Un tiers-archiveur est une organisation ou une personne morale ou physique qui se charge pour le compte de tiers de gérer et d’assurer la conservation de ses archives.
Rappelons qu’il existe deux types d’archivage :
- L’archivage interne
- L’archivage externe
Dans le premier cas, c’est l’entreprise qui gère les archives qu’elle produit ou reçoit. En revanche, l’archivage externe, désigné par le terme de tiers-archivage, fait appel à l’intervention d’un tiers dans la gestion et la conservation des archives. Si la première solution semble d’utilisation courante, il n’en demeure pas moins que le tiers-archivage représente une solution plus fiable et très avantageuse pour la plupart des entreprises qui en compris le principe.
Un statut légal mal défini
Malgré tout l’intérêt que suscite le tiers-archivage dans le contrôle et la gestion des archives, son statut ne connaît pas vraiment de définition légale. La loi reste évasive à ce sujet, laissant à chacun d’apprécier les réelles compétences et le savoir-faire du tiers-archiveur.
Externaliser ses archives : chaque cas est différent
Les missions d’externalisation des archives doivent répondre aux problèmes de gestion de documents en proposant des politiques d’archivage adéquates à mettre en œuvre selon les contraintes et objectifs de chaque client.
Les critères de fiabilité garantissant une gestion des archives optimale peuvent s’énumérer ainsi :
- Conformité
- Sécurité
- Gestion optimisée
- Réduction des coûts
Tiers-archiveur : ses missions et obligations
Enfin, l’appel à un tiers-archiveur doit être motivé, justifié. Pour cela, l’entreprise doit savoir au préalable le motif de l’archivage :
- Est-ce un impératif pratique de gestion ou bien une obligation légale ?
- Quels sont la nature et le volume des documents à archiver ?
- Pour combien de temps ?
- À quelle fréquence et quel mode de consultation des archives, l’entreprise va-t-elle avoir recours ?
Toutes ces questions appellent souvent le conseil du tiers-archiveur afin de définir le besoin réel de l’organisation qui souhaite externaliser ses archives.
De là, vont découler une série d’obligations à tenir pour le tiers-archiveur, telles que :
- La sécurité
- La confidentialité
- Les modalités de production, de conservation et de restitution des archives
- Le respect des obligations légales en matière d’archivage
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