Une archive courante est destinée à être consultée régulièrement par la structure ou l’organisation qui l’a produite. Il n’est pas rare que les archives intermédiaires (ou semi-actives), c’est-à-dire potentiellement consultables ou relativement récentes, restent également dans les locaux de l’entreprise.
Qu’appelle-t-on archives définitives ?
L’activité de l’archiviste se concentre essentiellement sur les archives définitives, c’est-à-dire les documents d’importance mais inutile à l’entreprise dans l’immédiat. Ces archives doivent être conservées, notamment d’un point de vue légal. Si la durée de conservation des documents d’entreprise est règlementée, ces derniers doivent également pouvoir être présentés lors d’un contrôle fiscal ou pour prouver la bonne foi de l’organisation lors d’une action en justice par exemple. Ces archives peuvent aussi constituer la mémoire de l’entreprise.
Organisation et classement
Un processus d’archivage performant est conditionné par un classement des documents en amont . Cette étape permet d’identifier clairement le type d’information et de le trier de façon logique (la plupart du temps du général au particulier). Le classement peut être défini comme la mise en ordre intellectuelle et physique des dossiers et des archives présentes dans les dossiers. Cette opération doit respecter le fonds, c’est-à-dire le produit des activités d’une personne (physique ou morale) qui crée et reçoit les documents. Le classement doit conserver l’image de l’activité d’une structure et garantir l’authenticité des informations.
Lieu de stockage
La mise en ordre du fonds ou du versement (partie de fonds) est l’étape suivant la création et la validation du plan de classement. Cela passe notamment par une opération de cotation consistant à attribuer à chaque article une identification numérique ou alphanumérique afin de pouvoir le retrouver rapidement et simplement.
L’ensemble de ce processus peut être réalisé en interne si la structure possède un espace et du personnel dédié. Cette dernière peut aussi choisir de confier cette problématique à un tiers-archiveur spécialiste des archives définitives.