La gestion des archives d’une entreprise est bien plus qu’une simple formalité administrative. Elle représente un enjeu économique majeur, dont les conséquences peuvent être désastreuses en cas de négligence. De la perte de documents vitaux aux risques juridiques, les entreprises doivent prendre conscience des dangers d’une mauvaise gestion de leurs archives.
Archivages et risques
Quelle est la durée de conservation des documents immobiliers ?
L’archivage des documents immobiliers est une obligation incontournable pour les particuliers et les entreprises. Entre obligations légales et optimisation de l’espace archives, il est essentiel de connaître la durée de conservation des documents immobiliers pour éviter toute perte d’information cruciale.
Avantages et inconvénients des archives physiques et électroniques
Selon la loi, les archives représentent l’ensemble des documents produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé. Une entreprise doit accorder de l’importance à ses documents, quels que soient leur date de création, leur forme et leur support matériel. Il existe des archives physiques et des archives électroniques. Découvrez ce qui différencie une catégorie de l’autre et qu’elles sont leurs avantages et inconvénients.
Archivage pour les PME/TPE, le grand défi
La gestion documentaire est souvent perçue comme une contrainte par les petites et moyennes entreprises. Pourtant, un archivage rigoureux est indispensable pour assurer la conformité réglementaire et optimiser la gestion des informations. Arcalys, expert en archivage physique, accompagne les PME/TPE dans la mise en place de solutions sur mesure, garantissant sécurité, traçabilité et accessibilité des documents.
Déménagement des archives de l’entreprise : quelles sont les bonnes questions à se poser ?
Le déménagement d’un fonds d’archives est une opération complexe qui demande d’une part de l’organisation pour garantir son bon déroulement et d’autre part du personnel compétent dans la gestion d’archives et leurs externalisations, afin d’intervenir de manière rigoureuse. Voici les principales questions que les responsables de cette mission délicate se posent, pour être en mesure de transférer et conserver les archives dans les meilleures conditions.
À quels risques les archives peuvent-elles être exposées lors d’un déménagement ?
Selon la nature et le type d’archives physiques, un certain nombre de risques sont à prendre en compte surtout s’ils menacent la bonne conservation des documents.
Aménager son propre local d’archives : solution idéale ou risque majeur ?
Afin de s’assurer de conserver dans les meilleures conditions leurs documents, de nombreux dirigeants d’entreprise envisagent d’aménager ou faire construire leur propre local d’archives.
Ne laissez pas les archives de votre société se dégrader !
Plusieurs facteurs peuvent être la cause de la dégradation des documents d’archives. L’homme en est un, par des erreurs de manipulation ou le choix d’un conditionnement non optimisé.
Les 5 risques du non archivage
Faire l’impasse sur l’archivage de ses documents est risqué à plus d’un titre.
Le sur-archivage, un risque à ne pas sous-estimer !
La conservation des documents est une obligation pour les entreprises. Cette législation pousse bien souvent les professionnels au sur-archivage.