Pour une entreprise ayant une gestion d’archivage à conduire, il est capital pour elle de bien savoir quelle place occuperont les documents d’archives. Cette question se pose dès la création des archives afin que l’entreprise puisse être en mesure de prendre les bonnes décisions quant au sort final assigné aux documents archivés : conservés ou éliminés. Attardons-nous un instant sur les principales règles visant à bien classer les documents d’entreprise à archiver.
Quelles sont les bonnes procédures de classement des documents au sein de l’entreprise
Véritable atout de modernisation, la gestion des archives n’est plus à percevoir comme une contrainte, mais comme une opportunité à saisir, si l’entreprise recherche une plus grande efficacité et une meilleure productivité.
Tableau récapitulatif des procédures de classement des archives
Ce tableau décrit étape par étape chaque pratique utile à une gestion optimisée des archives.
| Étapes du Classement des Documents | Description des Bonnes Procédures |
|---|---|
| 1. Identification des Documents | – Définir une nomenclature standard pour les types de documents. |
| – Utiliser des codes ou des numéros uniques pour chaque document. | |
| – Établir des critères clairs pour catégoriser les documents. | |
| 2. Préparation des Documents | – Supprimer les éléments non pertinents ou obsolètes. |
| – Numéroter ou dater les documents pour une référence facile. | |
| – Attribuer des métadonnées pour faciliter la recherche ultérieure. | |
| 3. Choix de la Méthode de Classement | – Opter pour un classement alphabétique, numérique, ou thématique, en fonction des besoins de l’entreprise. |
| – Éviter les classements trop complexes pour faciliter l’accès. | |
| – Mettre en place une structure de classement logique et cohérente. | |
| 4. Stockage des Documents | – Utiliser des supports de stockage adaptés aux types de documents. |
| – Assurer une organisation physique ou virtuelle des archives. | |
| – Mettre en place des mesures de sécurité pour protéger les documents. | |
| 5. Élaboration d’une Politique de Conservation | – Définir des périodes de conservation en conformité avec les exigences légales. |
| – Documenter les procédures pour la destruction ou le classement final des documents obsolètes. | |
| – Prévoir des mécanismes de suivi pour garantir la conformité. | |
| 6. Accès Sécurisé et Gestion des Permissions | – Limiter l’accès aux personnes autorisées. |
| – Mettre en place des procédures de gestion des demandes d’accès. | |
| – Former le personnel sur les politiques de sécurité et d’accès. |
En suivant les bonnes procédures de classement, une entreprise optimise l’organisation, l’accessibilité et la gestion de ses documents tout au long de leur cycle de vie.
Mise en place d’une bonne gestion d’archive
L’efficacité d’un classement d’archive passe tout d’abord par la mise en œuvre d’une bonne gestion d’archive qui permet à l’entreprise de :
- De connaître ses obligations légales d’archivage afin de bien les respecter
- D’instaurer une bonne conservation et communication des archives
- Toute politique d’archivage doit être murement réfléchie
- La gestion des archives en conformité avec la législation et la réglementation en vigueur
- La conservation durable des documents et leur consultation à tout moment
- La mise en place d’une procédure d’archivage respectant le cycle de vie des documents archivés
Un archivage régulier et organisé
Un bon classement commence dès la création des archives. Il convient d’éviter à tout prix d’avoir des arriérés et du retard dans la gestion des documents. La contrainte de classer les documents sera d’autant plus ardue et difficile si vous laissez s’entasser les documents à archiver. Sachez que l’archivage répond à des règles qui vous facilitent la vie si vous vous y tenez. Le but de toute classification étant de pouvoir retrouver à tout moment n’importe quel document archivé. Classer, conserver et sécuriser les documents d’archives étape par étape sont les maîtres-mots pour garder efficacement et durablement une gestion des archives. Ces règles d’archivages dépendent dans un premier temps au type d’archive à classer et qui sont au nombre de trois, soient :
- Les archives courantes
- Les archives intermédiaires
- Les archives définitives
Sans oublier de prendre en compte également la nature des données à archiver et pouvant être répertoriées de la sorte :
- Les données relatives à l’organisation et au fonctionnement de l’entreprise, c’est-à-dire les données et valeurs comptables, la gestion du personnel, les données fournisseurs ou clients…
- Les informations et valeurs à déclarer et transmettre aux organismes sociaux ou fiscaux
- Toutes les informations et preuves administratives pouvant servir en cas de litige ou de contentieux
- Les données permettant la conservation et la préservation de la mémoire économique et sociale de l’activité de l’entreprise
Les règles du classement
Au préalable, il est essentiel d’établir un plan de classement qui permet dans un premier temps de bien classifier et hiérarchiser tous les documents à archiver selon un système d’organisation ou logique de classement.
Pour cela, il faut consigner les données stockées par sujet du général au particulier. Pour son élaboration, tout plan de classement nécessite :
- De partir d’un plan type adapté à l’activité de l’entreprise et à ses besoins en archivages (3 types selon les fonctions, la structure et les objets)
- De répondre parfaitement aux besoins spécifiques de l’entreprise et appliquer un plan qui correspond bien aux usages et possibilités d’action du personnel qui en fait usage
- De bien examiner les documents qui vont être archivés afin de bien déterminer les tâches nécessaires à leur archivage
- Impliquer et former le personnel pour escompter sur le long terme des gains de temps, d’efficacité et de productivité
Il importe également de bien appliquer un système d’identification pertinente et efficace des documents à archiver, et ceci dès la création des archives. La mise en place d’outils de classement est incontournable, surtout si la réussite d’un classement dépend en majeure partie du tri des documents sous forme de catégories exploitables (fichiers permanents, affaires en cours, documents administratifs…). Il peut être utilse de s’équiper du bon logiciel.
Enfin tout le système d’archivage de l’entreprise doit être formalisé de manière à ce qu’il puisse ainsi être accessible, communiqué, consulté et donc compréhensible par tous, grâce à sa lecture sous forme de tableau et avec la mise en place d’un code pour en faciliter la visibilité.
Méthodologie classement dossier archives
Classement et cotation des archives définitives
Vous trouverez sur le Portail International Archivistique Francophone (PIAF) des informations précises. Nous vous recommandons particulièrement la lecture de ce document : Classement et cotation des archives définitives
Quelques initiatives mises à disposition de tous
Le CNRS met à disposition un guide pour s’y retrouver. C’est un bon exemple d’une pratique de l’archivage pensée dès la production des documents :
Si vous n’avez pas les ressources internes, les compétences ou le temps pour le faire, n’hésitez pas à vous faire accompagner par nos experts en archivage : contactez-nous.
Ce qu’il faut retenir
L’archivage est une opportunité, pas une contrainte. Bien plus qu’une obligation légale, une bonne gestion des archives est un levier de productivité et d’efficacité pour l’entreprise. Un classement rigoureux et régulier permet de sécuriser les documents tout au long de leur cycle de vie et de les retrouver facilement.
La clé du succès réside dans la préparation et la méthode. La mise en place d’un système d’archivage performant repose sur des étapes précises : l’identification des documents, le choix d’une méthode de classement logique (alphabétique, numérique ou thématique), l’élaboration d’une politique de conservation claire et la mise en place d’un accès sécurisé.
L’implication du personnel est essentielle. Pour qu’un système de classement fonctionne durablement, il est crucial d’impliquer et de former le personnel. Un plan de classement pertinent, adapté à l’activité de l’entreprise, et l’utilisation d’outils efficaces (logiciels, etc.) garantissent une meilleure adhésion et des gains de temps sur le long terme.
Voir aussi :