Vous êtes néophyte sur les questions d’archivage ? Arcalys vous propose en quelques lignes toutes les informations importantes de ce domaine
Le métier d’archiviste
Un professionnel des archives
Ce professionnel de l’information et du patrimoine ne se contente pas de conserver une certaine quantité de documents, il a également vocation à sensibiliser les personnes concernées par l’archivage sur le fait que les documents d’aujourd’hui feront rapidement partie de l’histoire. Il possède à la fois une vision du passé, du présent et de l’avenir et sait prendre des décisions lorsque cela est nécessaire (locaux, clients, méthode de travail, etc.)
Le rôle des archivistes
Le métier des archivistes d’entreprise est à la fois spécifique, car variable selon le cadre dans lequel il s’exerce, mais aussi multiforme selon les compétences requises pour remplir les missions du service d’archives auquel il appartient. D’où la difficulté de le définir de manière concise. De plus au fil des années et avec l’avènement du numérique dans les entreprises, ce corps professionnel n’a cessé de progresser et de s’étoffer pour s’adapter à de nouveaux champs d’activité et investir ainsi de nouveaux domaines d’exercices.
Ses compétences et expertises en archivage doivent répondre aux besoins et exigences en archivage de l’entreprise faisant appel à ses services. À savoir, qu’une entreprise confie la gestion de ses archives, car elle mesure les enjeux des actions menées par les archivistes d’entreprise, surtout si elles concourent à sa pérennité.
Il veille ainsi à conserver et préserver l’information probante, s’assure de l’intégrité des documents d’archives ainsi conservés et de leur restitution en cas de contrôle ou de litige. Il contribue à une certaine transparence dans la gestion et la conservation des documents essentiels à la survie de l’entreprise.
Des fonctions distinctes
Ces fonctions portent sur le Records Management et ont pour finalité la préservation de la mémoire de l’entreprise, grâce :
- Au développement des meilleures conditions de conservation des documents de l’entreprise
- À l’optimisation et l’amélioration des procédures et d’organisation de l’archivage
- À la création de procédures nouvelles et d’outils de gestion des archives pour répondre pleinement à l’ensemble des enjeux de l’archivage des documents d’entreprise
Que propose concrètement une société d’archivage ?
Une entreprise d’archivage propose à sa clientèle une gestion complète de ses archives. Les documents sont triés, classés et éliminés en interne ou dans des locaux extérieurs si tel est le souhait du client. Celui-ci dispose par la suite d’un inventaire écrit qui est ensuite saisi en informatique sous base Excel, une copie papier ou sur CD lui est envoyée.
Ce dernier permet à l’entreprise d’avoir accès à la liste des documents stockés. Il est également possible de profiter d’une prestation de numérisation des documents qui pourront par la suite être facilement consultés.
Quels sont les principaux enjeux de l’archivage pour une entreprise ?
La gestion des archives d’une entreprise par une société d’archivage compétente en la matière et disposant des outils et ressources nécessaires à une gestion optimale permet :
- D’être conforme vis-à-vis de la réglementation sur la conservation des archives
- De maîtriser les risques et préserver la pérennité de l’entreprise
- De protéger ses droits grâce à la valeur probante des documents d’archives ainsi produits et conservés
La qualité du fonctionnement de l’entreprise en dépend. L’accès facile aux documents vitaux de l’entreprise y participe. Enfin, une gestion de l’archivage personnalisée et adaptée aux réels besoins en archivage contribue à une optimisation et à une réduction des coûts de gestions.
Pourquoi demander un devis pour la gestion et le stockage de mes archives d’entreprise ?
Face à la réglementation et à tous ses enjeux, il est capital pour une entreprise de bien savoir gérer ses documents d’entreprise, de respecter certaines règles et principes du Records Management. C’est pourquoi, il est certain que faire appel à Arcalys, permet de bénéficier de son expertise et de ses solutions d’accompagnement dans la gestion opérationnelles des archives d’entreprise. Découvrez sans plus attendre les solutions proposées par Arcalys, que ce soit pour stocker, gérer ou externaliser l’ensemble ou une partie de votre fonds d’archives.
Demandez votre devis personnalisé. Après avoir étudié votre situation et vos attentes, Arcalys vous propose une solution parfaitement adaptée à vos besoins et attentes en archivage.