Vous avez pris la décision de déménager vos archives à Paris. Mais avant de lancer l’opération, il est bon de vous poser les questions suivantes :
Que faut-il déménager concrètement ?
Il est bon de prendre le temps de réfléchir sur les éléments que vous allez transférer concrètement lors du déménagement de vos archives. En effet, il est possible que vos documents ne soient pas les seuls éléments concernés par l’opération.
Mémo récapitulatif des étapes d’un déménagement d’archives
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Éléments à ne pas oublier |
Actions à mener |
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Inventaire du matériel et du mobilier |
Lister tous les équipements (armoires, étagères, etc.) de l’ancien local à déménager. Prévoir la logistique pour le transport et la réinstallation du matériel dans les nouveaux locaux afin d’éviter les mauvaises surprises. |
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Estimation des fonds d’archives |
Calculer le volume des archives à transférer (en métrage linéaire) en tenant compte du type de conditionnement (boîtes, classeurs) utilisé. |
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Prévision de l’accroissement des archives |
Anticiper l’arrivée de nouveaux documents entre le moment de l’estimation et la date du déménagement pour ne pas sous-estimer le volume total. |
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Coordination du déménagement |
Travailler en étroite collaboration avec l’entreprise de déménagement pour s’assurer que tout l’inventaire est bien pris en compte et que le matériel sera réinstallé correctement. |
Le déménagement des archives peut s’accompagner également du déplacement du matériel, de l’équipement ou du mobilier qui existe dans l’ancien local. C’est pourquoi il est recommandé de réaliser un inventaire du matériel utile.
Il faudra ensuite prendre les dispositions qui s’imposent pour le récupérer et le réinstaller idéalement dans le nouveau lieu dédié au stockage et à la gestion de vos archives. En procédant ainsi, vous vous mettez à l’abri des mauvaises surprises et vous pourrez mieux faire face aux contraintes, notamment la transition du fonds de vos archives dans un endroit qui est plus restreint.
Bien estimer le fond d’archives à déménager. C’est une priorité.
Il est indispensable de bien estimer ce fonds à transférer afin de déterminer idéalement le métrage des archives. Pour cela, il est nécessaire de prendre en compte divers critères. C’est le cas du type de conditionnement des archives utilisé pour faire un déménagement en toute sécurité. En plus, il est très important de considérer l’accroissement probable des nouveaux documents reçus ou émis entre le moment où le calcul a été établi et la date du déménagement.
Quel mètre d’archive linéaire calculer ?
Le calcul du mètre linéaire est un passage obligé pour estimer la surface nécessaire pour l’accueil de vos documents dans le nouvel espace. Il s’agit d’une unité de mesure qui correspond à l’ensemble des archives disposées de façon séquentielle et occupant un mètre horizontal de rayonnage.
Pour vous simplifier la tâche dans cet exercice, il y a certaines considérations que vous pouvez prendre en compte. Ce sont des variables et chiffres relatifs au mètre d’archives linéaires et ses diverses modalités possibles.
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Unité de mesure physique |
Équivalent en feuilles A4 |
Équivalent numérique |
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1 mètre linéaire |
5 000 feuilles |
Non spécifié |
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1 mètre cube (m³) |
40 000 feuilles (environ) |
1.5 à 2.5 Go |
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1 boîte d’archives |
500 feuilles |
20 Mo (environ) |
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1 armoire de bureau standard |
30 000 feuilles (environ) |
Non spécifié |
Le recours à un spécialiste de la gestion des archives est souhaitable pour calculer correctement le mètre d’archive linéaire indispensable pour l’accueil de votre fonds documentaire.
Comment préparer les archives à déménager ?
Vous devez aussi prendre le temps de bien préparer les archives à déménager. Cette préparation a l’avantage de limiter le risque de perte et de détérioration des documents et d’optimiser les chances de réussite du déménagement. Elle consiste principalement à vérifier et à reclasser tous les dossiers. Mais ce n’est pas la seule chose à faire. Il est important aussi de se concentrer sur le conditionnement des archives. La meilleure option est de stocker vos documents dans des boîtes afin de faciliter leur identification.
Attentions particulières au conditionnement des archives
C’est en effet l’opération qui permet de limiter les risques de dégradation ou de perte de documents lors de la manutention et le déménagement d’archives. Il est ainsi recommandé de prendre des dispositions afin que tout soit parfait au niveau du conditionnement. Prenez notamment le temps de vérifier le bon état des cartons et des boîtes de rangement. Aussi, soyez regardant en ce qui concerne l’état des archives. Les éventuelles anomalies ne doivent pas vous échapper. Avant le transfert, vous devez être sûr qu’il n’y a rien à dire au niveau de l’état de conditionnement des documents.
Le répertoriage
Il est bon de considérer quelques bonnes pratiques. C’est le cas de la rédaction de fiches de transferts. Celui-ci est censé contenir des informations sur les côtes, les emplacements de départ et d’arrivée ainsi que le numéro d’identification. En outre, l’utilisation de marquage particulier est envisageable afin de faciliter le reclassement sur les boîtes de stockage, comme le recours au pense-bête ou à des pastilles de couleurs.
Ce qu’il faut retenir
Anticiper pour tout transférer. Ne vous concentrez pas uniquement sur les documents. Pensez également à l’inventaire du matériel et du mobilier (armoires, étagères) pour une réinstallation sans encombre dans les nouveaux locaux.
Estimer avec précision le volume. Calculez le métrage linéaire des archives à déménager, en tenant compte du type de conditionnement (boîtes, classeurs) et en anticipant l’accroissement futur des documents. Cela vous permet de planifier l’espace nécessaire.
Préparer minutieusement les documents. Avant le déménagement, reclasser et vérifier tous les documents. Utilisez un bon conditionnement (boîtes solides, étiquettes) pour éviter les pertes ou les dégradations, et facilitez le récolement grâce à des fiches de transfert détaillées.
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