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Comment préparer vos documents avant de les archiver physiquement

L’archivage physique des documents requiert une préparation minutieuse. Cet article aborde essentiellement quatre aspects. Il sera d’abord question du processus de préparation initiale des documents avant l’archivage. Faut-il les numériser ou agréger certains documents similaires ? Ensuite, comment assurer la conservation optimale des archives pour garantir leur longévité ? Comment se prépare-t-on en vue d’un éventuel audit ? Et finalement, quelle est la meilleure façon de préparer des documents pour un archivage sécurisé ? Un voyage instructif au cœur de l’archivage attend le lecteur, promettant d’équiper chacun des outils nécessaires pour cette tâche cruciale.


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La préparation des documents avant l’archivage physique

L’archivage physique est une phase essentielle dans la gestion documentaire. La préparation en amont offre une organisation optimale et une récupération plus aisée de vos documents.

Classification par catégorie

En premier lieu, segmenter les documents par catégories représente une étape indispensable. Afin de faciliter la recherche ultérieure, il est nécessaire de regrouper les documents de nature similaire. Cela peut s’effectuer selon différents critères tels que la thématique, le type de document (rapport, facture, correspondance…) ou encore leur importance.

Purge des éléments non pertinents

En deuxième lieu, l’élimination des éléments non pertinents permet une optimisation de votre capacité d’archivage. Il s’agit ici de débarrasser votre système d’archives des documents obsolètes, doubles ou futiles. Cette action vise à supprimer le superflu pour ne conserver que les éléments indispensables, assurant ainsi une gestion plus économe de l’espace.

Organisation chronologique

Enfin, l’importance d’organiser les documents en ordre chronologique ne doit pas être négligée. Cette disposition temporelle offre une vision claire de l’évolution d’un sujet ou d’une situation, facilitant ainsi l’analyse des faits. C’est également un gain de temps considérable lors de la recherche d’une information précise dans le temps.

L’archivage physique peut paraître complexe et fastidieux. Cependant, une préparation efficace permet une gestion sereine, économique et fonctionnelle de vos archives.

La préparation des documents pour une conservation optimale

Rangement dans des contenants appropriés

Des articles mémorables et d’autres documents précieux requièrent des mesures de conservation adéquates pour garantir leur intégrité à long terme. Le premier pas vers cette préservation est le choix d’un contenant approprié. Des classeurs ou des boîtes d’archivage conçus spécifiquement pour ce genre de tâches sont idéaux. Le matériau de construction de ces récipients est important, en privilégiant des matériaux résistants et imperméables à l’humidité.

Protection supplémentaire des documents

Bien que les classeurs et les boîtes d’archivage puissent offrir une protection suffisante, une sécurité supplémentaire ne serait pas superflue. C’est là que l’utilisation d’interventions telles que des intercalaires ou des pochettes en plastique entre en jeu. Ils servent non seulement à organiser mais aussi à renforcer la protection des documents contre les dommages éventuels causés par le contact direct avec d’autres articles ou avec l’environnement du contenant.

Manipulation délicate des documents fragiles

La fragilité est une caractéristique commune à de nombreux documents importants. Ainsi, il est essentiel de les manipuler avec soin. Évitez de plier ces articles car cela pourrait causer des dommages irréparables, notamment sur les documents en papier. À la place, il est recommandé de les garder aussi plats que possible et de minimiser le nombre de fois où ils sont manipulés pour réduire le risque de dommages.

La préparation des documents en vue d’un éventuel audit

La numérisation des documents : nécessité moderne

Êtes-vous certain de pouvoir localiser rapidement un document en cas d’audit inopiné ? La numérisation des documents vient en réponse à cette problématique. L’accès simplifié aux archives constitue un élément clé pour réduire le temps de préparation et faciliter la réussite d’un audit. Grâce à une conversion numérique, vous pouvez consulter, modifier ou supprimer des documents en quelques clics. De plus, la gestion électronique des documents élimine le risque de perte ou de destruction physique.

L’établissement d’une liste récapitulative d’archives

Passons maintenant à une autre étape essentielle, notamment la création d’une liste récapitulative pour les documents archivés. Cette démarche permet d’identifier rapidement les documents requis lors d’un audit. Chaque document doit être enregistré dans une base centralisée avec des détails pertinents comme le nom du fichier, la description et le type de document, pour n’en nommer que quelques-uns. La clarté et l’efficacité de cette liste peuvent grandement contribuer à la réussite de l’audit.

La mention de la date d’archivage sur chaque document

Enfin, il est crucial de donner une priorité absolue à l’indication de la date d’archivage sur chaque document conservé. Une date d’enregistrement précise est un facteur déterminant pour définir la pertinence et la fiabilité d’un document lors d’un audit. Une fois les documents numérisés et la liste récapitulative établie, l’enregistrement de la date d’archivage apporte une traçabilité indéniable à chaque document, favorisant ainsi une gestion efficace et une récupération rapide d’informations lors de possibles audits.

La préparation des documents avant leur archivage sécurisé

Un archivage sécurisé des documents commence par une préparation de haute qualité.

Systèmes de stockage sécurisés adéquats

L’entreprise moderne dépend de ses données, un fait qui souligne l’importance d’un stockage sécurisé. Parmi les nombreuses options disponibles, il est important que chaque entité professionnelle procède à une sélection d’un dispositif de stockage sûr. Le triage des données, et leur classification en fonction de leur importance, peuvent favoriser une meilleure organisation. En conséquence, la récupération des documents est plus aisée, le risque de perte ou de vol est réduit, et la protection contre les attaques malveillantes est renforcée.

Sauvegardes régulières pour la conservation des données

Outre le choix d’un dispositif de stockage sécurisé, la réalisation d’une copie des fichiers en temps opportun constitue un pilier indispensable de la protection des documents. Ceci vise à permettre un accès constant et fiable aux informations. Les sauvegardes programmées peuvent être réglées à intervalles rapprochés ou éloignés, selon le volume et la dynamique des données à préserver.

Numérisation : une garantie supplémentaire

Face à des dossiers en format papier, la numérisation se révèle une alternative ingénieuse pour réaliser une double sauvegarde. Il s’agit de convertir les documents physiques en fichiers électroniques qui seront par la suite sauvegardés dans le système de stockage. En plus de fournir un moyen d’accès rapide et facile aux informations, cette démarche permet également de réduire les risques liés aux dégâts physiques qui pourraient compromettre l’intégrité des documents. Effectuée de manière périodique, la numérisation représente un atout en matière de conservation des données à long terme.


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Voir aussi :

10 avantages inattendus de l’archivage de documents pour une entreprise

Alors que de nombreuses entreprises considèrent l’archivage de documents comme une simple tâche administrative, il existe en réalité de nombreux avantages inattendus à adopter cette pratique. Dans cet article, nous explorerons 10 avantages notables de l’archivage de documents pour une entreprise.

 


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Rappel : La conservation de documents est une pratique essentielle pour toute entreprise, quelle que soit sa taille. Cette opération consiste à stocker et à organiser de manière systématique tous les documents, qu’ils soient physiques ou numériques, afin de garantir une gestion efficace de l’information de la vie de l’entreprise.

1. Conservation de la valeur juridique des documents

Recourir à l’archivage de documents, notamment dans son format électronique, permet à l’entreprise de conserver leur valeur juridique auprès des instances compétentes. C’est un mécanisme efficace que les entreprises utilisent pour assurer la recevabilité, l’intégrité et la conformité réglementaires de leurs documents sur le long terme. Cela garantit que l’entreprise est en conformité avec les lois sur la protection des données et la conservation des documents.

2. Gestion améliorée de l’information

La sauvegarde des dossiers permet une gestion plus efficace des informations essentielles pour une entreprise. L’automatisation du workflow documentaire contribue à minimiser la part de l’intervention humaine, et par conséquent ses erreurs, pour une meilleure gestion des flux informationnels. En classant et en organisant correctement les documents, il devient plus facile de trouver rapidement les données nécessaires, ce qui améliore la prise de décision

3. Réduction des coûts

En adoptant des pratiques d’archivage efficaces, une entreprise peut réduire les coûts associés à la gestion de l’information. Moins de temps consacré à la recherche de documents permet d’économiser du temps de travail et des ressources financières.

La conservation des documents par le biais de leur numérisation élimine les coûts de stockage.  Plus besoin de consacrer une pièce entière à l’archive, comme il se faisait autrefois, tout sera stocké sur des disques durs et/ou sur le cloud. La salle d’archive pourrait même être utilisée pour des fins plus productives pour générer plus de chiffre d’affaires

4. Sécurité accrue des données

Lorsque les documents sont correctement archivés, cela renforce la sécurité des données. Les informations sensibles sont protégées contre les accès non autorisés, réduisant ainsi le risque de fuites de données.

La numérisation des documents assure une meilleure traçabilité de l’information protégeant, ainsi, l’entreprise contre la perte de ses données et celles de ses partenaires/clients.  

 

5. Productivité accrue

Une gestion efficace des documents permet aux employés de gagner du temps et d’augmenter leur productivité. Ils peuvent se concentrer sur des tâches plus importantes au lieu de chercher désespérément des documents égarés. 

6. Collaboration facilitée

L’archivage de documents favorise la collaboration au sein de l’entreprise. Les employés peuvent accéder aux informations dont ils ont besoin plus rapidement, ce qui simplifie le travail des services et le travail entre les services.

Une fois l’information centralisée, il suffit de donner les accès aux collaborateurs concernés pour fluidifier leur intervention, en permettant le travail collaboratif en ligne et en temps réel, ce qui évite certaines frustrations et fait gagner des heures de travail à l’entreprise. 

7. Continuité des activités

En cas de catastrophe ou de sinistre, l’archivage de documents assure la continuité des activités. Les données essentielles sont sauvegardées et peuvent être récupérées, même en cas de problème majeur. Numérisation et externalisation des archives sont les solutions optimales.

8. Vecteur de la transformation digitale

Une entreprise bien organisée et capable de retrouver rapidement des informations donne une image professionnelle à ses clients et partenaires commerciaux. La conservation numérique des documents implique plus de mobilité et de flexibilité en entreprises ce qui améliore l’expérience proposée au client final. Cela renforce la confiance et la crédibilité de l’entreprise vis-à-vis de son entourage.

 

La sauvegarde numérique des documents s’intègre finalement dans le processus de la transformation digitale des entreprises, une réalité de plus en plus nécessaire de nos jours. 

9. Environnement plus durable

La numérisation des dossiers permet de réduire l’utilisation de papier, contribuant ainsi à un environnement plus durable. Moins d’arbres sont abattus pour la production de papier. Recourir à cette solution permet d’adopter une démarche éco-responsable aux retombées ô combien importantes pour l’entreprise.

10. Innovation encouragée

Lorsque les employés passent moins de temps à chercher des informations, ils ont plus de temps et d’énergie pour l’innovation : la recherche et le développement de nouvelles idées et concepts dans tous les secteurs clés de la vie de l’entreprise. L’archivage de documents peut stimuler la créativité au sein de l’entreprise en créant un environnement propice à l’échange d’idées et à la résolution de problèmes. 

Quels documents archiver ? 

Peu importe la raison pour laquelle une entreprise sauvegarde ses documents, cette technique concerne pratiquement toute la paperasse essentielle à la gestion, la conformité légale et au fonctionnement quotidien de l’organisation.  

Il est, donc, monnaie courante d’archiver et de numériser :

  • Tous les documents financiers, comptables, fiscaux, bancaires et d’assurance.
  • Les dossiers des ressources humaines, les différents contrats que l’entreprise paraphe avec ses parties-prenantes, les statuts juridiques, les licences, les brevets et marques déposées et les dossiers clients. 
  • Les différentes correspondances de l’entreprise (e-mails, lettres, etc.), ses rapports stratégiques (audits, analyses benchmarks, rapports d’activités, etc.) et ses dossiers de recherche et développement (prototypes, tests de produits, etc.). 

Ce qu’il faut retenir de l’archivage de documents pour une entreprise

La gestion électronique des documents permet également de simplifier les processus métiers. En automatisant le workflow documentaire, les entreprises peuvent réduire les délais de traitement et les erreurs liées à la gestion manuelle des documents. Les documents papier sont souvent source de perte de temps et de coûts supplémentaires, tandis que les documents électroniques peuvent être traités de manière plus efficace avec des archives externalisées.

En utilisant une solution de GED collaborative, les entreprises peuvent également améliorer le travail collaboratif. Les documents peuvent être partagés facilement et en toute sécurité entre les collaborateurs, favorisant ainsi la collaboration et l’échange d’informations. L’archivage électronique offre également de nombreux avantages en termes de sécurité et de confidentialité des informations. Grâce à la gestion des droits d’accès, les entreprises peuvent contrôler qui peut accéder aux documents et quelles actions ils peuvent effectuer dessus.

En conclusion, l’archivage de documents améliore l’information au sein de l’entreprise en centralisant et en sécurisant les documents électroniques. Grâce à la gestion électronique des documents, les entreprises peuvent bénéficier d’une meilleure traçabilité, d’une automatisation des processus, d’une amélioration du travail collaboratif, d’une réduction des coûts et d’une transformation numérique. Il est donc essentiel pour les entreprises de mettre en place une solution d’archivage électronique efficace pour optimiser leur gestion de l’information.


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Voir aussi :

7 étapes clés pour réussir son archivage en entreprise

La gestion efficace des documents et des données est cruciale pour le succès de toute entreprise. L’archivage en entreprise est une composante essentielle de cette gestion, mais il est souvent sous-estimé. Dans cet article, nous allons explorer les meilleures pratiques pour réussir l’archivage en entreprise et comment vous pouvez optimiser cette stratégie pour améliorer la visibilité de votre entreprise en ligne.


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Pourquoi recourir à l’archivage en entreprise ?

L’archivage dans le milieu professionnel consiste à classer, stocker et gérer efficacement les documents et les données de l’entreprise, qu’ils soient physiques ou numériques. Cela concerne pratiquement tous les papiers juridiques, administratifs, financiers, comptables, commerciaux, de gestion des ressources humaines, etc.

Cette pratique, bien qu’elle soit fastidieuse, revêt une importance capitale pour plusieurs raisons :

1. Conformité Légale

D’abord, c’est la loi qui oblige les entreprises à observer une durée légale de conservation de documents. Cette conformité aux réglementations légales en vigueur est essentielle pour éviter des sanctions financières et juridiques. Un système d’archivage bien mis en place garantit que vous êtes en conformité avec toutes les lois applicables.

2. Booster la productivité en entreprise

Une meilleure productivité en entreprise passe nécessairement par la minimisation des gestes superflus et l’optimisation des processus de traitement de dossiers. L’implantation d’un système d’archivage efficace permet, ainsi, à votre équipe d’accéder rapidement aux informations dont elle a besoin, réduisant le temps de recherche de dossiers et améliorant la qualité du travail rendu.

3. Sécurité des données

La sécurité des données est une préoccupation majeure de nos jours. Un bon système d’archivage garantit que vos données sensibles et confidentielles sont protégées contre les menaces internes et externes. L’accès à l’information est réservé à des collaborateurs bien identifiés dans le cadre d’un processus qui évite la fuite de données.

4. Faire des économies d’argent

La centralisation des données, via une mesure de conservation de documents, et la réduction du temps de traitement de données permettent de baisser les factures de gestion opérationnelle de l’entreprise. Cela contribue également à mieux répartir vos ressources humaines en améliorant la productivité globale de vos équipes ce qui finit par se ressentir dans les comptes de votre organisation.

Les 7 étapes pour réussir l’archivage en entreprise

Maintenant que nous comprenons l’importance de l’archivage en entreprise, examinons les étapes clés pour réussir dans cette discipline :

1. L’évaluation des besoins

La première étape consiste à évaluer les besoins spécifiques de votre entreprise en matière d’archivage. Pour ce faire, voici les principales questions à répondre :

  • Quels types de documents devez-vous conserver ?
  • Combien de temps doivent-ils être conservés ?
  • Quelles seront les conditions d’archivage ?
  • Quels sont les critères de recherche importants ?

Il faut bien tenir compte, cependant, des dispositions légales à respecter, notamment en matière de la durée légale minimale de conservation de documents.  Cette étape si cruciale permet d’identifier et de déterminer l’authenticité des données à classer.  

2. Le choix des outils et des technologies d’archivage

Optez pour des outils modernes qui simplifient le stockage des archives et le processus de leur gestion. Si vous optez pour de l’archivage physique en entreprise, prévoyez une salle suffisamment spacieuse pour accueillir tous vos documents de manière organisée. Vient ensuite le choix des instruments de stockage et que l’on peut classer en deux catégories.

Quels outils pour conserver des documents ?

En fonction de la nature de documents à classer, prenez :

  • Des armoires et bacs de stockage
  • Des porte-documents, classeurs et boîtes d’archives.
  • Des dossiers suspendus pour les éléments nécessitant un accès fréquent.
  • Des étiquettes claires, colorées et facilement lisibles.
  • Une étiqueteuse.
  • Du matériel de protection de documents : feuilles de plastification, intercalaires, chemises A4, etc.
  • Des étagères mobiles et des lampes de bonne qualité (installer des rubans LED dans les étagères serait une bonne idée).
  • Etc.

Quelles technologies choisir pour l’archivage en entreprise ?

Pour cela, il vous faut un système logicielle capable d’identifier les documents par numéro et date de classification afin de le sortir facilement, en cas de besoin. Il est, donc, rentable d’investir dans un système de gestion électronique de documents (GED) pour numériser, indexer et stocker des documents papier sous forme électronique. Cela vous offre des fonctionnalités de recherche avancées pour accéder rapidement aux documents archivés.

L’achat de logiciel de gestion de l’inventaire est également recommandé pour gérer l’inventaire de vos archives physiques. Vous pouvez aussi recourir aux systèmes à codes-barres ou les étiquettes RFID pour faciliter le suivi et l’identification des dossiers. Finalement, il est nécessaire de vous équiper de logiciels de sécurité pour protéger et distribuer l’accès aux archives physiques sensibles.

3. Identifier des politiques et procédures de conservation  

Une fois votre arsenal matériel et technologique à disposition, pensez à développer des politiques claires concernant l’archivage, incluant les règles de nommage des fichiers, les autorisations d’accès et la durée de conservation. Veillez à former votre personnel sur ces politiques.

4. Commencer la classification des dossiers

Une indexation précise des documents permet une recherche plus rapide et plus efficace. Classez les documents en fonction de leur importance et de leur pertinence par rapport à votre activité. Vous pouvez également les regrouper en fonction de leur nature et date d’émission.

Un logiciel de GED est parfait pour fluidifier ces flux et les rendre compréhensible pour tous les membres de l’équipe.  

5. Les mécanismes de sécurité

La protection des données est cruciale pour éviter tout risque de mauvais usage ou de perte. Veillez à mettre place les mécanismes nécessaires pour assurer la sécurité des archives physiques de votre entreprise en :

  • Limitant les accès à la zone d’archive
  • Utilisant des badges d’authentification pour autoriser la manipulation des dossiers.
  • Mettant en place un système d’inventaire régulier.
  • Installant des outils de surveillance, de prévention et de protection contre les incendies, inondations et risques d’humidité.
  • Formant les différents intervenants sur l’importance du respect de la confidentialité des documents archivés.
  • Effectuant des sauvegardes (copies) des données les plus sensibles et les conserver dans un endroit différent.

6. La gestion du cycle de vie des archives en entreprise

Développez un processus de gestion du cycle de vie des documents qui détermine quand un document peut être détruit en toute sécurité ou archivé de manière permanente. Veillez à adopter une procédure de destruction sécurisée des données et conforme à la réglementation, le cas échéant.

7. La formation et la sensibilisation continue

Informez votre personnel des avantages de l’archivage en entreprise et formez-les aux pratiques recommandées. 

Ce qu’il faut retenir de l’archivage des documents en entreprise

La réussite de l’archivage en entreprise repose sur la mise en place de processus efficaces pour conserver les documents dans un parfait état, la conformité légale, la sécurité des données et la formation du personnel. En suivant ces étapes essentielles, votre entreprise peut non seulement optimiser son archivage, mais également améliorer sa visibilité en ligne grâce à une meilleure gestion de ses données. N’oubliez pas que l’archivage en entreprise est bien plus qu’une simple obligation légale, c’est un atout stratégique pour votre entreprise.


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Voir aussi :

Quels sont les enjeux de l’archivage ?

Toute entreprise doit accorder de l’importance à l’archivage de ses documents. C’est une obligation légale de conserver les papiers qui circulent au jour le jour dans le cadre des activités de son entreprise. Il est surtout bon d’y penser afin de se démarquer et évoluer dans un environnement concurrentiel, les enjeux de l’archivage des documents étant nombreux.

Définition : Rayonnage des archives

Le rayonnage est un élément de conservation des archives constitué de plusieurs étagères en métal très solides. Il permet le rangement efficace de toutes les archives de l’entreprise. Les rayonnages sont pensés pour configurer la zone d’archivage et garantir une conservation en toute sécurité des documents administratifs, même les plus sensibles.

Définition : Sort final

Le sort final fait référence à la destination d’un document à l’expiration de son délai d’utilité administrative. En d’autres termes, il s’agit de ce qu’advienne un document après avoir bouclé son cycle de vie qui comprend 3 grandes étapes : la production du document, l’utilisation de celui-ci et sa conservation. Le sort final du document est décidé en fonction de son importance.