L’archivage des documents est une nécessité vitale pour les entreprises. Il répond à des règles : une politique d’archivage structurée l’organise et le rend ainsi efficace. Le but de tout archivage étant de retrouver facilement et rapidement n’importe quel document archivé. La logique d’archivage s’articule autour de la durée de vie des archives ainsi que de leur nature.
3 types d’archives sont ainsi recensés :
- les archives courantes
- les archives intermédiaires
- es archives définitives.
Attardons-nous sur les 2 premières et voyons comment il est possible de bien les gérer.
Dans le respect de la norme
La gestion des archives courantes et intermédiaires est le domaine pour lequel les méthodes divergent tant le « record manager » n’a pas encore révélé encore toutes ses facettes et semble encore négligé dans les pays où l’archivage n’est guère une priorité.
Les objectifs
Le Records management a pour objectif de rendre accessible et communicable l’ensemble des archives et par conséquent de permettre à une entreprise de disposer pleinement des documents dont elle a besoin pour :
- conduire ses activités
- répondre aux exigences légales et réglementaires
- se protéger en cas de contentieux
Grâce au Records management, il est donc possible de :
- déterminer parmi mes documents archivés lesquels peuvent ainsi être considérés comme essentiels pour répondre à l’ensemble des objectifs susdits
- Gérer efficacement et durablement chaque document d’archive durant toute leur durée de cycle de vie
- Rendre toutes les archives accessibles tout en préservant leur intégrité
- Garantir une transmission et une communication des archives
Élaborer un plan de classement
Le plan de classement se présente sous forme de liste ou de tableau. Il retrace de manière logique et structurée l’ensemble des documents archivés.
Le plan de classement a pour objet :
- La conservation des documents d’un même thème
- Faciliter la recherche d’information
- Établir des critères d’identification pour chaque document archivé ou records
Le but étant de bien affecter à chaque document un dossier identifié permettant ainsi la mise en place d’une Gestion Électronique des Documents (GED). C’est pourquoi, il est vivement conseillé d’élaborer un plan de classement en prenant bien en compte :
- Les missions
- Les activités
Ce qui implique que l’archiviste connaisse bien l’environnement dans lequel il travaille et évolue. Pour cela, il doit prendre en compte :
- Les principaux acteurs du plan (ceux qui produisent les documents à archiver, les personnes qui les consultent, celles qui l’administrent)
- La hiérarchisation des missions et des activités
Enfin, le tableau de gestion ou référentiel de conservation peut aussi venir compléter le plan de classement en le prolongeant, puisqu’il rationalise le cycle de vie des documents archivés. Le référentiel de conservation indique pour chaque document sa durée légale de conservation. Il fixe également le sort final de chaque archive : sa conservation définitive ou son élimination.
Les grandes catégories de documents
Généralement, un dossier d’archives est constitué par un grand nombre de documents qui ne sont pas isolés les uns des autres. En voici les principaux :
- Les documents administratifs
- Les documents judiciaires
- Les documents techniques
- Les documents biographiques
- Les documents figurés
L’important est donc savoir qui fait quoi tout en sachant que plusieurs personnes peuvent être simultanément en charge des archives. De plus en plus d’entreprises délèguent la gestion de l’archivage à un tiers archiveur, plus compétent en la matière. Faire appel à une société d’archivage pour externaliser les archives permet en effet :
- D’éviter l’entassement des documents d’archives et d’arriver à une situation devenant de plus en plus ingérable
- D’éviter la perte, la détérioration ou la divulgation de documents d’archives
- D’éviter un amas de documents important non classés ; des documents nécessitant des consultations fréquentes ou faisant l’objet de contrôles
- D’éviter que les documents soient difficilement retrouvables ; au regard de la valeur probante de chaque document, toute archive doit être retrouvée facilement surtout si elle permet une prise de décision rapide et efficace
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