Le versement des archives désigne le transfert officiel de documents depuis un service producteur vers un service d’archivage compétent, dans le respect d’une procédure réglementée. Cette opération repose sur trois étapes précises et sur un cadre légal que toute entreprise doit connaître avant d’organiser un enlèvement.
Versement des archives : définition, procédure en 3 étapes et cadre légal
Qu’est-ce que le versement des archives ?
Le versement des archives correspond au transfert physique et administratif de documents depuis un service producteur vers un service d’archivage. Cette opération s’inscrit dans les grandes étapes de l’archivage de documents et répond à des règles précises fixées par la réglementation archivistique française.
Le versement des archives est une opération de gestion documentaire qui répond à des règles précises et s’inscrit dans une politique d’archivage organisée.
Une procédure de transfert encadrée par la réglementation archivistique
Contrairement à un simple déplacement de cartons, le versement suppose une traçabilité complète de chaque document transféré. Le service versant reste responsable de la qualité des informations transmises, tandis que le service receveur garantit la conservation et l’accès aux documents dans la durée. Cette procédure s’applique aussi bien aux organismes publics qu’aux entreprises qui font appel à un tiers-archiveur pour l’externalisation de leurs archives.
Un versement mal préparé fragilise la recherche future des documents et retarde leur exploitation par le service receveur.
Quelle différence entre versement et collecte des archives ?
La collecte des archives désigne l’action de rassembler les documents produits par un service, tandis que le versement en constitue l’étape suivante : le transfert formel et documenté de ces mêmes archives vers leur lieu de conservation définitif ou intermédiaire. La collecte prépare le terrain ; le versement l’officialise par la remise d’un bordereau signé.
Comment se déroule la procédure de versement en trois étapes ?
Le versement des archives se prépare et s’exécute selon un processus normé qui garantit la traçabilité de chaque document, de sa sélection jusqu’à sa prise en charge par le service receveur.
Chaque étape du versement conditionne la suivante : une préparation approximative des documents complique nécessairement la rédaction du bordereau.
Étape 1 : la préparation des documents à verser
La préparation consiste à sélectionner les documents concernés par le versement, en respectant les règles et les normes prescrites par le Service Interministériel des Archives de France (SIAF). Elle nécessite une classification rigoureuse des pièces et un conditionnement adapté : les documents sont rangés dans des boîtes d’archives selon un ordre logique, et chaque boîte est numérotée avant d’être recensée dans le bordereau. Pour structurer cette phase en amont, il est utile d’évaluer les besoins d’archivage de l’entreprise.
Étape 2 : la rédaction du bordereau de versement
Pour qu’un versement soit valide, il doit être accompagné d’un bordereau de versement dûment renseigné. Le format tableau est le plus couramment utilisé : chaque ligne décrit un article ou une boîte, et le document complet doit être signé par le responsable du service d’archivage avant d’être transmis.
Tableau récapitulatif du contenu du bordereau de versement
Le tableau ci-dessous présente les rubriques attendues dans un bordereau de versement conforme aux usages archivistiques.
| Rubrique | Contenu attendu |
|---|---|
| Cotation | Numérotation ou référence unique de l’article versé. |
| Intitulé des documents | Description précise du contenu de chaque boîte ou dossier. |
| Dates extrêmes | Date du document le plus ancien et du plus récent dans l’article. |
| Durée d’utilité administrative | Délai de conservation applicable, exprimé en DUA. |
| Délais et date de communication | Conditions d’accès et de consultation du document. |
| Observations | Remarques particulières sur l’état ou la nature du document. |
Un bordereau correctement renseigné devient un instrument de recherche à part entière pour le service receveur.
Étape 3 : le versement effectif des archives
Une fois le bordereau finalisé, les archives sont transférées avec un exemplaire signé remis à l’organisme versant. Ce document a valeur de prise en charge et doit être conservé. Il est établi en trois exemplaires :
- le premier reste au service versant pour permettre l’accès rapide aux documents archivés ;
- le second accompagne le versement et est déposé dans la première boîte transférée ;
- le troisième est confié au service des archives qui reçoit le versement.
Que prévoit le cadre légal du versement des archives ?
Le versement des archives est une procédure réglementée par plusieurs textes qui en précisent les modalités d’application, aussi bien pour les administrations que pour les collectivités.
Le respect du cadre légal donne au versement sa valeur probante et protège le service versant en cas de contrôle.
Que prévoit le code du patrimoine en matière de versement ?
L’article L. 212-8 du code du patrimoine fixe la procédure réglementaire du versement. Le décret n°2009-1124 du 17 septembre 2009, qui modifie le décret n°79-1037 du 3 décembre 1979, précise quant à lui la compétence des services d’archives publics et les modalités de coopération entre administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives publiques.
Tableau des textes réglementaires applicables
Le tableau suivant récapitule les principaux textes qui encadrent le versement des archives publiques et communales.
| Texte réglementaire | Ce qu’il encadre |
|---|---|
| Code du patrimoine, art. L. 212-8 | Procédure réglementaire générale du versement. |
| Décret n°2009-1124 du 17/09/2009 | Compétence des services d’archives publics et coopération entre administrations. |
| Circulaire AD 94-8 du 05/09/1994 | Traitement des archives contemporaines et reconnaissance de l’état des versements comme instrument de recherche. |
| Circulaire AD 93-3 du 10/03/1993 | Extension de l’usage du bordereau de versement aux archives communales. |
Comment sécuriser l’enlèvement et le versement de vos archives d’entreprise ?
L’enlèvement des archives n’est pas une opération anodine, surtout lorsque les documents concernés contiennent des informations confidentielles. Une organisation rigoureuse en amont permet de réaliser cette procédure sans risque pour l’entreprise.
Un enlèvement d’archives bien préparé repose autant sur l’identification des besoins que sur la sécurisation des documents transportés.
Comment identifier les besoins avant un enlèvement d’archives ?
La première étape consiste à identifier précisément les besoins du client : volume à transférer, typologie des documents, contraintes de conservation légale et conditions d’accès. De cet audit découlent un plan d’archivage et un plan de classement adaptés à l’organisation, en s’appuyant sur les procédures d’archivage des documents en entreprise déjà en place.
Sécuriser les documents confidentiels lors du transfert
Le transport et la manipulation des archives exigent des précautions renforcées lorsque les documents contiennent des données sensibles. Plusieurs mesures permettent de limiter les risques :
- conditionnement dans des contenants scellés et sans identification visible du contenu ;
- traçabilité de chaque boîte grâce à un inventaire correspondant au bordereau ;
- habilitation du personnel intervenant sur les documents confidentiels ;
- respect des consignes de sécurisation des archives physiques de l’entreprise pendant toute la durée du transfert.
La confidentialité d’un versement se joue autant pendant le transport des documents que lors de leur conservation définitive.
Faire appel à un tiers-archiveur pour fiabiliser la procédure
Confier le versement à un prestataire spécialisé apporte une méthode éprouvée et limite les erreurs de classement. Cette délégation présente plusieurs avantages concrets pour l’entreprise :
- gain de temps sur la préparation et la rédaction du bordereau ;
- conformité garantie avec les textes réglementaires en vigueur ;
- accès facilité aux documents versés grâce aux 7 étapes clés pour réussir son archivage en entreprise, appliquées par les équipes du prestataire.