L’archivage physique des documents requiert une préparation minutieuse. Cet article aborde essentiellement quatre aspects. Il sera d’abord question du processus de préparation initiale des documents avant l’archivage. Faut-il les numériser ou agréger certains documents similaires ? Ensuite, comment assurer la conservation optimale des archives pour garantir leur longévité ? Comment se prépare-t-on en vue d’un éventuel audit ? Et finalement, quelle est la meilleure façon de préparer des documents pour un archivage sécurisé ? Un voyage instructif au cœur de l’archivage attend le lecteur, promettant d’équiper chacun des outils nécessaires pour cette tâche cruciale.
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10 avantages inattendus de l’archivage de documents pour une entreprise
Alors que de nombreuses entreprises considèrent l’archivage de documents comme une simple tâche administrative, il existe en réalité de nombreux avantages inattendus à adopter cette pratique. Dans cet article, nous explorerons 10 avantages notables de l’archivage de documents pour une entreprise.
7 étapes clés pour réussir son archivage en entreprise
La gestion efficace des documents et des données est cruciale pour le succès de toute entreprise. L’archivage en entreprise est une composante essentielle de cette gestion, mais il est souvent sous-estimé. Dans cet article, nous allons explorer les meilleures pratiques pour réussir l’archivage en entreprise et comment vous pouvez optimiser cette stratégie pour améliorer la visibilité de votre entreprise en ligne.
Définition : Liasse
La liasse est une unité matérielle qui est prise en compte dans le conditionnement des archives papier.
Quels sont les enjeux de l’archivage ?
Toute entreprise doit accorder de l’importance à l’archivage de ses documents. C’est une obligation légale de conserver les papiers qui circulent au jour le jour dans le cadre des activités de son entreprise. Il est surtout bon d’y penser afin de se démarquer et évoluer dans un environnement concurrentiel, les enjeux de l’archivage des documents étant nombreux.
Archivage papier en entreprise : suivez le guide !
Les actes à poser pour archiver les documents papier en entreprise sont soumis à une réglementation stricte et précise. Quel que soit le domaine d’activité, le processus s’impose. Suivez le guide pour tout savoir de l’archivage papier en entreprise.
Définition : Rayonnage des archives
Le rayonnage est un élément de conservation des archives constitué de plusieurs étagères en métal très solides. Il permet le rangement efficace de toutes les archives de l’entreprise. Les rayonnages sont pensés pour configurer la zone d’archivage et garantir une conservation en toute sécurité des documents administratifs, même les plus sensibles.
Archivage de documents : les 5 questions à se poser
L’archivage de documents est une démarche qui permet de pérenniser votre patrimoine documentaire. C’est aussi une solution qui facilite l’exploitation des documents dans la conduite courante de l’activité de votre entreprise. Avant de mettre en place un plan d’archivage de vos documents, voici 5 questions que vous devez vous poser.
Définition : Sort final
Le sort final fait référence à la destination d’un document à l’expiration de son délai d’utilité administrative. En d’autres termes, il s’agit de ce qu’advienne un document après avoir bouclé son cycle de vie qui comprend 3 grandes étapes : la production du document, l’utilisation de celui-ci et sa conservation. Le sort final du document est décidé en fonction de son importance.
Définition : Inventaire d’archives
Un inventaire d’archive est un outil qui permet de décrire les archives afin de les communiquer idéalement au public. Son exploitation aide également les chercheurs à trouver rapidement les documents dont ils ont besoin.