Faire l’impasse sur l’archivage de ses documents est risqué à plus d’un titre.
Cette démarche ne concerne pas seulement les archives papier, la gestion des versions électroniques est aujourd’hui aussi confiée à des tiers se portant garant de la sécurité et de la pérennité des documents. Zoom sur 5 points importants à l’heure du choix de l’externalisation.
Risque 1 : Documents non archivés
Un document non archivé a pu être oublié dans une étagère, dans une boîte de messagerie électronique mais également ne jamais avoir été produit. C’est le cas lorsqu’une décision est prise oralement.
Bien des entreprises confondent encore stockage, sauvegarde et archivage. Malheureusement, leurs dirigeants ne prennent pas vraiment conscience des risques que cette méprise fait courir à leurs activités. Les enjeux de l’archivage sont importants. L’absence d’archivage (les documents non archivés) engage la responsabilité de l’entreprise, surtout si les documents font défaut en cas de litige ou de contrôle.
Risque 2 : Données modifiées
Un document conservé dans les locaux de l’entreprise est vulnérable aux dégradations accidentelles (disparition de l’encre) et volontaires (acte malveillant rendant le document inutilisable). Une gestion des archives et documents efficace limite considérablement ce cas de figure.
Risque 3 : Documents introuvables
Une conservation des archives d’entreprises inexistante augmente le risque de ne pas trouver le document recherché. Difficile en effet de retrouver une simple feuille vieille de plusieurs années au milieu de milliers d’autres.
Les documents introuvables sont dus généralement à une mauvaise gestion du classement des archives. Les chiffres parlent d’eux-mêmes : au sein d’une entreprise, 20 % des documents papiers sont mal classés, voire même introuvables. Ces pertes notoires de documents comportent des risques dont la gravité met en jeu le bon fonctionnement de l’entreprise. Les documents perdus ou difficiles à retrouver peuvent occasionner un défaut de conformité réglementaire en cas de contrôle ou de litige. Enfin, la satisfaction des clients s’en trouve entachée à moyen comme à long terme. Une mauvaise gestion des archives a des impacts néfastes sur l’efficacité, la productivité, entraînant une détérioration de la relation client et une perte de leur confiance.
Risque 4 : Documents détruits trop tôt
Certains documents ont une durée de conservation règlementée car ils doivent pouvoir être présentés pendant un certain nombre d’années à l’administration ou lors d’un litige judiciaire.
Le fait de ne pas archiver peut conduire à une destruction précoce de ces pièces.
Risque 5 : Données conservées trop longtemps
Le principe est ici le même que celui du risque 4, à ceci près que le problème est de conserver trop longtemps des documents inutiles sur le long terme. Un risque bien connu sous le nom de risque du sur-archivage.
Certes, la destruction des documents sensibles d’une entreprise est une opération délicate source de préjudice irrémédiable en cas d’erreur. Toutefois, de nombreuses justifient la destruction des documents d’archives, en voici les principales :
- Pour garantir la confidentialité des documents : la destruction de document est le moyen d’éviter tout risque d’usurpation d’identité, d’espionnage industriel ou de piratage d’informations. La confidentialité et la protection des informations passent par la destruction des documents inutiles et dont la durée légale de conservation est expirée.
- Pour éviter tout risque de poursuites judiciaires, comme c’est le cas avec la mise en vigueur de la nouvelle Réglementation Générale sur la Protection des données : RGPD, imposant la mise en place de processus de sécurité et de contrôle des documents confidentiels ayant des données personnelles. Les données personnelles n’ayant plus vraiment d’utilité pour le bon fonctionnement de l’activité de l’entreprise doivent être détruites, sous peine d’être sanctionné par la loi en cas de non-respect.
- Pour accroître et améliorer la productivité des employés. Recourir à une société d’archivage spécialisée dans la destruction des archives, permet au personnel de l’entreprise de se décharger de cette tâche délicate et davantage se concentrer sur son cœur de métier.