Stocker vos archives dans un lieu sûr et en sécurité est d’une part une obligation légale à laquelle les entreprises doivent se livrer, et d’autre part, une nécessité vitale et incontournable. La perte ou la dégradation des documents sensibles de l’entreprise peuvent avoir des conséquences dramatiques. C’est pourquoi le recours à des solutions d’archivage proposées par les sociétés de tiers archivage devient indispensable. Voyons le cas particulier de l’externalisation. Quels sont ses priorités et ses enjeux ?
Pourquoi externaliser vos archives physiques ?
Il existe, pour les entreprises, plusieurs raisons de faire le choix de l’externalisation d’une partie ou de la totalité de leurs fonds d’archives. Le manque de temps et de ressources en personnel, en infrastructure (manque de place, absence d’équipements appropriés), en compétences dans le domaine de la gestion des outils (méthodologie et outils) constitue des facteurs à prendre en compte dans le bon déroulement d’une gestion des archives. Toute procédure d’archivage demande au préalable des moyens méthodologiques et pratiques, des capacités logistiques ainsi qu’un certain savoir-faire en Records Management.
Face à ces difficultés à surmonter, le choix de l’externalisation des archives semble une bonne alternative, surtout si les sociétés de tiers archivage proposent, pour y remédier, des solutions de stockage d’archives papier et de gestion en externe des archives physiques.
Confier ses archives à un prestataire externe devient ainsi une démarche incontournable qui apporte de nombreux avantages non négligeables, comme :
- Profiter de la compétence d’experts en gestion des archives, veillant au respect de la réglementation et proposant des outils et pratiques sans cesse mises à jour
- Gagner du temps dans les tâches récurrentes de classement, de rangement et de conservation des documents, permettant ainsi à chaque salarié de se consacrer davantage à son cœur de métier
- Bénéficier d’une sécurité optimale tout en rendant les documents, conservés dans les meilleures conditions, accessibles à tout moment
- Maîtriser une gouvernance des documents archivés et éviter tout risque de perte, vol dégradation ou divulgation d’informations sensibles et confidentielles (suite à un incendie, vol, vandalisme ou inondation)
Quel intérêt en termes de place ?
La gestion du patrimoine documentaire d’une entreprise par une société d’archivage tiers permet, outre le confort et la sécurité, de gagner de la place de stockage. Ce gain d’espace pouvant être transformé en bureaux de travail et ainsi accroître la rentabilité de l’activité.
En externalisant les archives, des mètres carré de bureaux sont ainsi libérés. Le fait de gagner de la place et de faire des économies en évitant une charge locative ou foncière supplémentaire est un des critères décisifs majeurs pour faire le choix de l’externalisation.
C’est aussi le cas, à la suite d’un déménagement temporaire ou définitif des archives physiques d’une entreprise. L’externalisation reste une solution à la fois pratique et économique. Les surfaces de stockage des archives papiers ainsi libérées permettent ainsi une réduction significative des doublons d’archives. Quant aux coûts de gestion, ils sont par ce procédé de gestion et d’archivage en externe, davantage maîtrisés.
C’est pourquoi, il revient à l’entreprise de bien définir, au préalable de toute démarche d’externalisation, le périmètre ainsi que le volume des archives à externaliser.
Comment faire le bon choix du prestataire ?
Une bonne politique d’externalisation commence par le choix du prestataire compétent et adapté à l’entreprise. Il importe avant toute chose de bien analyser les besoins en archivage. En tout état de cause, l’externalisation permet à l’entreprise de bénéficier d’une expertise au fait des dernières évolutions technologiques. Elle apparaît également comme le moyen de partager des responsabilités avec le partenaire externe, en cas de perte, vol ou destruction des documents.
Le choix du prestataire doit donc être fait avec le plus grand discernement. Il convient de s’assurer qu’il respecte scrupuleusement la réglementation et applique les bonnes pratiques de l’archivage. De la création à la destruction des documents d’archives, la société de tiers archivage doit faire preuve de la plus grande confidentialité. Ces professionnels de l’archivage doivent garantir une prise en charge totale et rapide des archives, assurer leur déplacement de manière discrète et ultra sécurisée. Par ailleurs, les sites de conservation recevant les archives doivent ainsi répondre à des normes de sécurité strictes pour prévenir les intrusions, les vols et les incendies.