Le dépôt légal permet de collecter, de conserver et de consulter les documents de toute nature dans le but de constituer une collection de référence. C’est un élément important de la mémoire collective d’un pays.
Documents concernés par le dépôt légal
De nombreux types de documents sont concernés par le dépôt légal. Ceux-ci sont sélectionnés en tenant compte de divers critères, comme la nature de la diffusion. Toute production qui est destinée à une diffusion autre que privée doit absolument faire l’objet d’un dépôt légal. Il est aussi indispensable de déposer auprès des institutions adéquates les documents, les livres et les productions audiovisuelles. Mais la liste n’est pas exhaustive. Le matériel concerné par le dépôt légal est plus important. L’idéal pour une entreprise est de s’informer auprès des différents organismes afin d’être sûr d’être en règle.
En ce qui concerne les livres, la demande doit être envoyée à la Bibliothèque nationale de France (BnF) ou à toute bibliothèque agréée par le ministère de la Culture. Quant aux demandes relatives aux productions audiovisuelles, c’est l’Institut National de l’Audiovisuel (INA) qui s’en occupe.
Mais s’il s’agit de documents imprimés, le dépôt légal requiert l’envoi d’une copie du document à la bibliothèque ou l’institution agréée qui va la conserver dans ses archives.
Dépôt légal et archivage : quelle différence?
Il est bon de savoir que ce qui fait la différence du dépôt légal et de l’archivage est la notion de publication. En effet, est soumis au dépôt légal tout document qu’on peut diffuser au public, et donc en « dehors du cercle de famille ». En revanche, un fonds d’archives peut être fait de documents de toute nature, qu’il soit interne ou externe à un service, à un auteur, à une collectivité ou à une institution. Aussi, sachez que contrairement aux archives, aucune sélection ni élimination n’est opérée par le dépôt légal.