Le déménagement d’un fonds d’archives est une opération complexe qui demande d’une part de l’organisation pour garantir son bon déroulement et d’autre part du personnel compétent dans la gestion d’archives et leurs externalisations, afin d’intervenir de manière rigoureuse. Voici les principales questions que les responsables de cette mission délicate se posent, pour être en mesure de transférer et conserver les archives dans les meilleures conditions.
Où vont être transférées les archives ?
Le choix du lieu des archives où elles seront à nouveau conservées est le premier point essentiel à déterminer. Sachant que la configuration du nouvel espace de changement ainsi que la conformité sur les conditions environnementales de préservation et de conservation optimales dont il dispose sont des critères déterminants et indispensables pour tout risque de détérioration et dégradation des documents d’archives.
Déménagement des archives, une opération qui ne se fait pas sans préparation
C’est pourquoi, il est capital de s’interroger et d’évaluer tout le potentiel en conservation préventive dont le nouveau local d’archives est doté et qu’il convient d’exploiter pleinement. Pour cela, il importe de tenir compte de données factuelles telle la température, le taux d’humidité, le niveau d’exposition des archives à la lumière et autres variables mesurables et quantifiables, afin d’éviter toute forme de détérioration possible par l’humidité, la lumière, la poussière.
Placer les archives dans une cave dont le taux d’humidité risque d’être excessivement élevé : mauvaise idée !
La connaissance précise des locaux devant recevoir les archives permet par conséquent de s’assurer s’ils sont suffisamment équipés en rayonnages et autres équipements de rangement.
S’ils sont accessibles facilement. Il est fortement conseillé d’aller les visiter avant d’entreprendre la phase de transfert des archives. Ainsi, les risques liés à l’espace peuvent être évités.
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Il faut aussi relever tous les détails techniques et d’infrastructures à surveiller. Quelle sera la hauteur des plafonds? Où seront situés les tuyaux et autres conditions d’aération? Où seront les sorties de secours ? Seront-elles facilement accessibles ? Enfin, la capacité de charge des planchers est aussi à prendre en compte, surtout pour faire le bon choix concernant les équipements de rangement.
« L’intérêt majeur de cette expertise étant de maximiser l’espace de stockage des archives et ainsi leur garantir une gestion et une accessibilité optimales. »
Que faut-il déménager ?
Inventaire du matériel utile pour le déménagement des archives.
Il arrive assez souvent que le déménagement des archives s’accompagne également de celui du matériel, de l’équipement ou du mobilier existant dans l’ancien local. Il est vivement recommandé de faire un inventaire du matériel utile à devoir récupérer et réinstaller dans le nouvel espace dédié au stockage et à la gestion des archives.
Ainsi, vous éviterez les mauvaises surprises et pouvez faire face à certaines contraintes comme la transition du fonds de vos archives vers un espace beaucoup plus restreint.
Comment calculer le volume de fonds à traiter ?
Le calcul du volume du fonds des archives à déménager est aussi une priorité. Son estimation sert à déterminer le métrage des archives à déménager et à devoir conserver.
Pour l’évaluer au plus juste, il est nécessaire de tenir compte :
- Du type de conditionnement des archives employé pour les déménager en toute sécurité
- L’accroissement probable des nouveaux documents reçus ou émis entre le moment où le calcul a été établi et la date du déménagement
Tout en sachant que la date est indispensable à connaître pour être en mesure de pouvoir prendre le temps nécessaire et suffisant pour planifier et organiser la préparation matérielle du fonds des archives comme le bon déroulement, étape par étape du déménagement.
Le mètre linéaire quèsaco ?
Le mètre linéaire est une unité de mesure correspondant à l’ensemble des archives rangées séquentiellement et occupant un mètre horizontal de rayonnage.
Bon à savoir : voici quelques variables et chiffres à garder en tête concernant le mètre d’archives linéaires et ses diverses modalités possibles
1 mètre linéaire = 5 000 feuilles environ.
1 m3 = 8 m linéaires = 40 000 feuilles environ = 300 kg
000 feuilles = 1,5 à 2,5 Go s = 3 à 5 CD
1 boîte d’archives = 500 feuilles A4 = 20 Mo environ
1 armoire de bureau standard = 5 à 6 mètres linéaires de documents = 30 000 feuilles A4 environ
Quels sont les autres calculs à faire?
Il est également dans l’intérêt des entreprises qui souhaitent faire des économies sur les frais de gestion et de conservation de leurs archives, de déterminer au plus juste la taille des locaux nécessaires qu’ils vont devoir utiliser pour conserver leurs documents dans de bonnes conditions environnementales. Il en va donc de même pour le calcul :
- Du nombre de boîtes d’archives ou tout autre contenant afin d’évaluer la capacité des étagères et autres équipements de rangement (tablette, armoire…)
- Du nombre d’épis disponibles et du nombre de tablettes disponibles en tenant en compte du nombre de tablettes par étagères
- La connaissance du nombre total de tablettes à devoir utiliser s’obtient en multipliant le nombre de contenants par la largeur d’un contenant
Comment préparer le fonds des archives?
Le transfert des archives nécessite au préalable une préparation spécifique afin de garantir par la suite un bon déroulement étape par étape du déménagement. C’est l’occasion également de faire en quelque sorte le ménage dans les archives et de prendre suffisamment de temps pour vérifier l’état des archives, mais aussi procédé à leur reclassement, réorganisation, élimination et destruction définitive pour les documents inutiles ou en double.
Destruction définitive des archives
C’est pourquoi nous avons vu qu’il est vivement recommandé de bien savoir en tout premier lieu :
- Quels sont le métrage linéaire et le volume des archives à déménager ?
- Quel format de rangement sera utilisé pour les archives ?
- Quels sont les documents d’archives sensibles, fragiles, confidentiels et rares ?
- Quel degré de sécurité doit être appliqué aux archives à transférer ?
Les réponses à ces questions vont servir à planifier correctement le déroulement du déménagement. C’est aussi la raison pour laquelle la préparation matérielle du fonds des archives demande nécessairement un inventaire de leur dépôt et repose par conséquent sur un récolement des archives à établir en toute rigueur. Ce dernier est très utile pour dresser la liste des besoins spéciaux et spécifiques à la nature de chaque type de document d’archives. Surtout du point de vue du conditionnement des archives, en répertoriant les documents lourds, surdimensionnés, fragiles ou ceux qui ne peuvent être empilés.
Le récolement des archives quèsaco ?
Le récolement des archives permet aussi de réévaluer les méthodes de classement et de traiter des documents oubliés ou à redécouvrir et à reconditionner. Quant aux systèmes de cotation, de numérisation, code couleur et tout autre moyen d’identification des archives et de classement, ils sont nécessaires pour savoir hiérarchiser les tâches et les étapes du déroulement du déménagement. Quels documents sont à déménager en premier ? Les plus consultés. Ils doivent donc être les plus accessibles, avant comme après le déménagement.
Lors d’un déménagement, le récolement est une nécessité, car c’est un inventaire topographique systémique des fonds et des collections. Il permet de dresser de manière logique et hiérarchisée l’ensemble du fonds des archives, dans l’ordre des rayonnages, la liste des documents d’archives qui y sont conservés. Utile et pratique, le récolement garantit par là même l’identification des archives et le suivi de leur conservation au cours de leur durée légale de conservation. C’est aussi, un document de synthèse majeur pour évaluer efficacement une sélection des archives définitives. Enfin, c’est le recensement des unités documentaires dans l’ordre physique où elles se trouvent. Il dresse un état des lieux des archives, surtout pour celles qui s’accumulent, manquent de place et lorsque manque un archiviste pour les traiter sur place.
Bon à savoir : il existe deux types de récolement possibles pour les archives: l’état des lieux et le récolement réglementaire pour les archives des collectivités locales et selon la circulaire: AD 97-4 du 1er septembre 1997. Pour ce dernier, c’est un PV qui revêt un caractère obligatoire pour tout responsable d’archives publiques dans l’année qui suit sa prise de fonction ou des changements importants intervenus dans le rangement des archives, comme un déménagement par exemple. Ce PV ne doit en cas être communiqué au public, étant donné qu’il contient des indications hautement confidentielles.
Quel conditionnement pour le déménagement des archives ?
Le but premier de tout conditionnement d’archives est de les sécuriser durant leurs transferts. Surtout, lorsque le volume des archives est important et que les opérations de déplacement sont délicates pour les fonds fragiles, confidentiels et sensibles.
Déplacement des archives.
Le second objectif du conditionnement est de s’assurer de la traçabilité du fonds durant son déménagement, mais aussi tout au long de son processus de communication (avant, pendant, après le transfert des archives). C’est du moins la raison pour laquelle est mise en place une étape d’identification et de classement des archives selon une numérotation spécifique, un code barre, un étiquetage des boîtes ou tout autre procédé servant à gestion optimale des archives lors de leurs transferts inter-site.
Un déménagement doit donc être perçu davantage comme une opportunité pour redonner vie en quelque sorte aux anciennes archives, à les (re)conditionner en leur accordant ainsi une conservation préventive, tout en répondant aux standards archivistes. Après les avoir dépoussiérées, nettoyées, mise dans des boîtes de rangement spécifiques.
Les nouveaux locaux aussi, ça se prépare !
Quant aux nouveaux locaux dédiés à la réception des archives, à leur stockage et à leur gestion, nécessitent également une préparation de manière à pouvoir conserver durablement et dans les meilleures conditions les archives ainsi transférées.
C’est aussi l’occasion d’adapter, le cas échéant, le local aux normes et standards de conservation recommandés. De l’équiper avec le matériel et le rayonnage nécessaire. Il est courant de procéder à ce stade à l’élaboration d’un plan du local afin de bien déterminer et délimiter la répartition des espaces et des équipements de stockage selon:
- Le volume des archives
- La facilité d’accès au local
- La fréquence des consultations des archives
Ainsi que tout autre élément permettant d’assurer une gestion d’archives d’entreprise fiable et pérenne.
Quel prestataire choisir ?
Dès lors que vous avez déterminé l’ensemble des points évoqués ci-dessus (lieu, date, volume des archives, planification du déménagement, récolement, préparation des archives et du local…), il vous reste à savoir qui se chargera du déménagement ? Vous ou un prestataire externe spécialisé dans la gestion et l’externalisation des archives ?
La réponse dépend aussi du temps dont vous disposer pour vous lancer dans cette entreprise, mais aussi de vos moyens budgétaires et humains. Confier cette tâche à des spécialistes présente de nombreux avantages et vous garanti une prise en charge de A à Z de votre déménagement d’archives en toute tranquillité et sécurité.
Si vous optez pour un prestataire de service externe, n’oubliez pas d’établir un cahier des charges complet pour votre déménagement. Et faîtes votre choix pas seulement sur les prix des services, mais aussi sur leur qualité et leur niveau d’expertise.
Un contrat d’externalisation est une parfaite garantie d’une gestion efficace et d’une conservation durable, en toute sécurité et dans les meilleures conditions du fonds de vos archives.
Opérer le transfert de vos archives pour les confier à un tiers-archiveur est aussi l’occasion de faire des économies. Quant à la sécurité des archives, les locaux d’une entreprise sont beaucoup moins sécurisés que ceux d’un archiveur qui répond à des normes anti-incendie, dégâts des eaux, et tout ce qui est indispensable pour en garantir l’intégrité sur le long terme. La pérennité des archives est en effet assurée lorsque l’entreposage a lieu dans un endroit spécialement conçu à cet effet.
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