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Pourquoi certaines entreprises ont-elles intérêt à externaliser leurs archives ?

L’externalisation des archives est aujourd’hui une tendance qui se développe nettement au sein des entreprises tant privées que publiques.


DEVIS ARCHIVAGE


Externaliser leurs archives au format papier et/ou électronique devient chose courante et souvent indispensable. Les nouvelles législations et les normes réglementaires concernant la gestion des archives et l’archivage des données électroniques tendent à rendre la prise en charge interne de l’archivage de plus en plus difficile. Au point qu’il est possible de dire qu’externaliser ses archives est avantageux et économique ! Dans ces conditions, externaliser ses archives auprès d’un tiers-archiveur permet en effet de gagner de la place tout en dégageant du temps et des ressources pour développer l’activité et la productivité indispensable au développement de l’entreprise et se concentrer sur son cœur de métier.

Archiver en interne immobilise des ressources et accroit les risques

Archiver en interne représente un coût si le personnel, les compétences et l’espace manquent à l’appel. Malgré les progrès considérables dans la technologie de l’information entraînant une évolution constante des solutions de numérisation des documents, l’archivage physique reste plus que jamais d’actualité et représente une solution plus économique et plus souple qu’on ne le croit. La méconnaissance de l’archivage des documents physiques suscite même de faux dilemmes au sein de certaines entreprises, qu’une bonne information pourrait lever facilement.  Confier ses archives à un prestataire spécialisé peut même être plus économique que de tenir à les gérer au sein de l’entreprise, avec les moyens du bord. De ce point de vue, contrairement à certaines idées reçues, l’externalisation de l’archivage n’est pas limitée aux « entreprises de grande taille ». Toutes les sociétés générant un minimum d’archives doivent se poser la question de l’espace mobilisé et des compétences requises, dans le respect de la réglementation, parfois changeante.

Quelques questions à se poser : dans le cas précis de mon entreprise, ai-je intérêt à externaliser mes archives ? Combien me coutera l’archivage de mes documents d’entreprise ? Ai-je tous les éléments chiffrés pour faire mes calculs et décider en connaissance de cause ?

L’externalisation, une politique cohérente qui a ses avantages

Au sein des entreprises où l’archivage n’est pas vraiment maîtrisé, l’externalisation des archives va s’imposer pour déléguer tous les aspects du cycle de vie d’un document. N’ayant ni les ressources, ni le temps à consacrer à l’archivage, ces entreprises doivent envisager de recourir à des sociétés spécialisées dans l’archivage de documents, les tiers-archiveurs. C’est dans leur plus grand intérêt. En externalisant leurs archives, ces sociétés :

Suite à la normalisation de l’Afnor en 1999 – avec la norme Z42-013 –, la loi du 13 mars 2000 sur la signature électronique, l’archivage a pris un élan supplémentaire. La capacité d’authentifier et de sauvegarder des documents sur des médias non-réinscriptibles constitue un facteur de plus en faveur l’externalisation des documents.

Bien sûr externaliser des archives par un prestataire tiers représente un coût. Mais il est à mettre en regard des risques que constituent tous les manquements aux obligations réglementaires. La bonne réponse consiste donc à mettre en place une politique d’externalisation cohérente.

Une bonne politique d’externalisation commence par le choix du prestataire compétent et adapté à votre organisation

L’externalisation des archives n’est pas une démarche à prendre à la légère. Il convient d’être bien conseillé pour garantir la réussite du projet. Il est très important de prendre une décision après avoir bien analysé au préalable tous les besoins en archivage de la société. Un travail de réflexion et d’organisation s’impose pour mettre en œuvre une politique d’archivage adaptée à la production de documents, mais aussi une attention pour choisir le prestataire compétent :

  • Il faut s’assurer de garantir un niveau de sécurité des documents le plus élevé
  • S’assurer de la motivation du prestataire: c’est un argument souvent négligé et assez  « subjectif » mais très important car il vous permet d’éviter de n’être pas qu’un numéro parmi d’autres. La taille et la notoriété de la société d’archivage ont leur importance, mais ne sont pas toujours les meilleurs critères. Client d’une société d’archivage de premier plan,  vous pourriez tout aussi bien ne pas « peser beaucoup » face à d’autres clients de taille bien supérieure à celle de votre entreprise. Choisir un prestataire à taille humaine, comprenant bien vos besoins, mais aussi vos moyens, est parfois bien plus avantageux que de côtoyer les sociétés du CAC 40 !

Bien entendu, la problématique d’archivage est différente pour chaque entreprise, selon la nature de son activité, les types de documents à archiver et la durée légale d’archivage propre à chaque document.

Se faire conseiller pour passer outre les freins « psychologiques » de confier ses archives

Certaines entreprises ont des craintes à confier leurs archives à des tiers. Tel est le cas de la confidentialité qui revient parfois dans la liste des freins à l’externalisation des archives. Il va de soi que tout archiviste se doit d’être sensible à la confidentialité des données. Outre la déontologie dont doit faire preuve un archiviste, il existe des règles de nature à protéger la confidentialité des documents, et ce, jusqu’à leur destruction en fin de vie.   D’autres freins sont connus comme l’idée que l’externalisation des archives serait couteuse (à vérifier par un simple devis !) ou encore qu’il faudrait archiver ses documents à proximité de son entreprise afin de pouvoir rapidement les récupérer en cas de besoin. Il va de soit qu’une numérisation du document sur simple répète sera toujours plus rapide que la proximité d’un entrepôt ! D’autres freins existent. La solution étant de demander conseil à au prestataire à qui l’n envisage de confier ses archives, un bon moyen de vérifier s’il peut vous convaincre et s’il dispose de la solution qui convient effectivement à votre problématique d’archivage et à votre entreprise !


Pour aller plus loin, lire notre article :
Comment choisir une entreprise d’archivage ?

Consulter la rubrique :
Pourquoi externaliser les archives ?


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