Le sort final fait référence à la destination d’un document à l’expiration de son délai d’utilité administrative. En d’autres termes, il s’agit de ce qu’advienne un document après avoir bouclé son cycle de vie qui comprend 3 grandes étapes : la production du document, l’utilisation de celui-ci et sa conservation. Le sort final du document est décidé en fonction de son importance.
Élimination de l’archive
Le sort final d’une archive peut être son élimination. Toutefois, il est bon de savoir que cette procédure est réglementée. L’élimination consiste simplement à soustraire un dossier archivé ou un ensemble de dossiers du versement auquel il appartient. Une telle démarche est effectuée parce que l’archive à supprimer est dépourvue d’utilité administrative et d’intérêt historique.
Dans le cadre de l’élimination d’une archive, il est impératif de respecter une procédure particulière. Aussi, il est recommandé de le faire en accord avec la direction des archives départementales.
Si le sort final de l’archive est sa destruction, il faut absolument faire appel à une société qui en est spécialisée. Aussi, il est nécessaire de détruire, brûler ou broyer les documents en toute confidentialité.
Conservation définitive
Le sort final d’une archive peut être sa conservation définitive. Concrètement, après l’avoir évaluée, l’archiviste peut décider que l’archive en question soit conservée sans limitation de durée. C’est un document qui aura toujours de la valeur pour l’entreprise quel que soit le nombre d’années passées. Après le tri et le classement du document concerné, ce dernier n’est plus susceptible d’être éliminé. Il est conservé définitivement car il peut servir à des besoins de recherches ou de preuves juridiques pour les juristes ou chercheurs. Des dispositions sont donc prises pour que ce type d’archive soit bien gardée. Comme à tout moment on peut en avoir besoin, on doit veiller à ce que le document archivé ne soit pas difficile d’accès.