Vous souhaitez externaliser vos archives ? Sachez que tous les prestataires ne se valent pas et qu’il est important de ne pas se précipiter lors de cette décision.
Arcalys vous propose de découvrir les principaux facteurs à prendre en compte à l’heure de faire votre choix, en prenant soin de ne pas se focaliser uniquement sur l’aspect financier …
Bonnes pratiques de l’archivage
Évaluer les besoins d’archivage de l’entreprise
La gestion des archives d’une entreprise correspond au fait de stocker l’information actuelle et future de manière à pouvoir la consulter au besoin. Ce n’est pas une option pour une entreprise, l’archivage est à la fois une nécessité, mais aussi une obligation à respecter.
Comment bien conserver ses archives ?
Avec l’augmentation considérable du volume des archives à gérer, les entreprises ont de plus en plus recours à des sociétés d’archivage spécialisées dans la gestion des archives. De la création à la destruction des documents archivés, la gestion des documents d’une entreprise nécessite un professionnalisme que seules ces sociétés spécialisées dans ce domaine peuvent offrir. Voici quelques recommandations clés pour préserver en toute sécurité les archives.
Quels sont les objectifs d’une politique d’archivage ?
La notion de politique d’archivage reste floue pour beaucoup de responsables d’entreprises et autres organismes. Cette démarche est pourtant devenue indispensable suite à l’explosion du nombre de données (et à terme d’archives) ces dernières années. Les enjeux de la politique d’archivage sont multiples.
Comment gagner de la place dans son entreprise ?
Les tarifs de l’immobilier d’entreprise sont la première raison d’externaliser ses archives.
Comment définir le « plan d’archivage » ?
Un « plan d’archivage » est une procédure écrite détaillant l’organisation et la mise en œuvre des documents d’archive.
Comment définir une politique d’archivage efficace ?
Une politique d’archivage efficace nécessite une prise de conscience très en amont, dès la production des documents. Toute décision prise oralement lors d’une réunion doit par exemple être consignée à l’écrit dans un format présentable à des auditeurs.
Archivage physique de votre fonds documentaire
Les documents d’entreprise doivent être soumis à des pratiques d’archivage strictes pour garantir leur disponibilité, leur conservation et leur sécurité. Les professionnels peuvent choisir de gérer cette composante en interne ou de l’externaliser.
Quelle solution d’archivage choisir pour mes archives d’entreprise ?
L’archivage de s’improvise pas. Une entreprise doit s’interroger sur ses besoins afin de recourir à la solution la plus adaptée à sa situation. Deux solutions se présentent, ou bien vous gérez et stockez vos archive par vous-même, ou bien vous faites appel des des experts pour externaliser l’archivage.