Instrument de recherche donnant une analyse succincte de chaque pièce ou groupe de pièces d’un fonds ou d’une collection.
Rapporté à Arcalys, l’inventaire est toujours manuel dans un premier temps puis informatisé, sous sa forme finale. Il est réalisé par des archivistes qui ont tous un minimum de 15 ans d’expérience dans ce métier.
Suivant un cahier des charges bien précis établi au préalable lors d’un audit, l’archiviste s’efforce de rassembler les unités d’archivage par catégorie et par année, afin de les stocker dans un même container. Le but constamment recherché étant :
- de faciliter les recherches et consultations futures
- d’optimiser et faciliter la destruction future
Cet inventaire peut être établi soit sur le site du donneur d’ordre, dans le meilleur des cas, soit dans les locaux d’Arcalys, en cas d’impossibilité d’archivage sur site.
L’archiviste consigne sur un inventaire manuel toutes les unités d’archivages dont il aura contrôlé l’intégrité, le genre et l’année de production. Ces unités d’archivage (Classeurs, liasses, boîtes archives, dossiers, plans…) sont alors stockées en container normalisé, identifié par un code anonyme et confidentiel, seulement connu d’Arcalys.
L’inventaire manuel terminé sera par la suite réédité sous forme informatique, afin d’en obtenir un condensé ordonné, structuré et exploitable. Un exemplaire de l’inventaire est remis au client après contrôle, soit sur support numérique, soit sous forme papier.