Comment est calculé le prix du stockage physique des archives par boîte ?

L’archivage papier est une nécessité pour de nombreuses entreprises soucieuses de conserver leurs documents en toute sécurité. Cependant, le prix du stockage des archives suscite souvent des interrogations. Quels sont les éléments qui influencent le tarif archivage physique ? Comment optimiser ce coût ? Cet article détaille tous les aspects du calcul du prix et vous donne des conseils pratiques pour choisir la meilleure solution.

DEVIS ARCHIVAGE

Comment est calculé le prix du stockage physique des archives ?

Le prix de stockage des documents dépend de plusieurs critères. Tout d’abord, la taille et le poids de la boîte d’archives influencent directement le coût. Plus une boîte est volumineuse, plus elle prend de place, ce qui augmente le coût d’archivage du papier.

Coût au mètre carré

L’emplacement du centre d’archivage joue également un rôle. Une entreprise située dans une grande ville paiera un prix plus élevé qu’une structure basée en zone rurale. Le niveau de sécurité requis impacte aussi le tarif : un entrepôt hautement sécurisé coûtera plus cher.

Coût de gestion

Enfin, la gestion des archives coût inclut des services additionnels. La consultation, le transport et la destruction des documents sont souvent facturés séparément. Il est donc primordial de bien analyser les besoins de votre entreprise.

Quelques définitions des termes employés

Le stockage des archives fait référence à la conservation physique des documents dans un lieu sûr.

Le tarif archivage physique correspond au coût lié à cette conservation, comprenant la location de l’espace et les services annexes.

Le tarif par boîte d’archives est l’unité de mesure utilisée pour facturer le stockage. Son prix dépend de sa taille, de son poids et de la durée de conservation. Le coût de la gestion des archives regroupe les frais liés à la traçabilité, à la consultation et à l’accessibilité des documents.

Exemple pratique d’une entreprise

Ce qui suit est un exemple de calcul non contractuel. Les chiffres ne sont que des exemples :

Une PME du secteur bancaire doit stocker 500 boîtes d’archives contenant des dossiers clients. Chaque boîte mesure 30x40x25 cm et pèse environ 10 kg. Le prestataire facture un tarif archivage physique de 1,50€ par boîte et par mois.

Calcul du coût de l’archivage à l’année

Ce qui suit est un exemple de calcul non contractuel. Les chiffres ne sont que des exemples :

Le coût total annuel est donc de 500 x 1,50€ x 12 mois = 9 000€. L’entreprise doit également payer des frais de consultation à hauteur de 10€ par demande. En moyenne, 50 consultations sont effectuées par an, soit un supplément de 500€. Ainsi, le prix de stockage des documents annuel atteint 9 500€.

Quels sont les critères qui influencent le coût de l’archivage ?

Les facteurs du prix de l’archivage varient selon plusieurs éléments.

L’espace nécessaire est un paramètre déterminant. Donc, une optimisation de l’archivage papier permet de réduire le volume utilisé et par là même, de réduire la facture. De plus, la durée de conservation impacte fortement le coût d’archivage du papier.

Les services associés de l’archivage

Le niveau de service est également à prendre en compte. Une entreprise ayant besoin d’accès réguliers à ses archives paiera plus cher qu’une structure qui n’y accède qu’exceptionnellement.

Une entreprise spécialisée dans l’archivage physique propose une gamme de services pour assurer la gestion, la conservation et la sécurisation des documents d’entreprise. Voici les principaux services qu’elle peut offrir :

Gestion et consultation des documents

Grâce à des outils de gestion des archives/coût, les entreprises peuvent accéder à leurs documents en cas de besoin. Certains prestataires proposent des solutions de consultation à distance, avec un catalogage détaillé des archives.

Transport et logistique des archives

Un service de collecte et livraison permet d’envoyer ou de récupérer rapidement des documents archivés. Cette prestation est souvent couplée à des systèmes de traçabilité pour suivre les déplacements des archives.

Sécurisation et protection des archives

Les centres d’archivage respectent des normes strictes en matière de protection des documents :

Sécurité incendie et anti-inondation
Surveillance vidéo et accès contrôlé
Conformité aux réglementations comme le RGPD

Conseil et audit archivistique

Les experts en archivage entreprise tarif accompagnent les entreprises dans la mise en place d’une politique d’archivage efficace, en fonction des durées légales de conservation et des besoins spécifiques de chaque secteur.

Ces services permettent aux entreprises de maîtriser leurs coûts, d’optimiser leur espace et de sécuriser leurs données sensibles tout en restant conformes aux obligations légales.

Les 5 questions que se posent les entreprises sur l’archivage, tableau récapitulatif

Question	Réponse
1. Combien coûte l’archivage de documents en entreprise ?	Le coût de l’archivage dépend principalement de trois facteurs : la quantité de documents à archiver, la durée de conservation souhaitée et les services associés (comme la gestion, la consultation, ou la destruction sécurisée). En général, plus le volume est important et plus la durée est longue, plus le tarif sera élevé. Certains prestataires proposent des tarifs dégressifs selon le volume, ou des forfaits incluant des services complémentaires.
2. Est-il plus économique d’archiver en interne ou chez un prestataire ?	Archiver en interne peut sembler moins coûteux à court terme, mais cela génère des dépenses indirectes importantes : location ou aménagement d’espaces dédiés, coût de la main-d’œuvre, sécurité physique et informatique, etc. En externalisant l’archivage, une entreprise réduit ces coûts fixes et bénéficie souvent de conditions de sécurité optimales sans investissement important. L’externalisation est généralement plus rentable, surtout pour les structures de taille moyenne à grande.
3. Quel est le différentiel de prix entre archivage physique et numérique ?	L’archivage physique implique des frais constants liés au stockage (bâtiments, boîtes, manutention) tandis que l’archivage numérique demande un investissement initial élevé (matériel, logiciels, numérisation). Toutefois, sur le long terme, le numérique s’avère plus économique grâce à des coûts d’exploitation plus faibles et une meilleure facilité d’accès. À noter que des frais de maintenance, de cybersécurité et de mises à jour peuvent s’ajouter pour le numérique.
4. Comment choisir un prestataire d’archivage ?	Il est essentiel de comparer plusieurs critères : les tarifs pratiqués, les garanties de sécurité physique et numérique, les conditions de conservation (climatisation, protection incendie, confidentialité), ainsi que la facilité d’accès et de restitution des documents. Il est aussi recommandé de vérifier les certifications (ISO 27001, NF Z40-350, etc.) et les références clients du prestataire pour assurer la conformité et la fiabilité.
5. Quelles sont les obligations légales en matière d’archivage ?	Les durées légales de conservation diffèrent selon la nature du document : par exemple, 10 ans pour les documents comptables, 5 ans pour les bulletins de paie, etc. Pour les données personnelles, le respect du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) est obligatoire : les entreprises doivent justifier la durée de conservation, garantir la sécurité des données et permettre leur suppression sur demande. Ignorer ces règles expose l’entreprise à des sanctions.

L’archivage, un choix stratégique pour une entreprise en pleine croissance

Paul, directeur administratif d’une entreprise de logistique, se retrouve confronté à un problème majeur : le volume de ses archives explose. En raison de la réglementation, il doit conserver ces documents pendant au moins 10 ans.

Après avoir comparé plusieurs offres, il opte pour un prestataire proposant une solution de stockage de documents adaptée. En choisissant un service incluant un système de consultation à distance, il réduit les coûts annexes.

Astuce : Comparer les offres permet souvent de négocier des tarifs plus avantageux.

Normes et textes légaux pour la protection physique des archives

L’archivage répond à plusieurs réglementations. En France, le Code du commerce impose aux entreprises de conserver certains documents pendant des durées précises. La loi RGPD encadre également la protection des données personnelles.

Les normes AFNOR NF Z40-350 et ISO 11799 définissent les conditions optimales de conservation. Elles garantissent un environnement sécurisé, avec un taux d’humidité et une température contrôlés.

Ce qu’il faut retenir

Le coût archivage papier est influencé par de nombreux facteurs : volume, durée de conservation, accès aux documents et niveau de sécurité. En optimisant la gestion des archives, il est possible de réduire la facture tout en garantissant une conservation sûre et conforme à la réglementation.

5 questions que l’on peut se poser

Combien coûte l’archivage de documents en entreprise ?

Est-il plus économique d’archiver en interne ou chez un prestataire ?
Externaliser permet souvent de réduire les coûts liés à l’espace et à la sécurité.

Quel est le différentiel de prix entre archivage physique et numérique ?
L’archivage numérique coûte souvent moins cher sur le long terme mais nécessite un investissement initial.

Comment choisir un prestataire d’archivage ?
Comparer les tarifs, les conditions de conservation et la facilité d’accès aux documents.

Quelles sont les obligations légales en matière d’archivage ?
Les durées de conservation varient selon le type de documents. Les données personnelles doivent respecter le RGPD.

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