Un déménagement d’archives, ça ne s’improvise pas. De nombreuses contraintes et obligations liées à la réglementation à respecter ainsi qu’à la nature des documents à prendre en compte pour les archiver correctement (documents sensibles, confidentiels, archives définitives à conserver dans l’état…) font qu’un transfert de fonds d’archives nécessite une organisation et une préparation des archives. Au préalable, une réflexion visant à préparer les archives à un déménagement s’impose, surtout pour éviter par la suite, toute perte ou détérioration de documents d’archives.
Bonnes pratiques de l’archivage
Réussir son déménagement d’archives
Pour déménager vos archives en toute tranquillité, confiez cette tâche à une société expérimentée dans le domaine de la gestion des archives et de son optimisation. Elle vous garantira des services personnalisés et spécifiques au déménagement d’archives.
Comment bien conditionner les archives professionnelles ?
Lors d’un déménagement des archives, il est conseillé de bien préparer leur fonds à déplacer ainsi que d’assurer leur bon conditionnement, afin d’éviter toute perte ou détérioration possible des documents d’archives. Voici quelques conseils et bonnes pratiques sur le conditionnement des archives.
Déménagement de l’entreprise : profitez-en pour faire le ménage dans vos archives !
Vous souhaitez déménager vos archives à la suite d’une restructuration de vos bureaux, un changement d’adresse ou à des travaux de rénovation. C’est l’occasion de faire le point sur vos archives et de leur garantir une implantation dans le nouveau local, dans les meilleures conditions.
Comment réaliser un plan de classement efficace ?
La gestion d’un fonds d’archive nécessite une méthodologie précise et rigoureuse de classement que les spécialistes de l’archivage nomment : le plan de classement. Pour classer de manière efficace, un fonds et rendre ainsi accessible l’ensemble des documents archivés, il faut au préalable bien connaître le contexte de production : qui a produit les documents ? Comment ont-ils été produits ? Existe-t-il une logique de classement ? Sur quel plan de classement faut-il se baser ? Etc.
Aménager son propre local d’archives : solution idéale ou risque majeur ?
Afin de s’assurer de conserver dans les meilleures conditions leurs documents, de nombreux dirigeants d’entreprise envisagent d’aménager ou faire construire leur propre local d’archives.
Combien de temps dois-je conserver mes factures clients et fournisseurs ?
Toute facture délivrée par le client et reçue par une entreprise dans l’exercice de son activité doit être conservée pendant une durée légale. Période de conservation au cours de laquelle l’administration peut mener des contrôles.
Quelles sont les obligations à respecter pour conserver les factures ?
Il important pour l’entreprise de bien conserver ses factures afin d’être en mesure de les présenter lors d’un contrôle. Les factures d’achat justifiant d’un droit à déduction de la TVA, sont à conserver dans leur forme originale. Les factures de vente, quant à elles, peuvent être conservées en plus de leur forme originale, sur microfilm, ou bien être photocopiées ; dès lors qu’elles sont une juste et parfaite reproduction des originaux. Voici donc les principales questions à se poser pour conserver dans les règles les factures
Quelles sont les obligations à respecter pour conserver les factures ?
Il est important pour l’entreprise de bien conserver ses factures afin d’être en mesure de les présenter lors d’un contrôle. Les factures d’achat justifiant d’un droit à déduction de la TVA, sont à conserver dans leur forme originale. Les factures de vente, quant à elles, peuvent être conservées en plus de leur forme originale, sur microfilm, ou bien être photocopiées ; dès lors qu’elles sont une juste et parfaite reproduction des originaux. Voici donc les principales questions à se poser pour conserver dans les règles les factures
Pourquoi l’archivage physique reste-t-il d’actualité ?
Non, l’archivage physique n’est pas « has been ». Si l’archivage électronique se développe parallèlement à l’accroissement du volume de données à stocker, l’ère du tout numérique est loin d’être une réalité.