L’objectif de la procédure d’archivage des documents est la mise sous contrôle de ses documents à partir d’un système de conservation bien établi. Sont principalement concernés par cette démarche les documents permettant de couvrir un risque ou présentant une valeur ajoutée pouvant permettre de défendre les intérêts de l’entreprise.
Élaborer une politique d’archivage, un préalable
En vous fiant à ce qui est mentionné dans un guide de procédure d’archivage, vous verrez qu’il est impératif de mettre en place toute une politique pour archiver convenablement vos documents. Grâce à cette politique, vous disposerez des informations adéquates pour réaliser un archivage présentant des garanties suffisantes aussi bien au niveau de la conservation que de la préservation de l’intégrité de vos dossiers.
Vous devez vous poser un certain nombre de questions pour définir une bonne politique d’archivage. Ces questions sont relatives, entre autres, au périmètre d’archivage, à la volumétrie des données à archives, à la durée de conservation, aux supports à utiliser pour assurer une conservation pérenne des données, à la valeur probante à donner à l’archivage, à la forme sous laquelle les données seront restituées, à la gestion des autorisations d’accès, à la façon de classer les archives pour une identification ultérieure et à la politique de destruction éventuelle des documents d’archive.
En définissant votre politique d’archivage, vous devez tenir compte des critères fiscaux et comptables. D’autres considérations sont également à prendre en compte, notamment les délais de prescription civile et commerciale, les besoins de conservation liés à la préservation de la continuité d’activité, les possibles contentieux et les réalités patrimoniales et historiques.
Selon votre politique d’archivage, vous déciderez d’externaliser ou pas vos archives. À ce propos, sachez que cette externalisation partielle ou totale des archives d’entreprise peut se faire auprès de société d’archivage spécialisée.
Rédiger un plan d’archivage
Pour l’archivage des documents dans une entreprise, le plan d’archivage est préparé par l’équipe projet avant d’être validé par le comité de pilotage. Dans le cadre de l’élaboration de ce plan, il est impératif de consulter différentes fonctions, comme la fonction juridique, la direction de systèmes d’information, les équipes métiers et le responsable documentaire.
Phase de conservation des documents archivés
Dans un plan d’archivage de documents PDF, on se concentre particulièrement sur la phase qui concerne la maintenance de la qualité des données stockées à long terme et l’accès à celles-ci.
Étape de pérennisation des documents numériques
Il est bon de savoir que la conservation des documents numériques ne se fait pas de façon autonome après un certain nombre d’années. Dans un manuel de procédure de gestion des archives, il apparaît que l’étape de pérennisation doit intervenir pour prolonger la qualité des données dans le temps. Cela passe par une migration technologique des données. Il faudra alors trouver un autre format d’enregistrement ou un autre support de stockage. Dans le cadre de l’archivage numérique pérenne, il y a trois exigences successives à distinguer :
- La première exigence est la nécessité de créer le document dans le meilleur format de fichier qui existe afin que la maintenance dans le temps soit excellente. Les choses sont plus simples avec les documents bureautiques qu’il est possible d’archiver au format PDF. Sachez qu’il n’y a pas de règles particulières à respecter pour une procédure d’archivage des documents PDF.
- La deuxième exigence est le besoin de procéder fréquemment à des contrôles sur le stock dans le but de repérer d’éventuelles détériorations de formats ou de supports
- La troisième exigence veut que soit établi le cahier des charges des documents et fichiers à migrer. Il est nécessaire à ce niveau d’indiquer les volumes à traiter et les priorités pour budgétiser et mieux organiser cette migration. Les entreprises ne sont généralement pas bien équipées pour réaliser cette opération. C’est pourquoi il est recommandé de confier toutes les opérations technologiques qui en découlent à un tiers-archiveur spécialisé. En plus d’avoir l’expertise nécessaire, les archivistes professionnels opèrent en respectant les normes.