Lors de travaux, d’une restructuration ou d’une réorganisation de votre service, vous pouvez juger utile de déménager vos archives. Mais sachez que cette opération ne se fait pas n’importe comment. Vous devez prendre le temps de bien l’organiser afin qu’elle soit une réussite.
Estimation du fonds du volume de documents à traiter
Si vous avez décidé de déménager vos archives, prenez le temps de bien estimer le fonds du volume de documents à traiter. L’idée est de faire une estimation réaliste pour chaque service du métrage des archives à conserver et à déménager. Cela impose la prise en compte du conditionnement des archives prévu pour le déménagement. Aussi, il est important de considérer le probable accroissement des archives entre le moment où le calcul de leur volume est fait et la date du déménagement.
Mise en place d’un cahier des charges
Il est bon de vous poser les questions essentielles au déménagement de vos archives afin que le processus se déroule bien. Vous aurez ensuite à mettre en place un cahier des charges qui est la pièce maîtresse de l’opération. Il vous permet de bien cadrer votre besoin et de faire connaître vos exigences aux prestataires. Dans le cahier des charges, on trouve le contexte géographique, les obligations du prestataire, les conditions d’assurance (incendie, vol, inondation…) et le plafond de la valeur des objets déplacés. En outre, il est nécessaire qu’y figure le montant estimé de la prestation.
Choix du prestataire
Dans l’organisation du déménagement de vos archives, vous devez penser au choix du prestataire. Pour cette sélection, il est nécessaire de prendre en compte divers paramètres. Le prix est évidemment important. Il est aussi bon de considérer l’expérience du prestataire et ses références dans le domaine du déménagement des archives.
Préparation des fonds à transférer
Avant de procéder au déménagement des archives, il est bon au préalable de dresser un inventaire des fonds concernés. Cela doit se faire par service, par local de départ et aussi par local d’arrivée. Il est nécessaire que chaque groupe et sous-groupe de fonds d’archives fasse l’objet d’une fiche de transfert.
Dans l’inventaire, les différents services et locaux doivent figurer. Il en est de même de la localisation de départ des archives.
Vous devez veiller à ce que tout contenant que vous transférerez comporte une étiquette favorisant son identification. Après le déménagement, l’étiquetage facilitera le récolement. Si vous traitez un fonds complexe, le mieux serait de copier l’inventaire en plusieurs exemplaires à répartir entre vos équipes et la société de déménagement.
Dispositions pratiques pendant le déménagement
Lors du déménagement, si vous avez choisi de déplacer vos archives dans un véhicule motorisé, l’idéal est d’utiliser un chariot à étagères. Contactez le prestataire pour savoir s’il en dispose. Au cas où vous auriez du mal à vous procurer ce matériau, pensez à faire votre chargement astucieusement, en allant dans l’ordre inverse des numéros. L’avantage est que le déchargement se fera dans le bon ordre.
Vous devez vous arranger pour être présent au départ et à l’arrivée du transporteur. Au cas où le trajet serait court entre le site de départ et le site d’arrivée et en cas de présence de plusieurs véhicules, prévoyez deux agents de contrôle. Il y en aura donc un au départ et un autre à l’arrivée.
En outre, pensez à mettre en place un tableau des transferts qui situerait sur les emplacements de départ et d’arrivée des boîtes. Celui-ci doit également mettre en avant des fiches d’anomalies utiles pour signaler des déficits.
Dispositions à prendre après le déménagement
Après le déménagement, vous devez faire un récolement des archives. Cet exercice consiste à dresser la liste des archives présentes et à être bien situé par rapport à leur emplacement exact. En fait, le récolement est une opération qui vise à faire un contrôle physique de la présence de documents et d’objets dans un lieu d’archives. Il est ainsi nécessaire de passer en revue les collections afin de vérifier la présence effective des pièces. Ensuite, on les compare avec le fond théorique indiqué sur le registre d’inventaire des archives. Grâce à cette opération, il est aussi possible de dresser le bilan de l’intégrité et de l’état de conservation de ces collections.
Notez également que le récolement permet de repérer les documents mal rangés ou manquants ainsi que les boîtes abimées dont le remplacement s’impose.
Voir aussi :
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- Quelles sont les étapes d’un déménagement d’archives réussi ?
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