La plupart des entreprises ont aujourd’hui une assez bonne connaissance de l’archivage physique et des durées légales de conservation.
Les documents comptables et fiscaux à conserver
L’archivage numérique, plus récent, pose davantage de problèmes. Les supports informatiques doivent accueillirtout ce qui a trait à la comptabilité et la fiscalité de l’entreprise:
- comptabilité analytique ou budgétaire
- plan comptable
- fichier des écritures comptables
- livres comptables légaux
- table des taux de TVA
- éléments de calcul des dépréciations et provisions
- données de gestion des immobilisations
Il est également important de conserver les pièces justificatives reçues ou établies sous format numérique. Cette étape n’est toutefois pas une fin en soi car la documentation électronique doit également être conservée sur un support papier. Le périmètre d’archivage dépendra des besoins et spécificités de l’entreprise, bien souvent selon le rapport entre coûts et risques liés à l’archivage.
Spécificités selon les entreprises
Les grands groupes internationaux sont aujourd’hui dans une optique de réduction des coûts et d’uniformisation des modèles de référence. Cette optique de « Core Model » n’est toutefois pas compatible avec la réglementation des contrôles fiscaux et les processus d’archivage.
Une multinationale devrait en théorie commencer par implanter une politique d’archivage dans un pays dans lequel elle est présente en fonction de la législation en vigueur. Le déploiement de ce processus dans un second pays ne devrait intervenir que plus tard, une fois les vérifications réalisées en termes de culture, d’habitude des auditeurs et de règlementation.
En résumé, un système d’information gérant plusieurs pays doit tenir compte des spécificités locales. Il est conseillé de mettre en place une procédure spécifique pour toute modification des paramètres et des règles de gestion, une simple modification dans la table des codes TVA pouvant impacter différents pays (codification miroir).