Le déménagement des archives, ça se prépare. Zoom sur les bonnes pratiques et les étapes clés à suivre pour réussir un transfert des archives, sans encombre et sans mauvaises surprises.
Déménager en toute sérénité
En matière de déménagement d’archives, deux cas de figure peuvent s’imposer : un transfert temporaire ou définitif des archives. Que sa survenue soit provisoire, transitoire ou sur le long terme, à la suite de travaux ou d’externalisation des archives pour optimiser et réduire les coûts de gestion des archives, il est capital de bien préparer un déménagement. La préservation en toute sécurité et sérénité du fonds d’archives qui le constitue en dépend. Lors d’un déménagement, c’est aussi l’occasion de repérer les anomalies de gestion effectuées par le passé, les corriger et d’éliminer tout document inutile et ancien qu’il n’est plus nécessaire de conserver.
Pour cela, il est recommandé de faire appel à une société spécialisée dans la gestion et le déménagement des archives, afin de profiter de ses services dédiés à la conservation, à l’élimination en toute confidentialité ainsi qu’à l’externalisation en toute sécurité des documents d’archives.
Les étapes du déménagement
Pour mener à bien un déménagement, il convient de bien respecter un certain nombre de règles et suivre les étapes clé. Car, il importe de réaliser les bonnes tâches aussi bien avant que pendant et après le déménagement. C’est pourquoi, un minimum d’organisation s’impose selon trois principales étapes à suivre scrupuleusement, pour éviter qu’il ne devienne un vrai calvaire.
Première étape : bien estimer la quantité d’archives à déménager
L’une des premières questions qu’il convient de se poser en tout premier lieu, avant le déménagement est la suivante : quel est le volume des archives à déménager ?
Cette quantité à estimer au plus juste est très importante. Elle repose précisément sur la conversion de la masse totale des archives en métrage linéaire, sachant qu’un mètre de boîte d’archives représente une tablette d’un mètre environ. Grâce à cette évaluation, il est possible de prévoir la quantité de rayonnages suffisant et correspondant. Sans oublier toutefois, que le volume des archives varie au cours du temps. En règle générale, il augmente. Il faut donc prévoir des rayonnages vides. Tout comme l’accroissement probable et au fil du temps du volume des archives, il faut également prendre en compte le conditionnement des archives à prévoir pour le déménagement pour éviter tout risque de dégradation ou de perte d’archives.
Il est donc conseillé dans ce cas, de prendre le temps nécessaire pour bien préparer en amont le déménagement.
Deuxième étape : rédiger un cahier des charges
Pièce maitresse du déménagement, le cahier des charges va vous permettre de mieux vous organiser. C’est un outil efficace pour cadrer les tâches à réaliser. Il sert à déterminer qui fait quoi, quand et comment. Il assure également le bon déroulement du tri, du classement des archives ainsi que toute identification du contenu des boîtes d’archives (numérotation, description…).
Bon à savoir : le cahier des charges est un document officiel qui stipule et garantit les obligations du titulaire. Il définit clairement les obligations que le prestataire chargé du déménagement des archives doit remplir. Dans ce document, doit figurer également les conditions, les clauses d’assurance et le plafond de la valeur des archives déménagées.
Enfin, le cahier des charges délimite le champ de la prestation et sa mise en œuvre, en prenant en compte toutes les contraintes à lever (quelle méthodologie adopter ?) et les risques à éviter (incendie, vol, inondation…).
Troisième étape : réaliser le déménagement
Que vous fassiez le déménagement par vous-même ou bien par une société spécialisée dans le tiers-archivage, vous devez vous assurer de son bon déroulement. Cette troisième étape demande de votre part une vigilance accrue. Vous pouvez réaliser ou suivre avec le prestataire externe choisi l’ensemble des documents (journal de bord, tableau de suivi des transferts) permettant de constituer la mémoire du déménagement et son exécution, étape par étape. Chaque fiche devant indiquer les emplacements de départ, les lieux d’arrivée ainsi que les anomalies et dysfonctionnements rencontrés.
Le déménagement terminé, ce n’est pas fini
Une fois le déménagement réalisé et terminé, ce n’est pas fini pour autant. Il faut penser à l’après déménagement et ne pas négliger cette toute dernière étape. En effet, il faut se préoccuper à ce stade du bilan et du suivi des archives transférées. Sans omettre de vérifier la nouvelle installation. Il importe de bien s’assurer que l’ensemble des archives a bien était transféré et dans le bon ordre. De voir ce qu’il en est des archives manquantes. C’est aussi l’occasion de relever les documents abîmes ou mal rangés. Il est capital et nécessaire d’établir un procès-verbal de recollement. Ce dernier est à comparer aux autres documents et d’état des lieux rédigés au cours de la première étape.
Faites appel à un spécialiste du déménagement des archives
Si le déménagement vous semble une tâche insurmontable, faites appel à une société d’archivage spécialisée dans le déménagement de fonds d’archives. Cette dernière vous accompagnera et vous garantira le bon déroulement et le pilotage des étapes clé du déménagement d’archives. Elle vous assurera une prise en charge totale et un transport sécurisé, depuis l’enlèvement jusqu’à la remise en place des archives sur votre nouveau site. Des services complémentaires peuvent aussi être proposés comme le reconditionnement ou l’indexation des archives. Quant au choix de votre prestataire externe de gestion d’archives, il ne dépend pas seulement du prix, mais également de son expérience comme de ses références en matière de déménagement et transfert d’archives.