Archives documents d’entreprise

Stockage de vos archives physiques : quels sont les enjeux ?

Les archives physiques sont les documents tangibles produits ou reçus par une entreprise. Nécessaires au bon fonctionnement de son activité, les documents d’archives d’une entreprise doivent obligatoirement faire l’objet d’une conservation. Qu’ils soient utilisés couramment ou ponctuellement, les documents d’archives doivent donc être conservés pour pouvoir être consultés à tout moment. Leur archivage physique nécessite donc un espace de stockage mais aussi demande des ressources en personnel et en matériel pour être gérer efficacement. Zoom sur les différents enjeux du stockage et de sa gestion par le Records Management.


DEVIS ARCHIVAGE


Qu’est-ce que le stockage physique des archives ?

Dès lors que les entreprises se trouvent dans l’obligation d’archiver leurs documents d’entreprise selon la réglementation en matière de durée légale de conservation, se pose le problème du stockage des archives physiques. La plupart d’entre elles, ne disposant pas de local pour entreposer et stocker leurs archives, ont recours à une société d’archivage pouvant leur proposer une solution logistique globale, comprenant généralement :

  • Un inventaire avec un tri et classement des documents à archiver
  • Un reconditionnement des archives si nécessaire
  • Un stockage des archives dans des entrepôts sécurisés et à l’abri de tout risque de dégradation, perte ou divulgation de données sensibles et confidentielles
  • Une gestion des archives selon la politique d’archivage clairement définie et mise en œuvre en toute rigueur
  • Une destruction à la demande, voir même pour certain semi automatisé des documents inutiles ou ayant des dates de conservation expirées
  • Une accessibilité et mise à disposition des documents constituant le fonds des archives ainsi géré par la société de tiers-archivage

On comprend aisément que l’archivage des documents ne se réduit pas au stockage des archives ni à la sauvegarde des données sensibles de l’entreprise. Bien au contraire son champ d’application s’étend au-delà de la logistique et renvoie davantage la mise en application d’une méthodologie de classement et d’archivage à définir selon chaque processus métier de l’archivage susceptible de répondre aux besoins de chaque client. L’idéal étant de proposer un stockage des archives (quels que soient leurs types et supports) dans les meilleures conditions possibles de conservation grâce en partie à :

  • L’inventaire des documents débouchant sur un classement plus adapté aux exigences du client
  • Le conditionnement des archives dans des conteneurs permettant un stockage optimal (température, hygrométrie, intensité lumineuse…)
  • L’archivage, dans le but d’exploiter et de rendre accessibles les documents dans le temps

Quelle gestion pour quels enjeux ?

Que les documents d’entreprises soient des archives courantes, intermédiaires ou définitives, au regard de la législation en matière de conservation des archives d’entreprise comme des impératifs spécifiques d’une entreprise à remplir dans le cadre de son activité et son développement économique (rentabilité, notoriété…), l’archivage constitue de véritables enjeux à saisir.

Toute démarche globale de gestion des archives rend compte in fine d’une multiplicité d’enjeux à relever pour les entreprises qui souhaitent se démarquer et évoluer dans un environnement concurrentiel. Sachant qu’une stratégie efficace d’archivage des documents d’entreprise dépend de deux variables essentielles : le temps et l’accessibilité. Quant au choix des outils nécessaires et indispensables à cette efficacité recherchée, ils vont dépendre d’une part du temps pour chaque entreprise de se mettre en conformité vis-à-vis de la réglementation pour être très vite en mesure de maîtriser une gouvernance des données des plus optimales, et d’autre part, de pouvoir tirer profit d’une gestion des archives des plus efficaces.

Grâce à la mise en place d’une gestion des archives (records Management) dûment réfléchie et adaptée aux besoins réels en archivage, il devient possible de répondre avec fiabilité et crédibilité à la question : quelle gestion pour quels enjeux ? Que ces derniers soient juridiques, financiers, technologiques ou historiques, ils répondent tous à une même exigence : gérer les archives de la meilleure façon qui soit. En effet, un archivage réussi doit en quelque sorte permettre :

  • Une justification des droits et obligations (être en mesure de produire des preuves en cas de contestation ou de défenses de ses droits et intérêts)
  • Une meilleure gestion de l’information stockée et archivée afin de les préserver, de les rendre accessibles et ainsi de disposer des données utiles à l’activité de l’entreprise
  • Une parfaite préservation et conservation du patrimoine de l’entreprise

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Comment archiver vos documents professionnels ?

Voici quelques conseils pour archiver tous vos documents professionnels de manière sûre et efficace. Sachant que le classement, la conservation et l’archivage nécessitent de la rigueur et de l’organisation.


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Archiver est une question de méthode

La gestion des archives professionnelles nécessite une méthode éprouvée dont le but n’est pas uniquement de retrouver aisément les documents recherchés, mais surtout de s’assurer que ces derniers ne soient pas détériorés et que leur intégrité et leur confidentialité soient ainsi soit ainsi durablement conservées.

Pour cela, Arcalys propose une méthodologie reposant en 4 étapes-clés correspondant au cycle de vie de chaque archive professionnelle :

  1. Identifier et authentifier documents
  2. Stocker les archives ainsi constituées
  3. Conserver et pouvoir à tout moment consulter les documents archivés
  4. Éliminer les documents inutiles et archiver définitivement les documents constituant le patrimoine et la mémoire de l’entreprise

Prendre le temps nécessaire, pour ne plus perdre votre temps…

La première étape de l’archivage, dédiée à l’identification, l’authentification, conduisant au classement indispensable pour une conservation des archives dans les meilleures conditions par la suite, est une phase capitale qui peut vite s’avérer chronophage, si vous manquez de méthode et d’organisation. Le traitement, le classement ainsi que le rangement des documents deviennent des tâches rapides et efficaces, si vous prenez le temps de bien trier et de classer chaque document selon sa nature : courrier, facture et autres papiers administratifs ou de gestion comptable, sociale et fiscale…

Prenez soin de bien respecter les durées légales de conservation. Bien les connaître, vous facilitera grandement la tâche. Le bon classement en dépend.

Archiver les documents professionnels, n’est pas stocker !

Archiver les documents professionnels

Rien ne sert d’empiler les documents les uns sur les autres sans procéder à leur classement et leur archivage et ainsi faire face sereinement à toutes ses obligations légales et d’être en mesure à tout moment de faire valoir ses droits et se protéger juridiquement.

Arcalys propose un accompagnement personnalisé débutant par un audit reposant sur l’évaluation sur site des documents existants et l’établissement en conséquence d’un plan d’archivage adapté aux besoins spécifiques à chaque service en gestion d’archives.

Le plan d’archive comprend :

  • Le recensement des familles de documents à gérer
  • L’évaluation des volumes à traiter à partir des annuels de progression
  • La détermination des durées de conservation légales pour chaque type de document à archiver
  • L’évaluation des fréquences de consultations actuelles et futures, afin de garantir une accessibilité des plus fiables des archives

Quant aux moyens humains et la logistique nécessaire pour assurer une gestion efficace sont aussi à considérer et à optimiser de manière à envisager durablement des réductions de coûts de gestion et de fonctionnement.

Les éléments indispensables au classement et rangement de vos documents professionnels

Boites d'archives de documents professionnels

Le classement et l’archivage de vos documents professionnels demandent que vous disposiez de fournitures et d’équipements dédiés à l’archivage, tels que :

  • Les classeurs
  • Les pochettes et chemises et autres protègent documents
  • Les boîtes de rangement et caisses d’archives ou dossiers suspendus
  • Les reliures et autres plastifications
  • Les étagères et autres meubles de stockage et de rangement

L’important étant de pouvoir facilement ranger les documents en les classant à l’aide d’un code d’identification ou de numérotation, servant à retrouver et accéder aisément aux documents recherchés.

N’oubliez pas d’archiver vos documents de manière régulière ; ainsi, vous gagnerez du temps et l’archivage sera d’autant plus facile qu’il sera entrepris sans plus attendre.

Conserver sous forme papier ou numériser les archives ?

La conservation des archives professionnelles est une obligation à respecter selon la réglementation en vigueur. Au-delà de la contrainte, l’archivage comporte des avantages et des enjeux d’ordre juridique et économique. Une archive conservée doit être accessible et consultable. Les archives papiers restent le support de conservation le plus confortable pour être consulté, bien que la numérisation présente aussi des avantages en terme de gain de place, de facilité de recherche par mots clés, référence ou numérotation.

Pensez aussi à l’externalisation des documents professionnels

La gestion en externe d’une partie ou de la totalité de vos documents professionnels par une société de tiers-archivage est également une solution à prendre en considération. Surtout, si vous ne disposez pas de local ou de personnel suffisamment compétent pour garantir une gestion et une conservation des archives en toute sécurité et de manière pérenne. À ce titre, il est préférable pour vous de bénéficier des solutions proposées par Arcalys en matière d’expertise professionnelle sur la gestion et l’externalisation des archives. Ainsi, il vous sera possible d’optimiser vos coûts et vos ressources, pour vous consacrer pleinement et en toute sérénité à votre activité.

By Chris McKenna (Thryduulf) (Own work) [CC BY-SA 3.0], via Wikimedia Commons

 


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Archivage en entreprise, pourquoi faut-il mettre en place une politique d’archivage ?

Une bonne gestion des archives est nécessaire et vitale pour la survie économique des entreprises. C’est pourquoi, celles-ci doivent mettre en place une politique de gestion des archives adaptée à leurs besoins, sachant qu’il existe autant de techniques d’archivage qu’il y a de modes d’organisation propre à chaque entreprise. Hormis les obligations légales à respecter, les entreprises ont tout intérêt de privilégier une procédure d’archivage permettant une restitution de documents optimale

Archivage des documents sensibles et/ou confidentiels, comment s’y prendre ?

Les documents d’archives d’une entreprise constituent sa mémoire et son patrimoine économique à préserver précieusement. Certaines données conservées revêtent même une importance vitale pour l’entreprise, car elles ont une valeur économique et stratégique. Ce sont des données sensibles qu’il serait fort dommageable de perdre ou laisser divulguer. Avec l’augmentation du volume d’archives à conserver, de plus en plus d’entreprises sont confrontées à des menaces de divulgation, d’usages non autorisés, de perte ou de dégradation accidentelle. Ces risques ne sont pas à prendre à la légère, surtout s’ils ont une incidence grave sur l’activité de l’entreprise et s’ils ne sont pas toujours couverts par les assurances. Voici donc quelques conseils pour mieux protéger les données sensibles et/ou confidentielles.

Archivage de documents : archiver n’est pas stocker !

Une entreprise, quelle qu’elle soit, doit être en mesure d’accéder rapidement à toute information indispensable à son activité. Elle doit aussi être en mesure de prouver son bon droit lors d’un éventuel conflit juridique. Plus qu’un besoin, c’est une obligation légale. Se pose alors la question : comment créer un système d’archivage performant ? Les meilleurs résultats ont lieu lorsque les responsables s’interrogent sur les besoins de leur entreprise en arrivant à faire la distinction entre stockage et archivage.

Cycle de vie d’une archive papier, de l’entreprise à sa destruction

Le concept de cycle de vie d’un document (ou Records life-cycle en anglais) analyse toutes les étapes de la création d’un document à sa destruction ou classement mémoriel. Le cycle de vie comprend 3 grandes étapes : la production du document, son utilisation et sa conservation / mise à disposition. Il n’existe pas de consensus sur le Record life-cycle, les étapes proposées étant quelque peu différentes selon le point de vue.