Il important pour l’entreprise de bien conserver ses factures afin d’être en mesure de les présenter lors d’un contrôle. Les factures d’achat justifiant d’un droit à déduction de la TVA, sont à conserver dans leur forme originale. Les factures de vente, quant à elles, peuvent être conservées en plus de leur forme originale, sur microfilm, ou bien être photocopiées ; dès lors qu’elles sont une juste et parfaite reproduction des originaux. Voici donc les principales questions à se poser pour conserver dans les règles les factures
Conservation des archives
Quelles sont les obligations à respecter pour conserver les factures ?
Il est important pour l’entreprise de bien conserver ses factures afin d’être en mesure de les présenter lors d’un contrôle. Les factures d’achat justifiant d’un droit à déduction de la TVA, sont à conserver dans leur forme originale. Les factures de vente, quant à elles, peuvent être conservées en plus de leur forme originale, sur microfilm, ou bien être photocopiées ; dès lors qu’elles sont une juste et parfaite reproduction des originaux. Voici donc les principales questions à se poser pour conserver dans les règles les factures
Stockage d’archives physiques : vous cherchez un local pour stocker vos archives ?
Vos bureaux sont encombrés par vos documents d’entreprise, vous avez donc « dédié » un espace pour les entreposer, voir « bricolé » un local d’archives en interne. Mais vous commencez à comprendre que ce ne sera pas suffisant et qu’il est en rien adapté à vos besoins réels. Il existe d’autres solutions pour cela. Mais en fin de compte, et si la bonne question à se poser n’était pas : comment gérer l’ensemble de mes archives plutôt que de les stocker passivement ? Voici quelques conseils pour bien choisir une solution de stockage… et plus, si affinités.
Délai ou durée légale de conservation des documents d’entreprise
Le délai d’archivage des documents d’entreprise est règlementé en France. Nombre d’entre eux sont concernés car il est primordial de conserver une trace écrite en cas de futur litige avec un fournisseur, un client voire l’administration fiscale. Les règles d’archivage des documents d’entreprise sont fixées soit par la loi, soit par les délais de prescription avant lesquels des contrôles peuvent être réalisés.
Quelle est la durée de conservation de documents comptables ?
Vous envisagez de désencombrer vos locaux en faisant du tri dans vos archives comptables ?
N’oubliez pas que la durée de conservation de ce type de document est règlementée et que le fait de ne pas pouvoir présenter une pièce pendant cette période peut entraîner des sanctions. Explications.
Comment bien conserver ses archives ?
Avec l’augmentation considérable du volume des archives à gérer, les entreprises ont de plus en plus recours à des sociétés d’archivage spécialisées dans la gestion des archives. De la création à la destruction des documents archivés, la gestion des documents d’une entreprise nécessite un professionnalisme que seules ces sociétés spécialisées dans ce domaine peuvent offrir. Voici quelques recommandations clés pour préserver en toute sécurité les archives.
Durée conservation archives hospitalières
Les archives hospitalières comprennent logiquement des documents et dossiers médicaux des malades, des registres de naissances, de décès et d’enfants trouvés mais pas seulement. Sont également stockés un certain nombre de documents administratifs relatifs à la comptabilité, aux actes de fondation et à la gestion du patrimoine des établissements en général.
Durée de conservation des archives juridiques
Toutes les entreprises sont un jour ou l’autre confrontées au problème de l’archivage et de la destruction de documents lorsque le volume stocké devient trop important.
Le cycle de vie d’une archive
Différentes étapes constituent le cycle de vie d’un document papier non archivé présent dans les locaux d’une structure. Ce processus se nomme également en anglais : Records Life-cycle. C’est un outil de gestion des archives fort utile puisqu’il permet d’analyser les différentes étapes de la vie du document, depuis sa création jusqu’à sa destruction définitive. Les différentes étapes qui le constituent diffèrent selon que l’on se place du point de vue du Records Management ou bien celui de l’archivage.