Le conditionnement des archives est une opération destinée à la protection matérielle des documents d’archives. A cet effet, diverses solutions sont utilisables, notamment des boîtes, des chemises, des sous-chemises, des pochettes et des portefeuilles. Le but du conditionnement des archives est de garantir leur protection, entre autres, contre la lumière, la poussière, les insectes, l’eau et le feu.
Conditionnement des archives papier
Pour le conditionnement des archives papier, divers éléments peuvent être utilisés par les archivistes. Généralement, les documents papier sont placés dans des boîtes de Celloderme neutre, compactes et étanches. Il s’agit d’un carton dur de haute densité fabriqué en feuilles par enroulement de couches à l’état humide pressées et séchées ensuite dans un four. Ce matériau est rigide et non cassant et présente une bonne aptitude au pliage.
L’utilisation d’un papier ou d’un carton de PH neutre convient au conditionnement des dossiers et sous-dossiers qui contiennent les documents. Le recours à des sangles est préférable pour fermer les dossiers, plutôt que de la ficelle. En outre, il est bon de relier des documents qui constituent une liasse originelle, surtout s’ils sont beaucoup consultés. Le but est de faciliter la manipulation des documents et conserver leur place dans la liasse.
Conditionnement d’autres types d’archive
Dans les archives de l’entreprise, on trouve aussi des photographies. Pour bien les conditionner, il est recommandé de les placer dans des enveloppes en papier neutre ou dans des pochettes en polyester. Le film polyester Mylar est particulièrement recommandé pour ce type d’usage.
Pour la conservation des documents comportant des sceaux, il est bon de les placer dans des sachets de coton biologique molletonnés et disposés sur une mousse en polyfoam. Quant aux plans, l’option la plus convenable est la conservation à plat. Cela doit se faire dans des meubles à plans ou roulés sur un support central solide. Il est ensuite bon de les ranger dans des rouleaux ou des tubes.