Les archives physiques sont l’ensemble des documents tangibles produits et reçus par l’entreprise durant son activité. Elles doivent être conservées pendant un certain délai afin qu’elles puissent être présentées à titre de preuve et pour établir l’existence d’un droit ou d’une obligation.
Qu’est-ce qu’une archive physique, selon la réglementation ?
L’archivage des documents d’une entreprise est une obligation légale. Les archives sont définies selon la loi (n°79-18 – 3 janvier 1979) comme « l’ensemble des documents, quelle que soit leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité ».
Aussi, le décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 distingue 3 types d’archives physiques :
- Les archives courantes qui concernent l’ensemble des documents relatifs aux affaires dites courantes
- Les archives intermédiaires qui ne sont plus courantes, mais restent tout de même consultables de manière ponctuelle. C’est pourquoi, elles doivent être conservées selon leur durée légale de conservation spécifique. Après avoir satisfait aux obligations légales, ces archives peuvent être détruites
- Les archives définitives sont des documents conservés de manière définitive, c’est à dire sans limitation de durée. Ce dernier type d’archive concerne donc la conservation du patrimoine et de l’histoire de l’entreprise
Conseils et solutions en archivage
De la prise en charge des archives physiques à leur conservation sécurisée, les sociétés spécialisées dans la gestion des archives proposent à leurs clients des solutions sur mesure. Arcalys conçoit et met en place un système d’archivage dont la priorité est de gérer les documents d’archives à moindre coût dans le respect des obligations légales et avec une sécurité maximale des documents. En pratique, la politique d’archivage ainsi mis en œuvre s’organise autour de trois éléments clés, à savoir :
- Le plan de classement
- Le plan de gestion
- L’archivage de qualité (garantir une conservation des archives physiques optimale)
La gestion des archives physiques est une obligation légale que les entreprises doivent respecter. Pour éviter un surcoût de gestion, il s’avère nécessaire de réaliser au préalable une analyse précise des besoins en archivage. Il convient également de bien définir, classer et conserver les documents d’entreprise dont la perte ou la détérioration aurait des répercussions désastreuses sur la pérennité de l’entreprise.
Qu’elles sont les différences entre les archives physiques et les archives numériques ?
Tout document, dès lors qu’il a été produit par une personne dans le cadre de son activité, doit par conséquent être considéré comme une archive. Les documents d’archives peuvent être de divers types selon le support : documents papiers ou documents numériques (données électroniques sauvegardées et stockées sur un disque dur par exemple).
Les archives numériques sont de plus en plus utilisées. En effet, l’avènement du numérique au sein des entreprises et le développant croissant des applications dans la gestion administrative de leur activité ont pour conséquence :
- La baisse des impressions des documents d’entreprises en version papier
- Une augmentation massive de l’utilisation de la messagerie électronique servant à stocker, diffuser et rechercher des documents
- L’utilisation de logiciels spécifiques à la gestion des archives et permettant le stockage des documents d’archives
- La dématérialisation des documents pour réduire les surfaces de stockage des archives physiques et redéployer en contrepartie les espaces de travail pour accroître la productivité
- Une évolution de la notion de « preuve juridique » et ses champs d’application dans le domaine de l’authentification des documents par la signature électronique
Comme les archives physiques, les archives numériques obéissent aussi à un cycle de vie. L’ensemble des documents électroniques sont archivés dès lors qu’ils sont créés, validés et authentifiés.
Les différences résident dans leurs divers aspects. Les documents numériques sont immatériels. En effet, c’est un document virtuel : le document numérique a besoin d’un dispositif technique pour s’afficher (un écran). L’information sur support numérique est plus flexible, modulable (Possibilité de lecture multi-fenêtrage, tailles des caractères pour les mal voyants, lecture du texte en synthèse vocale…). Les avantages à employer ce type de support résident notamment dans le développement d’applications et technologies permettant des volumes de stockage volumineux. Aussi, la recherche d’information, son traitement à des fins multiples ainsi que la rapidité d’accès sont les particularités des documents numériques qui favorisent leurs usages et leur archivage.
Pour autant, malgré toutes les démarches de recourir à la dématérialisation des documents, aussi bien des administrations publiques que des entreprises privées, force est de constater que les archives physiques sont toujours très présentes.
Lire cet article pour en savoir plus : Pourquoi l’archivage physique reste-t-il d’actualité ?
Conclusion : conserver les archives physiques dans de bonnes conditions
Bien comprendre ce qu’est une archive physique est donc un préalable nécessaire et indispensable pour concevoir et mettre en œuvre une politique d’archivage aboutie et efficiente. Cela permet de bien délimiter le cadre des missions de traitement des documents archivés selon leur type et leur mode de gestion en interne comme en externe.
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