Les documents d’archives d’une entreprise constituent sa mémoire et son patrimoine économique à préserver précieusement. Certaines données conservées revêtent même une importance vitale pour l’entreprise, car elles ont une valeur économique et stratégique. Ce sont des données sensibles qu’il serait fort dommageable de perdre ou laisser divulguer. Avec l’augmentation du volume d’archives à conserver, de plus en plus d’entreprises sont confrontées à des menaces de divulgation, d’usages non autorisés, de perte ou de dégradation accidentelle. Ces risques ne sont pas à prendre à la légère, surtout s’ils ont une incidence grave sur l’activité de l’entreprise et s’ils ne sont pas toujours couverts par les assurances. Voici donc quelques conseils pour mieux protéger les données sensibles et/ou confidentielles.
Bonnes pratiques de l’archivage
Archivage de documents : archiver n’est pas stocker !
Une entreprise, quelle qu’elle soit, doit être en mesure d’accéder rapidement à toute information indispensable à son activité. Elle doit aussi être en mesure de prouver son bon droit lors d’un éventuel conflit juridique. Plus qu’un besoin, c’est une obligation légale. Se pose alors la question : comment créer un système d’archivage performant ? Les meilleurs résultats ont lieu lorsque les responsables s’interrogent sur les besoins de leur entreprise en arrivant à faire la distinction entre stockage et archivage.
Cycle de vie d’une archive papier, de l’entreprise à sa destruction
Le concept de cycle de vie d’un document (ou Records life-cycle en anglais) analyse toutes les étapes de la création d’un document à sa destruction ou classement mémoriel. Le cycle de vie comprend 3 grandes étapes : la production du document, son utilisation et sa conservation / mise à disposition. Il n’existe pas de consensus sur le Record life-cycle, les étapes proposées étant quelque peu différentes selon le point de vue.
Questions à se poser pour choisir une entreprise d’archivage
Vous souhaitez externaliser vos archives ? Sachez que tous les prestataires ne se valent pas et qu’il est important de ne pas se précipiter lors de cette décision.
Arcalys vous propose de découvrir les principaux facteurs à prendre en compte à l’heure de faire votre choix, en prenant soin de ne pas se focaliser uniquement sur l’aspect financier …
Évaluer les besoins d’archivage de l’entreprise
La gestion des archives d’une entreprise correspond au fait de stocker l’information actuelle et future de manière à pouvoir la consulter au besoin. Ce n’est pas une option pour une entreprise, l’archivage est à la fois une nécessité, mais aussi une obligation à respecter.
Comment bien conserver ses archives ?
Avec l’augmentation considérable du volume des archives à gérer, les entreprises ont de plus en plus recours à des sociétés d’archivage spécialisées dans la gestion des archives. De la création à la destruction des documents archivés, la gestion des documents d’une entreprise nécessite un professionnalisme que seules ces sociétés spécialisées dans ce domaine peuvent offrir. Voici quelques recommandations clés pour préserver en toute sécurité les archives.
Quels sont les objectifs d’une politique d’archivage ?
La notion de politique d’archivage reste floue pour beaucoup de responsables d’entreprises et autres organismes. Cette démarche est pourtant devenue indispensable suite à l’explosion du nombre de données (et à terme d’archives) ces dernières années. Les enjeux de la politique d’archivage sont multiples.
Comment gagner de la place dans son entreprise ?
Les tarifs de l’immobilier d’entreprise sont la première raison d’externaliser ses archives.
Comment définir le « plan d’archivage » ?
Un « plan d’archivage » est une procédure écrite détaillant l’organisation et la mise en œuvre des documents d’archive.
Comment définir une politique d’archivage efficace ?
Une politique d’archivage efficace nécessite une prise de conscience très en amont, dès la production des documents. Toute décision prise oralement lors d’une réunion doit par exemple être consignée à l’écrit dans un format présentable à des auditeurs.