Les documents d’entreprise doivent être soumis à des pratiques d’archivage strictes pour garantir leur disponibilité, leur conservation et leur sécurité. Les professionnels peuvent choisir de gérer cette composante en interne ou de l’externaliser.
Qu’est-ce qu’un fonds documentaire ?
Nommé également collection, un fonds documentaire désigne donc un ensemble de ressources de différentes natures : ouvrages, archives, documents sonores ou audiovisuels. Constituer des collections et les classer sont les tâches quotidiennes des personnes chargées de l’archivage des documents reçus ou émis. La construction d’un fonds documentaire permet de valoriser le pouvoir informationnel de l’entreprise tout au long de son activité.
Pourquoi est-il utile de construire un fonds documentaire ?
La constitution d’un fonds documentaire donne du pouvoir à l’entreprise, car les documents traités, classés et archivés sont ainsi valorisés. Le plan de classement des archives contribue à la valorisation de l’information nécessaire à la bonne gestion administrative de l’entreprise. C’est pourquoi, la spécificité du fonds documentaire réside dans le fait que les documents qui le constituent font l’objet d’un archivage et par conséquent sont traités de la sorte afin que l’entreprise puisse aisément en extraire les informations utiles.
De plus, les salariés peuvent également tirer profit du fonds documentaire dans le sens ou ce dernier leur donne les moyens de valoriser leur savoir-faire et leur expérience professionnelle. Le fonds documentaire devient un des meilleurs moyens d’échanger de l’information et de partager les expériences professionnelles.
Dans quel but ?
Un fonds documentaire répond à des objectifs précis:
- Ranger et classer les archives afin de les retrouver facilement et rapidement en cas de besoin
- Favoriser la transmission et la circulation de l’information au sein de l’entreprise et en particulier entre les salariés
C’est pourquoi, les documents sont triés, sélectionnés et archivés ne le sont pas en fonction de leur utilité ou de leur usage, mais bien parce qu’ils ont une valeur légale ou historique pour l’entreprise. Les documents archivés sont des preuves et permettent ainsi de conserver une trace de l’évolution de l’activité de l’entreprise. Quant à la maîtrise de l’information, elle intéresse aussi les salariés, car ce sont eux qui détiennent l’information, l’utilisent et la diffusent dans l’entreprise. Le fonds documentaire contribue à l’amélioration de la productivité du personnel si les individus qui le constituent se sentent impliqués, soutenus et valorisés.
Une politique d’archivage physique interne
Gérer ses archives en interne est beaucoup plus coûteux et chronophage qu’il n’y parait au premier abord. Cela suppose de posséder des ressources dédiées qu’il faut former mais aussi et surtout un lieu propice à l’archivage documentaire. Ce dernier, au-delà de représenter un coût important dans les villes où l’immobilier est au plus haut, devra répondre aux normes en vigueur en termes de protection incendie, inondation mais aussi en ce qui concerne la température, la luminosité et l’hygrométrie notamment.
Une politique d’archivage devra être mise en place par les dirigeants qui doivent également envisager la création de toute la partie logistique et autres applications de gestion facilitant l’accès aux données.
L’archivage externalisé
Faire le choix d’externaliser ses archives est probablement la solution la plus judicieuse pour une entreprise, ne serait-ce qu’en termes de sécurité. Les documents sont conservés dans des lieux spécialement prévus à cet effet qui sont de plus certifiés et assurés. Chaque archive peut être suivie tout au long de son « cycle de vie post-entreprise » : logistique, manutention, entreposage, etc. Faire appel à un professionnel, c’est également avoir la certitude de pouvoir répondre aux exigences légales et réglementaires concernant la conservation des documents d’entreprise et leur éventuelle présentation.
La question des coûts est bien entendu centrale dans la gestion des archives, c’est elle qui déterminera en grande partie le choix des dirigeants dans la majorité des cas. Le fait est que faire appel à un spécialiste de l’archivage est bien moins onéreux que de gérer cette composante en interne. La surface des locaux peut être moindre, permettant ainsi d’économiser sur les charges locatives. Les mouvements d’archives (consultation, destruction, etc.) représenteront un coût relativement faible en interne.
La disponibilité et l’accessibilité des documents offertes par un spécialiste de l’archivage sont également très appréciables. Chaque archive est rapidement disponible, sa réception pouvant avoir lieu par voie postale ou électronique (version scannée). La composante électronique s’étend également aux plans d’archivage qui sont consultables à n’importe quel moment par le client via une simple connexion internet, elle aussi bénéficiant d’une sécurité optimale.
Arcalys propose ce type de prestation à toute entreprise souhaitant bénéficier d’un service de qualité pour l’archivage physique de son fonds documentaire.