ; il suffit de déterminer le volume du tas en mètres cube puis de multiplier le résultat par 8 pour ainsi obtenir le métrage linéaire.
Pour obtenir un mètre linéaire total de l’ensemble des archives, il suffit d’additionner les chiffres précédemment obtenus.
Qu’en est-il du conditionnement?
L’emballage et le conditionnement des archives doivent également être ordonnés afin d’assurer un bon déroulement du déménagement et surtout garantir une bonne réinstallation des archives dans la nouvelle structure de gestion d’archives.
Ici, se pose la question des moyens alloués au déménagement.
- Ou bien vous disposez du personnel qualifié et disponible pour prendre l’ensemble en charge
- Ou bien vous faîtes appel à une société spécialisée dans la gestion et le déménagement des archives.
La dernière solution semble la meilleure, surtout si le volume est important et si certains documents sont sensibles et/ou confidentiels. La société spécialisée se chargera de la préparation au déplacement des archives, de ranger les dossiers dans l’ordre d’un plan de classement clairement défini et répondant pleinement à toutes les problématiques de gestion de votre fonds documentaire. Les boîtes de rangement (boîtes d’archives) seront numérotées et étiquetées. Un suivi et un bilan seront effectués afin de s’assurer que la nouvelle installation des archives dans le nouveau local s’est parfaitement bien déroulée.