Le délai d’archivage des documents d’entreprise est règlementé en France. Nombre d’entre eux sont concernés car il est primordial de conserver une trace écrite en cas de futur litige avec un fournisseur, un client voire l’administration fiscale. Les règles d’archivage des documents d’entreprise sont fixées soit par la loi, soit par les délais de prescription avant lesquels des contrôles peuvent être réalisés.
Durée de conservation des documents commerciaux
Arcalys, société d’archivage de référence, vous propose une présentation complète de ces pièces à garder précieusement classées par domaine et nature de document, par ordre de durée. Externaliser l’archivage de ces documents professionnels peut être un excellent moyen de déléguer cette gestion pour rester en règle… et gagner du temps et de la place dans vos locaux. Bonne idée ou pas ?
Il est peut-être temps de demander un devis afin d’évaluer les économies possibles pour votre entreprise !
| Nature des documents | Durée de conservation | Textes de loi |
| Tous les documents contractuels, contrats et conventions conclus dans le cadre d’une relation ou correspondance commerciale | 5 ans | Article L.110-4 du code de commerce |
| Les déclarations en douane | 3 ans | Article 16 du règlement européen n°2913/92 du Conseil du 12 octobre 1992 |
| Tout type de garanties pour les biens ou services fournis au consommateur | 2 ans | Article L.218-2 du code de la consommation |
| Les polices d’assurance | 2 ans à partir de la résiliation du contrat | Article L.114-1 du code des assurances |
Généralement au cœur de l’activité des entreprises, le document commercial peut prendre différents aspects. On retrouve notamment les contrats avec les clients ou fournisseurs. Le professionnel est tenu de conserver ce document pour une durée minimale de 5 ans, qu’il soit signé ou non avec un commerçant. Il en va de même pour toutes les correspondances entre l’entreprise et les clients/fournisseurs, sauf prescription spéciale réduisant la durée de conservation. A l’heure du tout numérique, le contrat électronique est évidemment réglementé lui-aussi. Un professionnel doit ainsi pouvoir y accéder pendant 10 ans (pour toute somme égale ou supérieure à 120 euros) en cas de demande du cocontractant.
Durée de conservation des documents comptables
| Nature des documents | Durée de conservation | Textes de loi |
| Toutes les pièces justificatives : les bons de commande, de livraison ou de réception, factures clients et fournisseurs… | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice | Article L.123-22 du code de commerce |
| Les livres et registres comptables : livre journal, grand livre, livre d’inventaire… | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice | Article L.123-22 du code de commerce |
| Le Livre-journal dans lequel sont enregistrés de manière chronologique tous les mouvements affectant le patrimoine de l’entreprise.
Le Livre d’inventaire regroupant la quantité et la valeur des éléments d’actif et de passif relevés lors de l’inventaire. Le Grand livre de comptes qui reprend les écritures du livre-journal ventilées selon le plan de comptes de l’entreprise tenue et authentification des livres obligatoires. |
A compter de la clôture de l’exercice, le délai de conservation légal des dossiers comptables est de 10 ans, que cela concerne les bons de commande, les bons de livraison, les factures émises ou reçues ou le livre et registre comptable.
Attention à bien respecter les délai de conservation des pièces comptables.
Durée de conservation des documents fiscaux
| Nature des documents | Durée de conservation | Textes de loi |
| Les impôts sur le revenu et impôts (IR) sur les sociétés (IS) | 6 ans | Article L.102 B du livre des procédures fiscales |
| Les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel | 6 ans | Article L.102 B du livre des procédures fiscales |
| Les impôts sur les sociétés pour l’EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral) | 6 ans | Article L.102 B du livre des procédures fiscales |
| Les impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public) | 6 ans | Article L.102 B du livre des procédures fiscales |
| Les cotisations foncières des entreprises (CFE) et CVAE | 6 ans | Article L.102 B du livre des procédures fiscales |
| Les taaxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…) | 6 ans | Article L.102 B du livre des procédures fiscales |
Bon à savoir : en cas d’activité occulte, fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite… certains délais sont étendus à 10 ans !
Au niveau fiscal, la durée de conservation obligatoire n’est pas uniforme. Les documents relatifs aux impôts sur le revenu et sur les sociétés, tout comme la TVA et les taxes assimilées, doivent être conservés pendant 6 ans, en cohérence avec le droit de reprise de l’administration fiscale.
C’est également le cas pour les BIC, BNC, BA, la CFE et la CVAE. Pour les impôts directs locaux, la période de conservation s’étend à 6 ans. Il est crucial de noter que le point de départ de ce délai est l’année d’imposition concernée.
Durée de conservation des documents sociaux
| Nature des documents | Durée de conservation | Textes de loi |
| Les statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association (le cas échéant, pièce modificative de statuts) | 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS) | Article 2224 du code civil |
| Le compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…) | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice | Article L.123-22 du code de commerce |
| Les traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée) | 5 ans | Article 2224 du code civil |
| Le registre de titres nominatifs. Registre des mouvements de titres. Ordre de mouvement. Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration. | 5 ans à partir de la fin de leur utilisation | Article 2224 du code civil |
| Les feuilles de présence et pouvoirs. Rapport du gérant ou du conseil d’administration. Rapport des commissaires aux comptes. | 3 derniers exercices | Article L.225-117 du code de commerce |
Les pièces relatives à la gestion du personnel doivent faire l’objet d’une conservation minutieuse. Les justificatifs de charges sociales et de taxes sur salaire doivent pouvoir être présentées pendant 3 ans, les bulletins de paie (salaires, primes, indemnités, etc.) et le registre unique du personnel (à compter du départ du salarié) durant 5 ans. Les durées de conservation les plus longues concernent les pièces liées aux accidents du travail, 10 ans correspondant à la prescription de l’action en responsabilité de la victime. Les données individuelles de type contrat de travail ou lettre de licenciement doivent enfin être conservées sans limitation de durée afin de parer à toute éventualité devant les prud’hommes.
Durée de conservation des documents de gestion du personnel
| Nature des documents | Durée de conservation | Textes de loi |
| Les bulletins de paie (double papier ou sous forme électronique) | 5 ans | Article L.3243-4 du code du travail |
| Le registre unique du personnel | 5 ans à partir du départ du salarié | Article R.1221-26 du code du travail |
| Les documents concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite… | 5 ans | Article 2224 du code civil |
| Les déclarations d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie | 5 ans | Article D.4711-3 du code du travail |
| Les observations ou mises en demeure de l’inspection du travail | 5 ans | Article D.4711-3 du code du travail |
| Les document relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires | 3 ans | Article L.244-3 du code de la sécurité sociale et Article L.169 A du livre des procédures fiscales |
| La comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait | 3 ans | Article D.3171-16 du code du travail |
| La comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation | 1 an | Article D.3171-16 du code du travail |
Durée de conservation des documents juridiques et bancaires
Pour les entreprises, des dispositions légales sont à observer pour l’archivage et la bonne conservation de ces types de documents.
| Nature des documents | Durée de conservation | Textes de loi |
| Les contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers | 30 ans | Article 2227 du code civil |
| Les contrats conclus par voie électronique (uniquement à partir de 120 €) | 10 ans à partir de la livraison ou prestation | Article L.213-1 du code de la consommation |
| Les documents relatifs à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) | 5 ans à partir de la fin de la protection | Article 2224 du code civil |
| Les dossiers d’un avocat | 5 ans à partir de la fin du mandat | Article 2225 du code civil |
| Les feuilles de présence et pouvoirs. Rapport du gérant ou du conseil d’administration. Rapports des commissaires aux comptes. | 3 ans | Article L.225-117 du code de commerce |
Les durées de conservation des documents juridiques varient également. Il est recommandé de conserver au moins 3 ans les feuilles de présence et autres convocations, mais également les rapports des commissaires aux comptes et du gérant. Une durée de conservation de 5 ans est nécessaire pour les procès-verbaux d’assemblées (à partir du dernier émis) et les statuts de la société à compter de sa disparition. Les comptes annuels de la société (bilans, comptes de résultats et annexes) doivent être conservés sur 10 exercices, c’est-à-dire 10 ans.
Durée de conservation des documents bancaires
| Nature des documents | Durée de conservation | Textes de loi |
| Les document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…) | 5 ans | Article L.110-4 du code de commerce |
Durée de conservation des documents immobilier
| Nature des documents | Durée de conservation | Textes de loi |
| Contrat d’achat ou de cession d’un immeuble ou d’un terrain | 30 ans | |
| Le contrat de bail commercial. Attention, ce délai ne débute qu’à la fin du bail | 5 ans |
La même durée s’applique pour la conservation du contrat du bail commercial. Toujours concernant l’immobilier, tout contrat d’achat ou de cession d’un immeuble ou d’un terrain doit pourvoir être présenté durant 30 ans.
Sanctions
Le non-respect de ces durées légales de conservation peut donner lieu à des sanctions commerciales, fiscales voire pénales.
Quelques réponses aux questions fréquentes sur la durée de conservation des documents
1. Quelle est la différence entre l’archivage et la conservation ?
L’archivage fait référence au stockage et à la gestion des documents tout au long de leur cycle de vie, de leur création à leur destruction finale.
La conservation, quant à elle, concerne spécifiquement la durée pendant laquelle un document doit être conservé pour des raisons légales ou réglementaires. L’archivage englobe donc la conservation, mais aussi l’organisation, l’accès et la sécurisation des documents.
2. Que se passe-t-il si je ne respecte pas les durées de conservation légales ?
Le non-respect des délais de conservation peut entraîner des sanctions importantes.
Celles-ci peuvent être de nature fiscale (redressement fiscal en cas d’impossibilité de présenter une pièce justificative), commerciale (difficulté à prouver une transaction en cas de litige) ou même pénale, notamment en cas de fraude.
3. Les documents numériques ont-ils la même valeur juridique que les documents papier ?
Oui, à condition qu’ils respectent certaines normes. Un document numérique a la même valeur probante qu’un document papier s’il est conservé de manière à garantir son intégrité (c’est-à-dire qu’il n’a pas été altéré) et qu’il est stocké sur un support durable. Il est souvent recommandé de recourir à des solutions d’archivage à valeur probante pour se conformer à la réglementation.
4. Les délais de conservation sont-ils les mêmes pour toutes les entreprises ?
Les délais de conservation sont fixés par la loi et s’appliquent de manière générale à toutes les entreprises. Cependant, certaines réglementations sectorielles peuvent imposer des durées spécifiques. Par exemple, les entreprises du secteur de la santé ou de la finance peuvent avoir des obligations d’archivage supplémentaires.
5. Comment puis-je m’assurer que mes documents sont bien sécurisés pendant leur conservation ?
Pour sécuriser vos documents, qu’ils soient physiques ou numériques, il est essentiel de mettre en place des procédures rigoureuses. Pour les documents physiques, cela inclut un classement organisé, un stockage dans des lieux sécurisés et une protection contre les risques (incendie, dégâts des eaux). Pour les documents numériques, cela passe par des sauvegardes régulières, le chiffrement des données, et une politique de gestion des accès pour éviter les modifications non autorisées.
6. Est-il obligatoire de conserver les documents dans l’entreprise ?
Non, il n’est pas obligatoire de conserver les documents dans vos locaux. L’externalisation de l’archivage est une pratique courante et souvent recommandée pour les entreprises qui manquent d’espace ou de ressources pour gérer leurs archives en interne. Un prestataire d’archivage professionnel assure la conservation et la sécurité de vos documents dans des conditions optimales, tout en garantissant un accès rapide en cas de besoin.
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Pour aller plus loin, lire notre article :
Comment choisir une entreprise d’archivage ?
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