Une entreprise, quelle qu’elle soit, doit être en mesure d’accéder rapidement à toute information indispensable à son activité. Elle doit aussi être en mesure de prouver son bon droit lors d’un éventuel conflit juridique. Plus qu’un besoin, c’est une obligation légale. Se pose alors la question : comment créer un système d’archivage performant ? Les meilleurs résultats ont lieu lorsque les responsables s’interrogent sur les besoins de leur entreprise en arrivant à faire la distinction entre stockage et archivage.
Quel archivage pour son organisation ?
« Bien archiver » n’est pas « tout archiver »
Avant de se lancer, les dirigeants d’une organisation doivent être en mesure de déterminer quels documents doivent être archivés. Car « bien archiver » n’est pas « tout archiver ». Il est également important de s’interroger sur le support de conservation (papier, électronique ou solution hybride) et la façon d’assurer la sécurité et la pérennité des données. La politique relative à la numérisation doit elle aussi être anticipée. Il est par exemple parfaitement inutile de créer un format numérique de tous les documents. Les décideurs doivent enfin planifier l’exploitation des informations sauvegardées, notamment le nombre de personnes pouvant les consulter.
Stocker n’est pas archiver
Le volume de données produit en entreprise a explosé ces dernières années. Cela s’explique notamment par la multiplication des documents électroniques qui viennent s’ajouter aux archives papier. Se pose logiquement le problème de la conservation de ces informations. Suffit-il de les stocker dans des armoires et autres baies de stockage plus ou moins sécurisées ? La réponse est non. Ce type de démarche est tout juste bon à répondre aux contraintes réglementaires mais montre rapidement ses limites. L’organisation doit aller plus loin et organiser l’archivage de ses documents.
Cela commence par un audit documentaire et la création d’une politique d’archivage qui doit spécifier quels documents seront conservés et quel sera le cycle de vie de ces mêmes documents (notamment les durées de conservation en fonction de la législation) et leur sort final (destruction ou placement aux archives définitives). Les modalités d’accès aux documents doivent également être réglées en amont pour assurer leur sécurité.
Pour que la politique d’archivage mise en place soit une réussite, la structure doit être en mesure de gérer à la fois l’archivage des documents physiques dans des entrepôts dédiés et celui des documents numériques sur des serveurs sécurisés. L’anticipation du transfert de ces archives est une donnée à ne pas négliger : l’entreprise doit dans l’idéal prévoir des véhicules sécurises (documents papier) et des réseaux suffisamment bien dimensionnés (documents numériques). Si les deux types d’archivage sont régulièrement évoqués, c’est parce que beaucoup d’entreprises choisissent une solution hybride en faisant coexister archives physiques et numériques.
Archivage interne ou recours à un prestataire extérieur ?
Beaucoup d’entreprises font aujourd’hui le choix de confier leur archivage à un tiers archiveur. Les raisons sont multiples. D’une part cela décharge les employés d’une tâche chronophage et leur permet de se recentrer sur leur cœur de métier. Cela libère également de la place dans les locaux de l’entreprise ou évite d’avoir un gérer un entrepôt externe. Plus important encore, les archives sont souvent mieux gérées lorsqu’elles sont confiées à un spécialiste (et non simplement stockées) qui a de plus une obligation de résultats envers son client.
Le tiers-archiveur accueille les documents dans des locaux prévus à cet effet qui ont un taux d’humidité, une température et un rayonnement parfaits pour la conservation des documents papier sur le long terme. Ils sont de plus protégés des intempéries et autres dégradations contrairement aux locaux d’une entreprise.
Le prestataire se charge de l’archivage des documents et de leur indexation pour les retrouver facilement. L’une des principales préoccupations des entreprises est de pouvoir accéder rapidement à ces archives intermédiaires en cas de besoin. Pour répondre à cette problématique, les tiers archiveurs se chargent de numériser les documents demandés et de les envoyer sous format électronique aux clients. Une migration des archives physiques vers des archives électroniques est aussi une option envisageable.
Les consultants archivistes travaillent en collaboration avec les clients et juristes pour déterminer les dates de destruction des archives. Ils peuvent également faire le lien avec les informaticiens pour créer un système d’archivage électronique.
Pour en savoir, plus, lire notre article : Pourquoi externaliser ses archives est avantageux et économique ?
Le records management
Selon le records management, un archivage performant passe par l’identification des documents clés, leur pérennité (selon le niveau de risque) et leur gestion / exploitation durant leur cycle de vie. Cette méthodologie précise également les éléments que doit comporter la phase d’analyse préalable à la construction du système d’archivage :
- Audit de l’organisation documentaire de la structure : volume, support, producteurs, utilisateurs, etc.
- Identification des futures fonctions liées à l’archivage : indexation, conservation, numération, destruction, etc.
- Étude de la législation en vigueur : notamment en ce qui concerne la durée d’archivage des documents (variable selon leur type et importance) et les normes métier.
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