Évaluer les besoins d’archivage de l’entreprise est la première étape obligatoire avant toute mise en œuvre d’un système de conservation documentaire. Sans cette analyse préalable, l’entreprise s’expose à des écarts de conformité, des coûts non maîtrisés et des dysfonctionnements opérationnels.
| Les 4 points de l’évaluation des besoins d’archives à retenir
Un audit documentaire est indispensable avant de lancer tout projet d’archivage : il permet d’identifier les volumes, les types de documents, les durées légales de conservation et les fréquences de consultation. Les obligations légales de conservation s’imposent à toute entreprise, indépendamment de sa taille ou de son secteur ; leur non-respect entraîne des risques juridiques et financiers. Un plan d’archivage personnalisé est élaboré à l’issue de l’audit : il définit les moyens humains, logistiques et les durées de conservation adaptés à chaque catégorie de documents. L’évaluation des coûts réels de la gestion interne — espace, temps, sécurité — est souvent révélatrice de la pertinence d’une externalisation partielle ou totale. |
Pourquoi est-il nécessaire d’évaluer ses besoins en archivage avant de commencer ?
L’archivage des documents d’entreprise est à la fois une obligation légale et un levier d’efficacité opérationnelle. La loi impose à toute entreprise de conserver les pièces nécessaires à son activité — comptables, fiscales, sociales — pendant des durées précises, allant généralement de 3 à 10 ans selon la nature des documents. Ce cadre légal est à respecter : il se révèle indispensable en cas de contrôle ou de litige. L’article sur les 4 grandes étapes de l’archivage de documents détaille les exigences pour répondre aux besoins d’archivage.
Lancer un projet d’archivage sans évaluation préalable expose l’entreprise à des erreurs coûteuses : sous-estimation des volumes, mauvaise définition des durées de conservation, inadéquation des supports de stockage ou non-conformité aux exigences réglementaires. L’audit documentaire est donc le point de départ de toute démarche sérieuse.
Bien plus qu’une simple contrainte administrative, l’archivage permet à l’entreprise de défendre ses droits à tout moment, de justifier son activité lors d’un contrôle et de sécuriser ses informations sensibles.
Quels documents commerciaux sont soumis à des obligations spécifiques ?
Les documents commerciaux sont au cœur de l’activité des entreprises. Les contrats avec clients ou fournisseurs — signés ou non avec un commerçant — doivent être conservés pendant 5 ans minimum. Les correspondances entre l’entreprise et ses partenaires obéissent à la même règle, sauf prescription spéciale. Les contrats électroniques d’un montant supérieur ou égal à 120 euros doivent rester accessibles pendant 10 ans.
Ces durées varient selon les codes applicables. Pour maîtriser l’ensemble de ces obligations en entreprise, il faut savoir les intégrer dans une procédure cohérente.
Comment réaliser un audit documentaire pour évaluer ses besoins d’archivage ?
Arcalys préconise une méthodologie rigoureuse permettant une évaluation précise et adaptée à chaque organisation. Cette approche se déroule en plusieurs phases complémentaires.
L’audit documentaire est la pierre angulaire de toute optimisation réussie. Il permet d’identifier les faiblesses de la gestion actuelle, de révéler les zones nécessitant des améliorations, et de définir les besoins spécifiques de l’entreprise en tenant compte de sa taille, de son secteur d’activité et de ses obligations légales.
Les 4 phases de l’audit documentaire Arcalys
L’évaluation des besoins en archivage se déroule selon une séquence éprouvée qui structure l’ensemble du projet.
| Phase | Description |
| Analyser l’existant | Expertise sur site pour cerner les besoins spécifiques à chaque service ou département |
| Élaborer le plan d’archivage | Recenser les familles de documents, définir les durées légales de conservation, évaluer les volumes et les taux annuels de progression |
| Déterminer les moyens | Évaluer les ressources humaines et logistiques nécessaires à chaque opération d’archivage |
| Établir le devis | Élaborer un devis personnalisé incluant le cas échéant l’externalisation des archives |
Ce devis est adapté aux capacités de stockage propres à chaque client. Il intègre une évaluation de l’externalisation partielle ou totale des archives selon les résultats de l’audit. Chaque entreprise ayant des besoins différents, il est indispensable de définir précisément ses contraintes avant d’analyser les documents à traiter.
Quelles questions se poser pour cadrer l’évaluation ?
Avant de mener l’audit, plusieurs axes de réflexion guident la démarche. Ces questions structurent directement le plan d’archivage qui sera établi à l’issue de l’évaluation :
- quels documents doit-on archiver et lesquels peuvent être éliminés après examen ?
- sur quel support les archiver — papier, numérique, mixte — et pendant combien de temps ?
- comment garantir la sécurité et la pérennité des archives selon leur niveau de sensibilité ?
- qui peut consulter les archives, dans quelles conditions et à quelle fréquence ?
Les réponses à ces questions permettent de construire un plan d’archivage solide, adapté à la réalité de l’entreprise. Pour les entreprises qui souhaitent structurer leur démarche dans sa globalité, les 7 étapes clés pour réussir l’archivage en entreprise constituent un complément opérationnel précieux.
Quels sont les principaux objectifs de l’archivage identifiés lors de l’évaluation ?
L’évaluation des besoins d’archivage met en lumière plusieurs catégories d’objectifs distincts, dont la hiérarchisation oriente les choix organisationnels et techniques.
L’archivage répond à des impératifs de natures différentes qu’il faut distinguer clairement pour construire un plan cohérent et priorisé.
Objectif logistique : accéder à l’information rapidement
Il est fondamental de pouvoir accéder à l’information voulue en un minimum de temps et que celle-ci soit exploitable, c’est-à-dire correctement indexée et interprétable. Un mauvais classement entraîne des pertes de temps considérables : en moyenne, une entreprise consacre de 5 à 15 % de son chiffre d’affaires à la gestion de ses documents papier.
Objectif juridique : disposer d’archives à valeur probante
Seule une pièce authentique et intègre peut être présentée à un juge ou lors d’un audit interne. La valeur probante d’une archive dépend directement de la rigueur avec laquelle elle a été conservée depuis son émission. La conservation des archives est encadrée par le Code du patrimoine (articles L. 211-1 à L. 216-7).
Objectif sécuritaire : protéger les documents sensibles
Les documents sensibles doivent être sécurisés, puis détruits en temps et en heure pour éviter toute divulgation. La gestion des droits d’accès, la protection contre les sinistres et les protocoles de destruction sécurisée font partie intégrante des objectifs identifiés lors de l’évaluation. Ces aspects sont développés dans notre article sur la sécurisation des archives physiques de l’entreprise.
Objectif technique : anticiper l’évolution des formats
La gestion des archives numériques impose d’anticiper l’obsolescence des formats informatiques. L’évaluation doit prévoir des procédures de migration technologique pour garantir la lisibilité des documents à long terme. Pour les archives électroniques, la pérennisation implique de créer les documents dans des formats stables (PDF notamment) et de planifier des migrations régulières.
Objectif financier : contrôler les coûts de l’archivage
Le non-respect des obligations d’archivage peut entraîner des amendes et des redressements fiscaux. À l’inverse, une mauvaise organisation documentaire génère des pertes de temps et des coûts cachés importants (reconstitution de documents, dépassements de délais légaux, litiges non documentés). L’évaluation des besoins permet de chiffrer précisément ces coûts pour arbitrer entre gestion interne et externalisation.
Pourquoi faire appel à un professionnel de l’archivage physique pour cette évaluation ?
La gestion des archives physiques nécessite, pour être conforme à la réglementation et respectueuse du cycle de vie des archives, une véritable organisation reposant sur une méthodologie rigoureuse. Les conseils et procédés techniques employés par un professionnel permettent de gagner du temps et de l’espace de stockage tout en réduisant les risques.
Les entreprises bénéficient ainsi d’expertises incluant des audits, des conseils sur la gestion, l’organisation, la logistique et le traitement des documents à archiver. Un archiviste ou records manager garantit que le plan d’archivage établi répond aux normes ISO 15489 et aux réglementations françaises en vigueur.
Ce qu’il faut retenir de l’évaluation des besoins d’archivage
Évaluer les besoins d’archivage de l’entreprise est une démarche structurante qui conditionne l’ensemble du projet documentaire. Elle s’appuie sur un audit précis des volumes, des durées légales, des fréquences de consultation et des contraintes de sécurité. Elle aboutit à un plan d’archivage personnalisé qui hiérarchise les objectifs logistiques, juridiques, sécuritaires, techniques et financiers. Faire réaliser cet audit par un prestataire spécialisé est le moyen le plus sûr d’obtenir une évaluation objective et de poser des bases solides pour une gestion documentaire conforme et durable.
FAQ
Combien de temps faut-il pour réaliser un audit documentaire ?
La durée d’un audit documentaire dépend du volume des archives et de la complexité de l’organisation. Pour une PME disposant de quelques centaines de boîtes d’archives, l’audit peut être réalisé en une journée sur site. Pour un groupe avec plusieurs sites ou services, l’évaluation peut s’étaler sur plusieurs jours. Arcalys adapte sa méthode à la réalité de chaque client.
Comment calculer le coût réel de la gestion interne des archives ?
Le coût réel comprend l’espace occupé par les archives dans les locaux (loyer au mètre carré), le temps collaborateur consacré au classement, à la recherche et à la gestion documentaire, les équipements de stockage et leur entretien, et les éventuelles pénalités liées à des non-conformités. Ce calcul est souvent révélateur et constitue la base de comparaison pour évaluer une offre d’externalisation.
Qu’est-ce qu’un plan d’archivage et à quoi sert-il ?
Un plan d’archivage est un document de référence qui recense toutes les familles de documents d’une organisation, définit leur durée légale de conservation, les supports recommandés, les fréquences de consultation et les règles de destruction. Il sert de guide opérationnel pour l’ensemble du personnel impliqué dans la gestion documentaire et constitue la base contractuelle d’une relation avec un tiers-archiveur.
L’évaluation des besoins doit-elle être refaite régulièrement ?
Oui. Les volumes d’archives augmentent chaque année, la réglementation évolue et les besoins de l’entreprise changent avec sa taille et son activité. Un audit de mise à jour est recommandé tous les deux à trois ans, ou à l’occasion d’événements majeurs (déménagement, fusion, restructuration, passage au numérique).
Peut-on externaliser uniquement une partie de ses archives ?
Oui, l’externalisation partielle est tout à fait possible et souvent conseillée dans un premier temps. Elle permet d’externaliser les archives intermédiaires et définitives — les moins consultées — tout en conservant en interne les archives courantes. Cette approche réduit les coûts de stockage tout en facilitant la gestion quotidienne des documents actifs.