Solution globale pour la gestion de vos archives
Emmanuelle Olivié-Paul, Directrice Associée de MARKESS International (cabinet d’études chargé de l’analyse des projets numériques des organisations) estime que les entreprises éprouvent des difficultés à maîtriser l’important flux d’information numérique actuel.
De ce fait, ces dernières sont de plus en plus nombreuses à faire appel à des professionnels de l’archivage électronique.
Une entreprise doit œuvrer pour effectuer un bon classement de ses documents. Cela permet de réaliser un gain, aussi bien en temps qu’en argent. Car lorsqu’il sera question de chercher un document, on le retrouvera rapidement. Le bon classement évitera l’égarement du document, une situation qui peut avoir un coût au cas où la réalisation d’un duplicata s’imposerait. Pour l’effectuer, il est nécessaire de faire les choses avec précision. Cela impose le respect de plusieurs critères.
Important outil du programme de gestion des documents, le calendrier de conservation permet de déterminer le cheminement et le traitement des documents. Il entre en jeu depuis la création des documents jusqu’à ce qu’ils deviennent des archives ou avant leur élimination ou destruction. Le calendrier de conservation est également un outil de gestion très efficace qui permet de fonctionner dans le respect de la loi sur les archives.
Si vous voulez que la comptabilité de votre entreprise soit parfaitement tenue, vous devez bien classer vos documents comptables. Une véritable politique peut être élaborée à cet effet, et cette bonne organisation rejaillira positivement sur toute votre activité. En classant clairement vos documents comptables, vous pourrez suivre sereinement le fonctionnement de votre entreprise. Mais ce classement ne se fait par n’importe comment. La prise en compte de certains paramètres est nécessaire pour le réussir.
La comptabilité est un pan très important de la gestion d’une entreprise. Il est extrêmement important de ne pas la négliger. Si vous tenez votre comptabilité en interne, votre entreprise doit se doter des meilleurs moyens d’archivage afin de respecter les délais de conservation des archives. Chaque entrepreneur sait que la comptabilité engendre la production de nombreux documents qu’il est nécessaire de conserver, même lorsqu’ils ne sont plus consultés.
L’archivage des documents comptables est aussi touché par la tendance de la dématérialisation. Il est ainsi question de passer du papier au numérique dans la gestion des archives comptable. Si vous souhaitez suivre cette tendance, vous devez absolument suivre les recommandations légales qui en sont liées afin de faire les choses dans les normes.
La mise en place d’un système d’archivage électronique (SAE) permet d’améliorer l’accès à l’information au sein de l’entreprise. Cela réduit les coûts d’exploitation et diminue les risques de litiges, en plus d’offrir un niveau élevé de protection des informations sensibles. Le SAE peut être mis en place en interne comme en externe. Aussi, il est possible de le faire soi-même ou demander à un prestataire d’intervenir. Dans tous les cas, il sera nécessaire de réaliser la gestion des documents (GED) qui vise à traiter la masse documentaire de l’entreprise de manière que la création, l’organisation, le partage et le stockage des informations se fassent efficacement. Pour cela, plusieurs actions doivent être posées.
C’est un impératif pour une entreprise d’archiver ses documents. Sa survie en dépend. Mais l’archivage est une démarche assez délicate. Il faut, en effet, suivre des procédures de classement, de rangement et de conservation bien réfléchies. Rien ne s’improvise quand il s’agit d’archiver ses documents. Les méthodes à mettre en place doivent simplifier l’accès aux dossiers et surtout les sécuriser.
Le transfert des données stockées sur des supports analogiques (papier en général) vers des supports numériques est le but principal de la dématérialisation. Cette démarche touche aussi bien les documents que les échanges, les activités et les processus. Lorsque les informations, les processus et les échanges sont créés directement sur support numérique, on parle de dématérialisation native. Quel que soit votre secteur d’activités, vous gagnez à dématérialiser vos documents. De multiples raisons justifient cette tendance, mais parfois, ce n’est pas possible ou pas souhaitable. Dans ce cas, des solutions alternatives existent comme l’archivage physique des documents, notre domaine d’expertise.
Un archiviste est un professionnel responsable des archives de l’administration, de l’entreprise ou de l’association pour laquelle il travaille. Il est chargé de gérer l’ensemble des documents produits ou reçus par les personnes ou les organismes publics ou privés, peu importe le support sur lequel se trouvent ces documents et leur date d’élaboration. L’archiviste conserve les archives historiques, intervient au début du traitement de l’information et informe tout le monde sur le fait qu’un document est une archive dès sa création. Ce travailleur se veut un gardien de la mémoire des organisations, ainsi qu’un médiateur. Il assure la valorisation des archives et les communique aux publics qui souhaitent y accéder. Le partage des connaissances est une obsession pour l’archiviste qui est bien informé du passé et dont la maitrise du présent est parfaite pour une bonne préparation de l’avenir.
