Comment réaliser un plan de classement ?

La gestion d’un fonds d’archive nécessite une méthodologie précise et rigoureuse de classement que les spécialistes de l’archivage nomment : le plan de classement. Pour classer de manière efficace, un fonds et rendre ainsi accessible l’ensemble des documents archivés, il faut au préalable bien connaître le contexte de production : qui a produit les documents ? Comment ont-ils été produits ? Existe-t-il une logique de classement ? Sur quel plan de classement faut-il se baser ? Etc.

DEVIS ARCHIVAGE

Bien classer pour mieux retrouver

Pour gérer un fonds d’archive efficacement, il est primordial de savoir classer les documents d’archives produits. Le classement des archives ne sert pas seulement à conserver de manière durable et en toute sécurité documents archivés, c’est aussi le meilleur moyen de retrouver facilement et donc d’avoir accès aisément à chaque document ainsi classé. Bien qu’un « classement parfait » n’existe pas dans l’absolu, bien ranger des documents nécessite de bien connaître les divers critères d’un classement bien fait.

Ses critères d’efficacité

Pour arriver à un archivage performant, il convient de mettre en place un plan de classement. Pour cela, une méthodologie d’archivage est requise, répondant à des critères d’efficacité :

L’accessibilité : tout document doit être accessible ; le plan de classement étant basé sur une méthode visant à bien identifier les documents afin de les retrouver facilement
La mise à jour : tout plan de classement a pour finalité une gestion efficace des archives avec une conservation de l’information et des connaissances sans cesse remises à jour (faciliter le partage et la circulation de l’information, assurer la traçabilité, garantir la protection de l’information sensible et classifiée)
L’épuration : si le classement de documents consiste en leur mise en ordre intellectuelle et leur organisation logique et rationnelle, il comprend alors une phase d’épuration, c’est-à-dire l’élimination de tout document n’ayant rien à faire dans le classement (les documents en doubles, les documents à supprimer, ceux à archiver…)
La fiabilité : méthodique et rigoureux, le classement permet de repérer aisément un document et de le retrouver facilement, à toutes les étapes du cycle de vie
Véritable outil professionnel, le plan de classement doit également répondre à des règles logiques et hiérarchisées pour être efficaces :
Le plan doit respecter une structure logique de classement; chaque document étant réparti et classé selon un schéma logique comprenant des niveaux hiérarchisés et correspondant à la nature des documents. Ainsi pour chaque document une place précise et définitive lui est attribuée
Quel que soit le type de document ou son support, le plan de classement commun à tous permet une systématisation et une uniformisation de l’ensemble de l’archivage des documents. Une fois classé, tout document archivé peut facilement être retrouvé.

Une obligation légale pour les administrations publiques

Pour les administrations publiques comme les communes, le classement des archives est une obligation légale. Chaque commune doit conserver et rendre accessibles ses archives (article 1, §1 de la Loi sur les archives du 24 juin 1955, modifiée par la Loi du 6 mai 2009).

Au-delà du respect de la législation, le classement a pour autre intérêt d’être une base fiable pour :

Garantir un suivi des activités des services
Assurer une protection juridique
Préserver l’histoire des collectivités

Pour les entreprises, il en va de même, la conservation de certains documents d’entreprise est aussi une obligation légale qui obéit à une réglementation rigoureuse à laquelle aucune entreprise ne peut se soustraire. Les pièces classées et archivées deviennent les preuves des droits et des obligations nécessaires à l’exercice de l’activité de l’entreprise. Leur classement est donc nécessaire surtout lorsqu’elles font l’objet de :

Réclamation
Contrôle fiscal, judiciaire
Situation de litige

Choix des dossiers pour le classement de ses documents

Lorsque vous mettrez en place le plan de classement de vos documents, vous devez choisir les dossiers dans lesquels vous disposerez vos données. À ce niveau, les possibilités sont nombreuses. Vous pouvez classer vos documents dans des dossiers qui sont relatifs à une procédure administrative, une personne, une affaire ou encore à un projet. Une autre option est de classer vos documents dans des séries couvrant de manière ordonnée toute une thématique commune, une suite géographique ou alphabétique ou un cadre chronologique. Il est également possible de classer vos séries documentaires en tenant compte des fonctions qui sont exercées au sein de votre organisme. Si vous n’avez pas défini ces fonctions, vous pouvez faire un classement de ces séries selon l’organigramme de votre structure.

Dans la définition plan de classement, le plus important est de faire en sorte qu’il soit facile de retrouver les documents conservés. C’est pourquoi une concertation s’impose entre les différents utilisateurs pour choisir les titres et sous-titres des dossiers. Il est bon qu’un responsable entre en jeu pour trancher au cas où les propositions sont nombreuses. En procédant ainsi, vous garantirez un classement pérenne au sein de votre institution.

Structure du plan de classement

Considéré comme la colonne vertébrale du système d’organisation des documents de l’ensemble de votre organisme, votre plan de classement doit être bien structuré. À ce propos, sachez que ce plan peut avoir une structure logique et hiérarchique. Comprenez par là qu’il va du général au particulier. Ensuite, le plan doit prendre en compte l’ensemble des documents indépendamment de leur support. Il faut que sa configuration soit la même, qu’il s’agisse de documents papier ou de documents électroniques. Aussi, le plan de classement doit être pensé de manière à éviter la multiplication des niveaux et l’amplification de la profondeur du classement. Par ailleurs, il est déconseillé de créer des rubriques « Généralités » et « Divers », car aucune information constructive ne proviennent de celles-ci.

Voici un exemple de tableau décrivant la structure d’un plan de classement :

Niveau	Catégorie	Sous-catégorie	Description
1	Domaine		Division générale des thèmes principaux. Par exemple, « Ressources Humaines », « Finances », « Projets ».
2	Service ou Département		Sous-division du domaine en fonction des services ou départements spécifiques. Par exemple, « Recrutement », « Comptabilité », « Marketing ».
3	Types de Documents		Catégorisation des documents en fonction de leur nature. Par exemple, « Contrats », « Factures », « Rapports ».
4	Année		Classement des documents en fonction de l’année de création. Facilite la recherche et l’archivage chronologique.
5	Numéro de Série ou Projet		Attribution de numéros de série ou de codes de projet pour identifier spécifiquement les documents liés à un projet ou à une séquence numérique.
6	Sous-Division	Sous-Sous-Catégorie	Niveau supplémentaire de détails pour affiner la classification des documents. Par exemple, « Contrats Clients » sous « Contrats ».
7	Individu ou Client		Pour les documents liés à des individus ou des clients spécifiques. Par exemple, « Dossier Employé » ou « Dossier Client ».
8	Version ou Révision		Suivi des différentes versions ou révisions d’un document spécifique. Utile pour les documents sujets à des mises à jour fréquentes.
9	Pièces Jointes		Sous-catégorie pour les pièces jointes ou documents associés à un document principal.
10	Statut ou Phase		Pour les documents liés à des statuts ou des phases spécifiques d’un processus. Par exemple, « En attente d’approbation », « Finalisé ».

Ce tableau illustre une structure de plan de classement hiérarchique qui peut être adaptée en fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise. Il permet une organisation logique des documents pour faciliter la recherche et la gestion des archives.

Passer par une phase de test

Pour vous assurer de la fiabilité et de la viabilité de votre plan de classement, vous devez le tester. Le travail préalable effectué permettra de réaliser sa première version qui subira un test. Si celui-ci est couronné de succès, alors le plan de classement sera finalement implémenté.

Il est possible que vous ne disposez pas d’un plan de classement ou que l’ordre d’origine des documents soit perturbé. Ce qui est recommandé dans ce cas est de faire un relevé préalable de vos archives, une démarche appelée « récolement ». À partir de ce relevé, un état des lieux de la situation est effectué et permet de déterminer le lieu de stockage ainsi que la volumétrie et la période des archives. Un regroupement des dossiers doit donc être réalisé en fonction des différentes séries relevées.

Mettre en place un fichier de suivi du plan de classement

Après la validation de votre plan de classement, vous devez mettre en place un fichier de suivi de celui-ci. Cela garantit un classement efficace. Le fichier de suivi est conçu sous Excel. Il centralise tous les dossiers et sous-dossiers que le plan de classement a définis et permet de trouver rapidement chaque type d’information. L’absence de ce document complique le classement ou les recherches dans les dossiers électroniques et physiques. Le fichier de suivi permet à chaque document d’être rangé à la place qu’il faut et de le trouver dans sa catégorie principale, à partir de sa thématique et sous thématique. On le crée sous forme de liste de données, ou base de données. Il favorise les recherches en considérant des mots clés. Aussi, le fichier de suivi permet de faire des tris et facilite l’accès aux informations grâce à des liens hypertextes.

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