Gestion des archives

5 idées fausses sur la gestion des archives physiques

22S’il est vrai que la digitalisation de la gestion des archives physiques constitue un enjeu majeur pour les entreprises soucieuses de faire des économies, tout en développant leur productivité, toutefois la transformation digitale n’entraîne pas la fin définitive du papier. Focus sur les idées reçues qui considèrent idéalement que les archives ne sont que de vieux papiers, alors qu’il n’en est rien dans la réalité : notre relation de dépendance au papier n’est pas encore abolie.


DEVIS ARCHIVAGE


1/ « Transformation digitale » rime avec « fin imminente du papier »

Que ce soit des documents dédiés à la bureautique, à la comptabilité, des documents iconographiques ou bien encore des images fixes, les archives ainsi reçues ou produites par une entreprise sont diverses et ont par conséquent leur raison d’être. Tout document archivé est une preuve des activités professionnelles réalisées. Les archives ne sont pas de vieux papiers qu’il conviendrait de s’en débarrasser rapidement, à défaut d’en assurer leur gestion physique et leur archivage dans le respect de la réglementation (durée légale de conservation des archives physiques à respecter)

Les archives sont vraiment indispensables pour :

  • Justifier des droits en cas de contrôle ou de litige
  • Garantir l’accessibilité aux données et informations clé de l’activité de l’entreprise
  • Conserver définitivement et dans les meilleures conditions le patrimoine économique de l’entreprise

C’est pourquoi, la transformation digitale au sein des entreprises les incitant à dématérialiser leurs archives physiques en archives numériques et électroniques, en vue de réduire les coûts et les impacts néfastes sur l’environnement, est idéalement louable, mais dans la réalité elle ne semble pas une démarche exclusive et définitive. Bien au contraire, il semble même que nous entretenons encore une forte dépendance avec le papier comme support d’archives le plus produit et le plus utilisé encore aujourd’hui. Les chiffres de la production de papier et de carton, au cours de ces 5 dernières années ne semblent pas nous contredire. La production de papier et sa consommation n’ont cessé d’augmenter. Et malgré, l’utilisation massive des nouveaux appareils digitaux (ordinateur, tablette, Smartphone), l’impact sur le papier reste finalement minime.

Il en va de même du marché des imprimantes qui sont au beau fixe. Les entreprises n’ont pas fait encore le choix définitif du « tout numérique ». Elles éprouvent encore le besoin de réimprimer leurs factures, devis, ou fiches de paie, estimant que le papier assurément reste un support fiable, garant d’une forte authenticité. Même constat dans les secteurs de la communication et du marketing, où les brochures de types papiers sont encore de mise et privilégiées comme canal efficace pour atteindre et influencer les prospects.

Quant aux archives des centres de recherche et autres institutions, elles favorisent l’accessibilité et le confort de consultation des documents, méthodes, usages et savoirs scientifiques ou spécialisés à des départements de recherche.

2/ La production de papier est-elle néfaste pour l’environnement ?

Que le papier pollue, voilà une idée fausse des plus récurrentes et des plus majoritairement admises par le plus grand nombre. Non le papier, avec l’abattage des arbres que sa production engendre, n’est pas plus dévastateur que le numérique considérer plus propre et moins nuisible. La réalité est à nuancer, surtout si nous nous basons sur les dernières études, analyses et chiffres du livre blanc du SNESSI (expert de la technologie hybride pour la gestion de l’information des entreprises), à savoir :

  • La surface de la forêt française ne s’est pas transformée en peaux de chagrin pour autant. Bien au contraire, les exploitations forestières n’ont cessé de progresser de 2/3 en 200 ans
  • L’abattage des arbres répond à des critères bien spécifiques et n’est pas fait arbitrairement ou anarchiquement. L’essentiel de la production de papier provient en majorité des bois de coupe d’éclaircie servant à la croissance des forêts
  • L’utilisation du bois éco-certifié bénéficiant d’un label de gestion durable PEFC ou FSC se généralise au sein des papetiers
  • À noter également une diminution de 80 % des rejets dans l’eau et de 30 % de la consommation d’énergie grâce aux investissements éco-responsables de l’industrie du papier ces 20 dernières années
  • Le papier peut se recycler 5 fois sans que sa qualité soit altérée

Quant aux nouvelles technologies de l’information, elles ne semblent pas aussi vertes qu’il n’y paraît. Citons pour s’en convaincre les émissions de gaz à effet de serre générées par les envois de mail et représentant la base de 220 jours ouvrés par an, 13.6 tonnes d’émission de CO2.

3/ Avec la numérisation, plus besoin d’archiver !

Une fois mises sur le serveur les documents d’archives ne sont plus à archiver ; voilà une idée reçue qui mérite d’être remise en question surtout s’il convient de garder à l’esprit que :

  • La numérisation n’est pas synonyme d’élimination des archives physiques et tout autre document original et confidentiel ; surtout, si de nombreux documents conservent une valeur juridique patrimoniale ou scientifique
  • L’archivage n’est pas à confondre avec la sauvegarde, sachant que les documents numérisés sont aussi soumis aux mêmes règles et durées de conservation que les documents faisant l’objet d’une gestion d’archives physiques

4/ Les archives ça ne sert à rien !

02gestion-des-archives-physiques

Détrompez-vous les archives sont indispensables à plus d’un titre. Hormis la conservation obligatoire des documents, les archivistes ne rendent pas seulement service aux entreprises qu’ils accompagnent dans la gestion de leurs archives physiques, ils mettent à la disposition de leurs dirigeants des outils et méthodes de gestion et de gouvernance pratiques et efficaces. Ces outils de gestion, de gouvernance, de mémoire et de cultures doivent être conservés avec le plus grand soin.

5/ Et du côté de l’externalisation des archives

Il existe aussi de nombreuses contre-vérités au sujet de l’externalisation des archives, la manière de les conserver :

Concluons sur l’essentiel de la gestion externalisée des archives, à partir de ses enjeux, avantages et non sur les freins et les contraintes sources de réticence à son adoption plénière.

Arcalys propose des solutions d’externalisation personnalisées, répondant à chaque problématique de gestion des archives d’une entreprise. Son expertise et sa maîtrise des outils et méthodologies assurent une collecte, une traçabilité, une gestion et une conservation des archives dans les meilleures conditions. Conservées dans des locaux spécialement conçus à cet effet, les archives sont ainsi accessibles et aussi protégées de tous risques de dégradation, de perte ou de vol.

Pour toutes ces raisons, il importe avant tout, pour les entreprises souhaitant bénéficier d’une offre de gestion d’archives adaptée à leurs besoins, de demander un devis personnalisé.

By The National Archives (United Kingdom) (The National Archives (United Kingdom)) [CC BY 3.0], via Wikimedia Commons


DEVIS ARCHIVAGE


Quelles sont les bonnes procédures de classement des documents de l’entreprise ?

Pour une entreprise ayant une gestion d’archivage à conduire, il est capital pour elle de bien savoir quelle place occuperont les documents d’archives. Cette question se pose dès la création des archives afin que l’entreprise puisse être en mesure de prendre les bonnes décisions quant au sort final assigné aux documents archivés : conservés ou éliminés. Véritable atout de modernisation, la gestion des archives n’est plus à percevoir comme une contrainte, mais comme une opportunité à saisir, si l’entreprise recherche une plus grande efficacité et une meilleure productivité. Attardons-nous un instant sur les principales règles visant à bien classer les documents d’entreprise à archiver.

Archivage en entreprise, pourquoi faut-il mettre en place une politique d’archivage ?

Une bonne gestion des archives est nécessaire et vitale pour la survie économique des entreprises. C’est pourquoi, celles-ci doivent mettre en place une politique de gestion des archives adaptée à leurs besoins, sachant qu’il existe autant de techniques d’archivage qu’il y a de modes d’organisation propre à chaque entreprise. Hormis les obligations légales à respecter, les entreprises ont tout intérêt de privilégier une procédure d’archivage permettant une restitution de documents optimale

Comment bien gérer les archives courantes et intermédiaires ?

L’archivage des documents est une nécessité vitale pour les entreprises. Il répond à des règles : une politique d’archivage structurée l’organise et le rend ainsi efficace. Le but de tout archivage étant de retrouver facilement et rapidement n’importe quel document archivé. La logique d’archivage s’articule autour de la durée de vie des archives ainsi que de leur nature.

Pourquoi l’utilisation d’un référentiel d’archivage est-il un préalable indispensable ?

Un référentiel d’archivage ou référentiel de conservation est en quelque sorte un guide des bonnes pratiques pour les entreprises souhaitant archiver leur document sans que cela devienne contre productif pour elles. Outil indispensable pour conserver et détruire sereinement tous les documents d’archives, le référentiel d’archivage assiste les entreprises non pas à faire le tri des documents à archiver, mais à les classer au bon endroit avec les bons attributs de gestion. Voyons donc ce qui caractérise et différencie le référentiel d’archivage d’un tableau de gestion d’archives.

Archivage des documents sensibles et/ou confidentiels, comment s’y prendre ?

Les documents d’archives d’une entreprise constituent sa mémoire et son patrimoine économique à préserver précieusement. Certaines données conservées revêtent même une importance vitale pour l’entreprise, car elles ont une valeur économique et stratégique. Ce sont des données sensibles qu’il serait fort dommageable de perdre ou laisser divulguer. Avec l’augmentation du volume d’archives à conserver, de plus en plus d’entreprises sont confrontées à des menaces de divulgation, d’usages non autorisés, de perte ou de dégradation accidentelle. Ces risques ne sont pas à prendre à la légère, surtout s’ils ont une incidence grave sur l’activité de l’entreprise et s’ils ne sont pas toujours couverts par les assurances. Voici donc quelques conseils pour mieux protéger les données sensibles et/ou confidentielles.

Archivage de documents : archiver n’est pas stocker !

Une entreprise, quelle qu’elle soit, doit être en mesure d’accéder rapidement à toute information indispensable à son activité. Elle doit aussi être en mesure de prouver son bon droit lors d’un éventuel conflit juridique. Plus qu’un besoin, c’est une obligation légale. Se pose alors la question : comment créer un système d’archivage performant ? Les meilleurs résultats ont lieu lorsque les responsables s’interrogent sur les besoins de leur entreprise en arrivant à faire la distinction entre stockage et archivage.

Gestion des documents semi-actifs ou comment traiter les archives intermédiaires ?

Moins d’un quart des archives produites par les organisations ont intérêt à être conservées à portée des utilisateurs. En effet, après les 18 premiers mois d’existence, une très grande majorité des documents ne sera plus jamais consultée. Tous ces documents ne peuvent toutefois pas être détruits car la législation impose des durées de conservation minimum. Ces documents semi-actifs, ou archives intermédiaires, requièrent un traitement particulier.