En matière de stockage de documents et de gestion d’archives, il est capital pour un chef d’entreprise de bien savoir s’y prendre. Le bon déroulement de la vie économique de son entreprise en dépend. De plus, l’archivage n’est pas une tâche à prendre à la légère. Surtout, en cas de vérification opérée par l’administration fiscale, sociale ou par l’inspection du travail.
Tout responsable de société se doit, en cas de contrôle, de disposer et de fournir tout document prouvant ainsi un droit ou une obligation. Pour faciliter la gestion de l’archivage, allant du stockage à la destruction puis à la conservation définitive des archives, les entreprises ont intérêt à externaliser leur fonds d’archives.
Externalisation de vos archives
La gestion et la conservation de vos archives d’entreprise peuvent être pris en charge par un prestataire tiers-archivage, libérant ainsi des mètres carrés nouvellement destinés au développement de votre entreprise.
L’externalisation d’une partie ou de la totalité de vos archives concerne aussi bien les archives papiers que les archives conservées sur un support informatique. Toutefois, elle ne concerne exclusivement que les archives dites courantes et intermédiaires.
C’est pourquoi, avant de confier la gestion de vos archives, il vous importe tout d’abord de savoir :
- Quels sont les documents à conserver ?
- Combien de temps souhaitez-vous les conserver ?
- Sous quelles formes vous désirez les archiver ?
Selon la nature des documents à stocker, vous êtes à même d’évaluer vos besoins en stockage et faire le choix le plus adapté quant à la sécurisation de vos archives et à l’optimisation de leur accessibilité. Vous pouvez bénéficier également d’infrastructures adaptées et dédiée auprès d’une société d’archivage spécialisée (environnement de stockage et de conservation sécurisée des archives et des documents sensibles spécifiques…)
Gestion prévisionnelle de vos archives
Vos archives sont stockés selon leurs durées légales de conservation. Arriver à terme, vos documents d’archives physiques ou électroniques seront éventuellement détruits ou seront conserver définitivement.
Grâce aux services de gestion externalisée de vos archives par un tiers-archiveur, vous pourrez ainsi opter pour des prestations dédiées et personnalisées en matière de recherches et de destruction de documents archivés.