Tous les articles par David Bost

Quels sont les enjeux de l’archivage ?

Toute entreprise doit accorder de l’importance à l’archivage de ses documents. C’est une obligation légale de conserver les papiers qui circulent au jour le jour dans le cadre des activités de son entreprise. Il est surtout bon d’y penser afin de se démarquer et évoluer dans un environnement concurrentiel, les enjeux de l’archivage des documents étant nombreux.

Définition : Rayonnage des archives

Le rayonnage est un élément de conservation des archives constitué de plusieurs étagères en métal très solides. Il permet le rangement efficace de toutes les archives de l’entreprise. Les rayonnages sont pensés pour configurer la zone d’archivage et garantir une conservation en toute sécurité des documents administratifs, même les plus sensibles.

Définition : Sort final

Le sort final fait référence à la destination d’un document à l’expiration de son délai d’utilité administrative. En d’autres termes, il s’agit de ce qu’advienne un document après avoir bouclé son cycle de vie qui comprend 3 grandes étapes : la production du document, l’utilisation de celui-ci et sa conservation. Le sort final du document est décidé en fonction de son importance.

Définition : Dépôt légal

Le dépôt légal permet de collecter, de conserver et de consulter les documents de toute nature dans le but de constituer une collection de référence. C’est un élément important de la mémoire collective d’un pays.

Définition : Récolement des archives

Le récolement des archives est une pratique archivistique qui consiste à poser plusieurs actes. En effet, dans le cadre de cette démarche, les documents doivent être triés, classés, ordonnés et vérifiés en termes de valeur et pertinence. A l’issue du récolement, les documents doublons sont jetés et les plus importants sont idéalement répertoriés. Cette opération est réalisée par des archivistes ou des personnes compétentes. A l’issue de celle-ci, un fonds d’archives peut être mis à jour et être en conformité avec la loi selon l’organisation de l’organisme.