Un « plan d’archivage » est une procédure écrite détaillant l’organisation et la mise en œuvre des documents d’archives.
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_Quels sont les délais de conservation des papiers personnels ?
Ne vous débarrassez pas aussitôt de vos papiers personnels après les avoir utilisés. Vous êtes tenu de les conserver pendant un certain temps. Le respect du délai fixé par la loi pour la conservation de vos documents personnels est important, car en cas de litige, leur présentation peut être nécessaire. Ils serviront, par exemple, d’éléments de preuve pour montrer qu’une facture a bel et bien été réglée ou qu’une prestation a été effectuée. À vous donc de prendre les dispositions qui s’imposent pour conserver idéalement vos papiers personnels en vous fiant aux délais légaux.
_La dématérialisation des archives comptables est-elle la seule solution viable ?
Dématérialiser est profitable aux entreprises dans de nombreux domaines. C’est notamment le cas dans le domaine de la comptabilité qui est simplifiée grâce à des logiciels intuitifs. En procédant à leur transformation digitale, les entreprises voient évoluer positivement leurs modes de travail. Elles gagnent beaucoup de temps grâce à la simplification des outils et processus qui sont au cœur de leur organisation. Il est aussi bon d’indiquer le fait que la numérisation des documents permette de faire des économies substantielles sur le long terme.
Quelle est la procédure d’archivage des documents ?
L’objectif de la procédure d’archivage des documents est la mise sous contrôle de ses documents à partir d’un système de conservation bien établi. Sont principalement concernés par cette démarche les documents permettant de couvrir un risque ou présentant une valeur ajoutée pouvant permettre de défendre les intérêts de l’entreprise. La procédure d’archivage se décompose en diverses phases.
Avocat ou notaires : comment archivez-vous nos documents ?
L’archivage est une obligation professionnelle qui s’impose aussi bien aux particuliers qu’aux entreprises, mais revêt un caractère impérieux pour les avocats et notaires. Dans leur fonctionnement, ils prennent des dispositions pour archiver les documents de leurs clients afin d’y avoir accès en cas de besoin. Une base de données est mise en place à cet effet. Les avocats ou notaires sont censés établir une liste claire de tous les dossiers bouclés qu’ils ont eus à traiter pour ensuite les stocker là où il faut afin de les retrouver en bon état lorsque cela s’impose. Découvrez comment ces hommes du droit s’y prennent pour réussir l’archivage de nos documents.
Qu’est-ce que l’archivage à valeur probante ?
L’archivage à valeur probante fait référence à l’ensemble des dispositions technologiques et organisationnelles utiles pour enregistrer, stocker et archiver les documents électroniques.
Dématérialisation et archivage électronique : de quoi parle-t-on ?
Lorsqu’une archive perd son support papier et devient document électronique natif, elle devient une archive dématérialisée. Il s’agit donc d’un document d’archive électronique créé sur un support informatique. Passer d’une archive papier à une archive numérique ou électronique est la finalité de la dématérialisation. Les archives électroniques ont leurs spécificités et respectent les mêmes règles de gestion des archives physiques.
Qu’est-ce que l’archivage légal ?
L’archivage simple est le fait de conserver et de classer des documents qui ne présentent plus un intérêt immédiat. En revanche, quand on parle d’archivage légal, on évoque l’action qui consiste à mettre en place des dispositifs garantissant l’authenticité d’un document afin que celui-ci puisse avoir le statut d’une preuve en cas de nécessité.
_Objectif zéro papier dans les entreprises : est-ce vraiment réalisable ?
Les partisans de la dématérialisation des archives papiers diront que le remplacement des archives physiques en archives électronique ou numérique ne présente d’une part que des avantages et d’autre part que cette transition au tout numérique contribue in fine à la protection de l’environnement. Que ce soit pour la gestion électronique des documents (GED) ou l’archivage numérique, les avantages sont nombreux. Le gain de productivité, la limite des risques d’erreur ou bien encore le développement diversifié de nouveaux services en témoignent. Pour autant que les sociétés n’ont pas une idée très claire de ce nouveau procédé de gestion des archives, ni ne cernent les réelles potentialités du « zéro papier », il importe encore de savoir si ce dernier n’est pas un vœu pieu, comme de voir si les nouvelles technologies de l’information et de la communication sont en définitive, aussi vertes qu’elles le prétendent.
Comment externaliser le stockage des documents de votre entreprise ?
De plus en plus d’entreprises optent pour l’externalisation de leurs documents d’archives, dans l’intention de réduire considérablement leurs coûts de stockage et de conservation. Le recours à cette solution alternative de gestion externalisée leur permet de libérer de la surface de bureaux et d’économiser une charge locative ou foncière supplémentaire.