La gestion des archives (ou Records management) consiste à organiser et hiérarchiser les documents devenu archives dès leur création. L’objectif d’une bonne gestion étant de classer de manière efficace et logique toutes les archives pour les retrouver facilement en cas de besoin, pour les préserver de toute détérioration ou perte accidentelle, ou pour les conserver en toute sécurité et de manière définitive.
Qu’est-ce qu’une archive ?
Les archives concernent touts les documents reçus ou produits par un organisme. Elles ont une valeur de preuve quant à l’activité qu’elles relatent de le moindre de ses caractéristiques. Il existe trois types d’archives : les archives courantes, les archives intermédiaires, les archives définitives. Selon le cycle de vie ainsi défini, les archives sont :
- Utilisées de manière courante
- Conservées durant leur durée légale de conservation à respecter
- Conservées de manière définitive ; c’est le cas par exemple des documents sensibles ou ceux qui ont une valeur historique ou de patrimoine culturel, économique et social
Comment gérer les archives ?
La gestion de l’archivage ou Records management s’appuie sur le cycle de vie et la nature de chaque document d’archives. La gestion des archives a donc pour domaine :
- Le contrôle systématique des nouveaux documents d’archives créés
- Leur réception, leur maintenance ainsi que leur utilisation en incluant les processus de saisie de l’information et de preuve sur les affaires et les transactions
@ Arcalys, Prestataire tiers-archiveur spécialisé
Une bonne gestion des archives permet de :
- Bien identifier les documents d’archives
- De les stocker dans un endroit à l’abri évitant toute dégradation ou perte des archives
- De les communiquer et les restituer en cas de besoin
- D’attribuer un sort final à chaque archive, comme la destruction ou la conservation des documents archivés
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