La gestion d’un fonds d’archive nécessite une méthodologie précise et rigoureuse de classement que les spécialistes de l’archivage nomment : le plan de classement. Pour classer de manière efficace, un fonds et rendre ainsi accessible l’ensemble des documents archivés, il faut au préalable bien connaître le contexte de production : qui a produit les documents ? Comment ont-ils été produits ? Existe-t-il une logique de classement ? Sur quel plan de classement faut-il se baser ? Etc.
Bonnes pratiques de l’archivage
Aménager son propre local d’archives : solution idéale ou risque majeur ?
Afin de s’assurer de conserver dans les meilleures conditions leurs documents, de nombreux dirigeants d’entreprise envisagent d’aménager ou faire construire leur propre local d’archives.
Combien de temps dois-je conserver mes factures clients et fournisseurs ?
Toute facture délivrée par le client et reçue par une entreprise dans l’exercice de son activité doit être conservée pendant une durée légale. Période de conservation au cours de laquelle l’administration peut mener des contrôles.
Quelles sont les obligations à respecter pour conserver les factures ?
Il important pour l’entreprise de bien conserver ses factures afin d’être en mesure de les présenter lors d’un contrôle. Les factures d’achat justifiant d’un droit à déduction de la TVA, sont à conserver dans leur forme originale. Les factures de vente, quant à elles, peuvent être conservées en plus de leur forme originale, sur microfilm, ou bien être photocopiées ; dès lors qu’elles sont une juste et parfaite reproduction des originaux. Voici donc les principales questions à se poser pour conserver dans les règles les factures
Quelles sont les obligations à respecter pour conserver les factures ?
Il est important pour l’entreprise de bien conserver ses factures afin d’être en mesure de les présenter lors d’un contrôle. Les factures d’achat justifiant d’un droit à déduction de la TVA, sont à conserver dans leur forme originale. Les factures de vente, quant à elles, peuvent être conservées en plus de leur forme originale, sur microfilm, ou bien être photocopiées ; dès lors qu’elles sont une juste et parfaite reproduction des originaux. Voici donc les principales questions à se poser pour conserver dans les règles les factures
Pourquoi l’archivage physique reste-t-il d’actualité ?
Non, l’archivage physique n’est pas « has been ». Si l’archivage électronique se développe parallèlement à l’accroissement du volume de données à stocker, l’ère du tout numérique est loin d’être une réalité.
Archivage en entreprise, pourquoi faut-il mettre en place une politique d’archivage ?
Une bonne gestion des archives est nécessaire et vitale pour la survie économique des entreprises. C’est pourquoi, celles-ci doivent mettre en place une politique de gestion des archives adaptée à leurs besoins, sachant qu’il existe autant de techniques d’archivage qu’il y a de modes d’organisation propre à chaque entreprise. Hormis les obligations légales à respecter, les entreprises ont tout intérêt de privilégier une procédure d’archivage permettant une restitution de documents optimale
Comment bien gérer les archives courantes et intermédiaires ?
L’archivage des documents est une nécessité vitale pour les entreprises. Il répond à des règles : une politique d’archivage structurée l’organise et le rend ainsi efficace. Le but de tout archivage étant de retrouver facilement et rapidement n’importe quel document archivé. La logique d’archivage s’articule autour de la durée de vie des archives ainsi que de leur nature.
Pourquoi l’utilisation d’un référentiel d’archivage est-il un préalable indispensable ?
Un référentiel d’archivage ou référentiel de conservation est en quelque sorte un guide des bonnes pratiques pour les entreprises souhaitant archiver leur document sans que cela devienne contre productif pour elles. Outil indispensable pour conserver et détruire sereinement tous les documents d’archives, le référentiel d’archivage assiste les entreprises non pas à faire le tri des documents à archiver, mais à les classer au bon endroit avec les bons attributs de gestion. Voyons donc ce qui caractérise et différencie le référentiel d’archivage d’un tableau de gestion d’archives.
Archivage des documents sensibles et/ou confidentiels, comment s’y prendre ?
Les documents d’archives d’une entreprise constituent sa mémoire et son patrimoine économique à préserver précieusement. Certaines données conservées revêtent même une importance vitale pour l’entreprise, car elles ont une valeur économique et stratégique. Ce sont des données sensibles qu’il serait fort dommageable de perdre ou laisser divulguer. Avec l’augmentation du volume d’archives à conserver, de plus en plus d’entreprises sont confrontées à des menaces de divulgation, d’usages non autorisés, de perte ou de dégradation accidentelle. Ces risques ne sont pas à prendre à la légère, surtout s’ils ont une incidence grave sur l’activité de l’entreprise et s’ils ne sont pas toujours couverts par les assurances. Voici donc quelques conseils pour mieux protéger les données sensibles et/ou confidentielles.