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L’archivage de documents d’entreprise pour les nuls

Dans le domaine des entreprises et quelle que soit sa forme ou son activité, l’archivage désigne en tout ou partie des techniques et moyens employés pour ranger, trier, classer et sécurité les documents d’entreprise. L’archivage répond à des règles et permet par conséquent de retrouver facilement un document archivé. Voyons comment la mise en œuvre d’une démarche globale de gestion des archives s’inscrit au préalable dans une politique d’archivage de l’entreprise.


DEVIS ARCHIVAGE


Une gestion étape par étape

L’archivage de documents d’entreprise repose sur une méthodologie visant à traiter les documents (depuis leur création jusqu’à leur élimination), à choisir le bon support d’archivage (archives physiques ou archives numériques) ainsi qu’à garantir une traçabilité efficace et fiable des archives d’entreprise afin de les conserver dans les conserver dans les meilleures conditions et en toute sécurité.

L’archivage nécessite une gestion étape par étape. C’est une activité à part entière qui demande de l’organisation et des compétences et expertises professionnelles dans le traitement et la conservation des archives. C’est pourquoi, elle est encadrée par une réglementation et correspond à une procédure qui peut s’avérer complexe voir même insurmontable si les règles et les bonnes pratiques ne sont pas respectées, tant sur le plan classement que de la conservation par la suite.

Le stockage et l’archivage, quelle différence ?

Il faut bien avoir à l’esprit la distinction entre le stockage et l’archivage des documents, nonobstant le fait que les deux peuvent coexister au sein d’une même organisation, l’archivage venant en quelque sorte compléter le stockage, au sein d’une même entreprise.

Stockage de documents
L’archivage n’est pas le stockage (ici anarchique) des documents

 

Si le stockage est une dimension stratégique qu’il importe à l’entreprise de remplir pleinement (choix du local, des infrastructures et autres moyens techniques nécessaire pour recevoir les archives et les stocker dans de bonnes conditions), en revanche le besoin de partager les documents et de les rendre par conséquent accessible tout en préservant leur intégrité physique reste aussi une priorité. Qui plus est, si l’archivage demeure une procédure indispensable à la survie et au bon fonctionnement de l’entreprise.

Qu’est-ce qu’un bon classement de documents d’entreprise ?

Pour bien classer les documents, il existe une méthodologie qu’il convient de suivre avec un minimum de rigueur. La bonne gestion de l’entreprise dépend précisément du classement des documents d’archives. Ce dernier permet non seulement un gain de temps, mais aussi d’éviter par là même tout risque de perte de documents. Grâce au classement des documents, il est donc possible de faire des économies tout en préservant durablement le patrimoine documentaire de l’entreprise.

 Parmi les documents à classer, il existe de manière générale 5 grandes familles de documents comptables qu’il convient de prendre en compte dans la phase de classement, à savoir donc les documents comptables propres :

  1. Aux clients
  2. Aux fournisseurs
  3. Au personnel de l’entreprise
  4. À l’administration fiscale
  5. À la banque et la caisse

Comment procéder ?

Il existe deux manières de classer les documents, soit par ordre chronologique, soit par ordre alphabétique. Le choix en définitive s’opère naturellement et selon la famille dont appartient les documents comptables à classer.

Exemple pratique : le classement chronologique convient davantage aux factures (numérotation des factures à respecter), alors que les documents destinés aux fournisseurs sont classés plutôt par ordre alphabétique.

Quant au conditionnement des documents archivés, il est vivement recommandé de les ranger et les classer dans des classeurs ou des boites d’archive.

Boite d'archive rouge

Ainsi conditionnés au mieux, les documents sont accessibles mais aussi conservés en toute sécurité et confidentialité (le cas des documents sensibles consultables que par les membres du personnel).

Coffre-fort archives sensibles
Image Arcalys – Coffre-fort pour archives sensibles

Le fait de classer les archives permet également d’en assurer par conséquent leur parfaite traçabilité. C’est aussi l’occasion de faire un inventaire complet des documents existants et d’évaluer leur état de conservation.

Stockage des archives
Stockage des archives Arcalys

Optez pour l’externalisation de vos documents d’entreprise

Il s’avère intéressant dans certains cas de faire le choix de l’externalisation d’une partie ou de l’ensemble de vos documents d’entreprise. Les critères qui poussent les dirigeants à les confier à une société de tiers-archivage sont principalement :

  • L’envie pour l’entreprise de se concentrer davantage sur son cœur de métier pour faire plus de rentabilité
  • Palier efficacement et économiquement au manque de temps et/ou de compétences internes nécessaires pour gérer durablement l’archivage des documents d’archives
  • Répondre de matière pragmatique à la complexité des métiers de l’archivage au regard d’une réglementation à respecter et qui ne cesse d’évoluer au fil des années d’activités de l’entreprise
  • Disposer à moindre coût à des locaux, dispositifs de gestion, méthodologies et outils spécifiquement dédiés à l’archivage et permettant une conservation et accessibilité des documents en toute sécurité et sérénité

Réticences et freins à l’externalisation des archives

Bien sûr, les raisons évoquées n’effacent pas totalement les freins au choix décisif de l’externalisation pris par les chefs d’entreprise. Leurs hésitations surviennent en grande partie en raison d’une perception des limites et des risques possibles qu’apporterait l’externalisation de leurs documents d’entreprise. Certains décideurs peuvent avoir un sentiment de dépendance avec un prestataire externe.

Cette perception, ne résiste pas longtemps à l’épreuve de la réalité. Lorsqu’un chef d’entreprise a fait son choix d’externaliser tout ou partie de ses archives, il est bien rare qu’il le regrette. Sur la base de notre expérience, le constat est plutôt le suivant :

« Mais pourquoi n’a-t-on pas externalisé nos archives plus tôt ? Cela nous aurait fait gagner un temps précieux sans compter les ressources que nous avons mobilisées pour un résultat contestable ! »

Eh oui, l’archivage est un métier. Cela tombe bien, c’est le nôtre !

N’hésitez pas à demander un devis, vous serez certainement très surpris du résultat.


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