Le déménagement d’archives est une opération sensible qui réclame une organisation rigoureuse et l’intervention de personnel compétent en gestion documentaire. Voici les questions essentielles à traiter avant de lancer le moindre transfert, pour garantir la sécurité et la traçabilité de vos fonds.
Les 6 points essentiels du déménagement d’archives d’entreprise1. Choisir le bon lieu de stockageLe local de destination doit répondre à des normes précises de température, d’hygrométrie et de sécurité avant tout transfert. 2. Calculer le volume du fonds d’archivesL’estimation du métrage linéaire conditionne le choix des équipements, la superficie nécessaire et le coût de la prestation. 3. Réaliser le récolement avant le départCet inventaire topographique systémique est la base de tout déménagement sécurisé : il recense les archives, repère les anomalies et garantit la traçabilité. 4. Préparer le conditionnement des archivesBoîtes numérotées, étiquettes, fiches de transfert : le conditionnement protège les documents et facilite la remise en place dans le nouveau local. 5. Rédiger un cahier des charges completCe document définit les obligations du prestataire, les conditions d’assurance et le plafond de valeur des archives déménagées. 6. Choisir un prestataire spécialiséLe prix ne doit pas être le seul critère : l’expérience, les références et les normes de conservation des locaux sont déterminants pour la pérennité de vos documents. |
Où vont être transférées les archives ?
Le choix du lieu de destination est la première décision à prendre. Il conditionne toutes les autres étapes du projet.
Placer des archives dans un espace non préparé, c’est prendre le risque de les perdre définitivement dès le lendemain du déménagement.
Quelles conditions environnementales le local doit-il respecter ?
La configuration du nouveau site et sa conformité aux conditions optimales de préservation sont des critères non négociables. Il convient d’évaluer la température, le taux d’humidité, le niveau d’exposition à la lumière et la qualité de l’aération. Une cave dont l’hygrométrie est excessive ou un entrepôt exposé à la lumière directe du soleil dégradent inévitablement les documents papier à moyen terme. La conservation préventive commence par ce diagnostic environnemental.
Quels éléments techniques vérifier sur place ?
Une visite préalable du nouveau local est fortement recommandée avant tout transfert. Elle permet de relever :
- la hauteur des plafonds et les contraintes d’installation des rayonnages ;
- la capacité de charge des planchers, déterminante pour le choix des équipements ;
- la localisation des tuyaux, sorties de secours et systèmes d’aération ;
- l’accessibilité du site : accès livraison, ascenseurs, couloirs — notamment en milieu urbain dense.
L’intérêt de cette expertise préalable est de maximiser l’espace de stockage tout en garantissant une gestion et une accessibilité optimales des archives à long terme.
Comment préparer le local de destination ?
Le nouveau local nécessite lui aussi une préparation avant la réception des archives. C’est l’occasion d’adapter l’espace aux normes et standards de conservation recommandés, d’équiper les rayonnages et d’élaborer un plan de répartition des espaces tenant compte du volume des fonds, de la fréquence de consultation et de la facilité d’accès. Pour en savoir plus sur les risques liés à un local inadapté, consultez notre article sur les risques auxquels les archives sont exposées lors d’un déménagement.
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@ Arcalys, société archivage – Paris, Île-de-France et Grand Est
Que faut-il déménager et comment estimer le volume ?
Avant de calculer quoi que ce soit, il est nécessaire de dresser un inventaire précis de ce qui doit effectivement être transféré : documents, mobilier, équipements.
Un déménagement d’archives, c’est aussi l’occasion de faire le ménage : éliminer les documents inutiles ou en double réduit le volume à transférer et allège le coût de la prestation.
Comment calculer le métrage linéaire des archives ?
Le mètre linéaire d’archives est l’unité de mesure logistique de référence pour tout transfert de fonds documentaire. Il correspond à la quantité de documents rangés séquentiellement sur un mètre horizontal de rayonnage. Voici quelques repères utiles :
| Unité | Équivalence | Poids indicatif |
|---|---|---|
| 1 mètre linéaire | Environ 5 000 feuilles A4 | ~30 kg |
| 1 m³ | 8 mètres linéaires / 40 000 feuilles | ~300 kg |
| 1 boîte d’archives | 500 feuilles A4 / ~20 Mo | ~3 kg |
| 1 armoire de bureau standard | 5 à 6 mètres linéaires / ~30 000 feuilles | — |
Quels sont les quatre cas de calcul du métrage linéaire ?
Selon la configuration des archives, le calcul du métrage linéaire s’effectue différemment. Quatre situations se présentent le plus fréquemment :
- documents rangés debout sur étagères : mesurer la longueur qu’ils occupent ;
- documents empilés : mesurer la hauteur de chaque pile ;
- dossiers suspendus en tiroirs : mesurer la longueur occupée dans chaque tiroir ;
- archives en vrac : calculer le volume en m³ puis multiplier par 8 pour obtenir le métrage linéaire.
On additionne ensuite les résultats obtenus pour chaque zone pour obtenir le métrage total à déménager.
Quels autres calculs anticiper pour bien dimensionner l’espace ?
Au-delà du métrage linéaire, il est utile de calculer le nombre de boîtes d’archives nécessaires, le nombre d’épis et de tablettes disponibles dans le nouveau local, ainsi que la surface au sol requise pour les rayonnages. Ces données permettent d’évaluer précisément la capacité de stockage du site de destination et d’anticiper son organisation avant même le premier carton déposé. Pour approfondir la méthode d’organisation du déménagement étape par étape, consultez notre guide sur comment organiser son déménagement d’archives.
Comment préparer le fonds d’archives avant le transfert ?
La préparation matérielle du fonds est la condition sine qua non d’un déménagement réussi. Elle se déroule en deux temps : le récolement, puis le conditionnement.
Le déménagement d’archives est le moment idéal pour repérer les anomalies de gestion passées, les corriger et éliminer tout document inutile dont la conservation n’est plus requise.
Qu’est-ce que le récolement des archives et pourquoi est-il indispensable ?
Le récolement des archives est un inventaire topographique systémique du fonds documentaire, réalisé dans l’ordre physique des rayonnages. Il permet de dresser de façon logique et hiérarchisée la liste complète des documents conservés, de repérer ceux qui sont abîmés, manquants ou mal rangés, et d’évaluer l’état général de conservation avant le transfert.
Il existe deux types de récolement : l’état des lieux général et le récolement réglementaire, obligatoire pour les archives publiques selon la circulaire AD 97-4 du 1er septembre 1997. Ce procès-verbal ne peut être communiqué au public en raison de son caractère confidentiel.
Le récolement remplit également un rôle opérationnel : il sert à organiser les opérations de reconditionnement, restauration ou numérisation à prévoir avant le transfert, et à mettre en place le système de cotation et de numérotation des rayonnages dans le nouveau local.
Comment conditionner les archives pour le transport ?
Le conditionnement a deux objectifs : sécuriser les archives pendant le transport et assurer leur traçabilité tout au long du processus. Il repose sur plusieurs actions complémentaires :
- mise en boîtes d’archives standardisées, dépoussiérées et nettoyées avant conditionnement ;
- numérotation et étiquetage de chaque contenant avec code-barres ou étiquette indiquant la cote, l’emplacement de départ et d’arrivée ;
- rédaction de fiches de transfert pour chaque groupe et sous-groupe de documents ;
- identification des fonds sensibles (documents confidentiels, fragiles, surdimensionnés) qui nécessitent une manipulation spécifique.
Un conditionnement rigoureux garantit non seulement la protection physique des documents, mais aussi un reclassement rapide et sans erreur dans le nouveau local.
Quels documents faut-il déménager en priorité ?
Le récolement permet d’établir une hiérarchie des transferts. Les archives les plus fréquemment consultées doivent être déménagées en premier et rester les plus accessibles avant, pendant et après l’opération. Les documents sensibles ou confidentiels font l’objet d’un protocole de transfert renforcé. Les archives définitives à conserver dans leur état d’origine bénéficient d’un conditionnement adapté à leur fragilité.
Comment rédiger un cahier des charges pour son déménagement d’archives ?
Le cahier des charges est la pièce maîtresse de l’opération. Il définit les obligations du prestataire et cadre l’ensemble des exigences de l’entreprise.
Un cahier des charges bien rédigé est la meilleure assurance contre les mauvaises surprises : pertes, dégradations et dépassements de budget.
Que doit contenir un cahier des charges de déménagement d’archives ?
Le document doit préciser : le contexte géographique (sites de départ et d’arrivée), les obligations du prestataire (méthode, délais, personnel), les conditions d’assurance (incendie, vol, inondation) et le plafond de valeur des archives déménagées. Il doit également définir la méthodologie adoptée, les risques à prévenir et les modalités de contrôle à chaque étape du transfert.
Quels documents de suivi prévoir pendant le déménagement ?
Pour constituer la mémoire de l’opération, plusieurs documents de suivi sont indispensables. Un journal de bord retrace chronologiquement chaque action. Un tableau de suivi des transferts indique les emplacements de départ et d’arrivée de chaque boîte. Des fiches d’anomalies permettent de signaler tout déficit, dégradation ou dysfonctionnement constaté pendant le transport.
En cas de déplacement par véhicule, il est recommandé d’utiliser un chariot à étagères et de charger les boîtes dans l’ordre inverse des numéros pour que le déchargement se fasse dans le bon ordre. Un agent de contrôle doit être présent au départ et un autre à l’arrivée lorsque plusieurs véhicules interviennent simultanément.
Que faire après le déménagement ?
Le déménagement terminé, un procès-verbal de récolement doit être établi et comparé à l’inventaire initial. Ce document vérifie que l’ensemble des archives a bien été transféré et dans le bon ordre, recense les documents manquants ou abîmés, et confirme la bonne installation dans le nouveau local. C’est une étape que l’on ne peut pas négliger.
Quel prestataire choisir pour le déménagement de ses archives ?
Confier le transfert de ses archives à un spécialiste présente des avantages considérables en termes de sécurité, de méthode et de maîtrise des coûts.
Le choix d’un prestataire de tiers-archivage ne se fait pas seulement sur le prix : la qualité des locaux, les normes de sécurité et l’expérience du prestataire sont les véritables critères de sélection.
Pourquoi faire appel à une société spécialisée en archivage ?
Une société de tiers-archivage comme Arcalys prend en charge l’intégralité des étapes : enlèvement, transport, mise en rayonnage, saisie informatique de la localisation des conteneurs et contrôle des positionnements. Elle remet un bon d’enlèvement à chaque transfert et garantit une mise en rayonnage en mode aléatoire assurant une totale confidentialité. Ses entrepôts répondent aux normes de sécurité contre l’intrusion, l’incendie et les inondations.
Les services complémentaires proposés — reconditionnement, indexation, numérisation — permettent de profiter du déménagement pour moderniser la gestion du fonds documentaire. Pour comprendre précisément comment se déroule le transfert physique, consultez notre article sur comment effectuer le transfert de vos archives lors d’un déménagement.
Comment évaluer la qualité d’un prestataire d’archivage ?
Plusieurs critères permettent d’évaluer la fiabilité d’un prestataire externe. Vérifiez en priorité ses références dans le déménagement de fonds d’archives, les normes auxquelles répondent ses entrepôts (température, hygrométrie, protection incendie), ses garanties d’assurance et sa capacité à proposer un accompagnement personnalisé de A à Z. Un contrat d’externalisation bien rédigé est la garantie d’une gestion efficace et d’une conservation durable, dans les meilleures conditions et en toute sécurité. Pour approfondir les risques liés à un mauvais choix de prestataire ou à un transfert mal préparé, lisez notre article sur les risques auxquels les archives peuvent être exposées lors d’un déménagement.
Quels sont les avantages de l’externalisation lors d’un déménagement ?
Opter pour l’externalisation des archives au moment d’un déménagement permet de réduire les coûts de gestion, de libérer des espaces de travail utiles et de bénéficier d’une politique d’archivage professionnelle. Les locaux d’un archiveur professionnel offrent une sécurité et des conditions de conservation nettement supérieures à ceux d’une entreprise classique. La pérennité des archives est garantie lorsque l’entreposage a lieu dans un endroit spécialement conçu à cet effet. Pour en savoir plus sur la logistique d’un transfert entre plusieurs sites, consultez notre guide sur la gestion du transfert d’archives physiques entre différents sites.
Ce qu’il faut retenir du déménagement des archives d’entreprise
Un déménagement d’archives réussi repose sur six décisions préalables : choisir le bon local, calculer précisément le volume en mètres linéaires, réaliser le récolement du fonds, conditionner correctement les documents, rédiger un cahier des charges complet et sélectionner un prestataire qualifié. Chaque étape est liée aux autres : négliger l’une d’entre elles compromet l’ensemble de l’opération. Faire appel à Arcalys, c’est bénéficier d’une prise en charge de A à Z, d’un transfert sécurisé et d’une installation conforme aux normes de conservation les plus exigeantes.
FAQ — Questions fréquentes sur le déménagement d’archives
Qu’est-ce que le mètre linéaire d’archives et comment le calculer ?
Le mètre linéaire d’archives correspond à la quantité de documents rangés sur un mètre horizontal de rayonnage. Pour le calculer, on mesure la longueur ou la hauteur occupée par les documents selon leur mode de rangement (debout, empilés, en tiroirs ou en vrac), puis on additionne les résultats de chaque zone. 1 mètre linéaire représente environ 5 000 feuilles A4, soit environ 30 kg.
Faut-il obligatoirement faire un récolement avant un déménagement d’archives ?
Le récolement n’est légalement obligatoire que pour les archives publiques (circulaire AD 97-4). Pour les archives privées, il est fortement recommandé : il permet de connaître précisément le volume à déménager, l’état de conservation des documents et les anomalies à corriger avant le transfert. Il facilite aussi la remise en place dans le nouveau local.
Quelle est la différence entre un déménagement temporaire et un déménagement définitif d’archives ?
Un déménagement temporaire intervient dans le cadre de travaux ou d’une rénovation : les archives sont stockées provisoirement puis rapatriées sur le site d’origine. Un déménagement définitif accompagne un changement d’adresse ou une externalisation : les archives rejoignent de façon permanente un nouveau local ou un entrepôt de tiers-archivage. Dans les deux cas, les étapes de préparation restent identiques.
Quel budget prévoir pour un déménagement d’archives ?
Le coût d’un déménagement d’archives dépend du volume en mètres linéaires, de la distance entre les sites, de la nature des documents (sensibles, fragiles, volumineux) et des prestations complémentaires souhaitées (reconditionnement, indexation, numérisation). En moyenne, une entreprise consacre 5 à 15 % de son chiffre d’affaires à la gestion de ses documents. Faire appel à un prestataire spécialisé permet souvent de réduire ce coût à moyen terme grâce à une meilleure organisation.
Peut-on déménager soi-même ses archives d’entreprise ?
Techniquement oui, à condition de disposer du personnel qualifié, du matériel adapté (chariots à étagères, boîtes normalisées, véhicule de transport) et du temps nécessaire pour respecter toutes les étapes. En pratique, cette option est déconseillée pour les fonds importants ou comprenant des documents sensibles, confidentiels ou fragiles. Le risque de perte, de dégradation ou de rupture de traçabilité est nettement plus élevé qu’avec un prestataire spécialisé.