La conservation des archives répond à des règles à appliquer et des normes à respecter, ayant pour finalité la préservation dans de bonnes conditions les archives, leur éviter ainsi toute dégradation et les conserver durablement en bon état.
Le conditionnement des archives papier, une question de normes
Voici les principales normes visant à garantir le conditionnement des archives papier / physiques :
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Iso 16245. Année : 2009
C’est une norme internationale qui « fixe les prescriptions concernant les boîtes et les chemises en matériaux cellulosiques (papier et carton) destinées à être utilisées pour la conservation à long terme de documents d’archives sur support papier ou parchemin ». Deux types de boîtes sont conformes : la boîte Iso 16245-A et la boîte Iso 16245-B -
NF Z 40-014. Année : 2011
Cette norme « décrit les caractéristiques des papiers et cartons utilisés pour une conservation à long terme des papiers et des parchemins ». -
NF Z 40-012. Année : 2011
Cette norme relate des prescriptions relatives aux « matériaux plastiques utilisés pour le conditionnement à long terme des documents papier et parchemin mais aussi leur transport, leur mise en valeur et leur communication ».
Ces normes ISO ou NF sont transmises à titre indicatif, elles n’ont aucun caractère obligatoire et ne sont pas toujours gage du plus grand professionnalisme. On ne le répétera jamais assez, ne vous laissez pas abuser par les normes. C’est dans l’échange avec le tiers-archiveur, dans son expérience et sa compréhension de vos besoins réels que vous trouverez l’interlocuteur qu’il vous faut !
Une conservation réglementée
L’archivage est une activité encadrée par de nombreuses lois et normes. Le respect des durées légales de conservation appliquées à chaque type de documents permet à l’entreprise de mener une politique d’archivage rationnelle et efficace. C’est en respectant la réglementation que les entreprises peuvent:
- Se conformer au régime légal de la preuve
- Faciliter la gestion de son activité
- Réduire ses coûts en éliminant les documents dont la durée légale de conservation est dépassée
Il existe 3 types d’outils pour garantir la mise en œuvre de ces durées obligatoires de conservation:
- Le plan de classement qui dénombre et recense toutes les archives
- Le référentiel de conservation qui identifie la durée à appliquer pour chaque document d’archives
- Les procédures d’archivage