Le processus d’archivage désigne la mise en œuvre d’une politique d’archivage efficace, assurant la conservation des documents ainsi que leur restitution en cas de contrôle ou lors d’un litige.
Libre à chaque entreprise d’adopter une méthode d’archivage qui lui convient, toutefois elle doit le faire dans le respect des règles et des lois sur la conservation des archives. Le processus d’archivage doit garantir la conservation et la préservation de l’intégrité physique des documents archivés.
Un processus adapté
Le Processus d’archivage, appelé également Records management process, désigne dans son ensemble, les activités de gestion d’archives visant à faire de l’archivage des documents à valeur probante de l’activité de l’entreprise, un corpus cohérent d’archives accessible et communicable.
Dès la création des documents d’archives, le système d’archivage les prenant en compte doit garantir:
- Le contrôle de la qualité des archives
- La prise en charge de leur conservation
Un périmètre d’archivage à définir
Avant tout, il est important de bien savoir ce qu’il faut vraiment archiver? Toute politique d’archivage s’appuie sur les spécificités et particularités de chaque entreprise dans:
- Ses besoins en archivage
- Ses coûts
- Ses risques
- Le plan d’archivage
Pour mener à bien le processus d’archivage, il convient d’établir au préalable un plan d’archivage, procédure écrite par l’entreprise détaillant l’organisation et la mise en œuvre des archives.
Quelles sont les caractéristiques du plan d’archivage ?
Le plan d’archivage a pour spécificités:
- L’établissement et la gestion d’un calendrier et du périmètre d’archivage
- La capture des documents
- La préservation et la conservation des documents archivés
- La destruction ou élimination des archives
- L’accessibilité et la mise à disposition des documents d’archives
Adapté à l’activité et à la nature de l’entreprise, le plan de classement répond aux attentes et besoins en archivage. C’est pourquoi, il est toujours établi en concertation avec les responsables juridiques et documentaires. Le comité de pilotage le valide.