Une bonne gestion des archives commence par l’application pratique de règles simples depuis la création des documents jusqu’à leur conservation dans des boîtes d’archives. La mise en carton des archives nécessite des boîtes d’archives solides, facilement maniables et bien identifiées.
Des boîtes de rangement et de classement
Unité matérielle de conservation appelée communément carton et se présentant sous la forme d’une boîte rigide, de forme, de structure et de dimensions variables, destinée à contenir et à protéger des documents d’archives, et à en faciliter la manutention et le rangement sur les rayonnages des magasins.
Chaque entreprise aime travailler avec des boîtes de dimensions bien spécifiques et ne pas changer ses habitudes de travail.
Des tailles standards au sur-mesure
Pour autant, les boîtes d’archives disponibles sur le marché ont une taille standard commune quel que soit le fabricant (tout comme les classeurs d’ailleurs). Les boîtes d’archives le plus souvent rencontrées sont des boites de largeur 8, 10 ou 15cm. Les classeurs les plus utilisés sont les classeurs de largeur 7cm.
Aussi, Arcalys a calculé la dimension de ses containers afin de pouvoir stocker un nombre optimal de boîtes archives ou de classeurs (Soit 6 boîtes de largeur 8cm, 5 boîtes de largeur 10cm ou 3 boîtes de largeur 15cm ou 6 classeurs de largeur 7cm) sans perte de place.
Autres types de conditionnement
D’autres cas de figures peuvent se produire ou les archives sont conditionnées de manière différente (exemple archives médicales, dossiers notariés, plans techniques…)
Arcalys dispose alors de containers aux dimensions mieux adaptées, ou peut même procéder à un archivage des dossiers directement en rayonnages (fixes ou mobiles) ce qui, dans certains cas, optimise encore les recherches de documents.
En l’occurrence, l’expérience de nos archivistes peut être une aide précieuse à l’entreprise pour améliorer ses méthodes de travail et la gestion de ses archives courantes, toujours dans le but d’économiser temps et argent. Mais quoi qu’il arrive, c’est Arcalys qui s’adapte aux exigences matérielles de l’entreprise et non pas l’inverse.
Qu’appelle t’on le reconditionnement des archives ?
Il s’agit de l’opération qui consiste à renouveler les matériels de conditionnement abîmés ou n’assurant plus la bonne protection et conservation des articles et des documents.