Conteneurs pour documents : bien les choisir

Les documents papier, même bien rangés, restent vulnérables au temps. Leur bonne conservation dépend non seulement de leur classement, mais surtout des conditions de stockage. Le choix du conteneur d’archivage est alors une étape déterminante pour préserver leur intégrité sur le long terme.

DEVIS ARCHIVAGE

Problème du stockage à long terme des documents d’archive, quel conteneur choisir ?

Le stockage à long terme des documents physiques repose sur trois critères fondamentaux : le type de conteneur utilisé, les conditions environnementales de l’espace de stockage, et le respect des normes d’archivage. Pour garantir une conservation des archives optimale, chaque paramètre doit être rigoureusement maîtrisé. Il s’agit de définir les meilleures pratiques d’archivage pour l’organisation d’un dépôt d’archives physiques.

Voici un tableau récapitulatif des spécificités et normes des conteneurs d’archives physiques, adapté aux besoins des entreprises et collectivités pour le stockage, la conservation ou le transfert des documents papier :

Type de conteneur	Dimensions standard (L x l x H)	Capacité moyenne	Matériaux	Normes associées	Usage recommandé	Avantages
Boîte d’archives standard	39 x 29 x 25 cm	6 à 8 classeurs ou 10 kg	Carton double cannelure	ISO 16245-A / ISO 9706	Archivage courant à long terme	Légère, empilable, économique
Boîte d’archives renforcée	40 x 30 x 30 cm	Jusqu’à 15 kg	Carton triple cannelure	ISO 16245-B / NF Z40-014	Transfert ou conservation intermédiaire	Résistante aux manipulations répétées
Conteneur plastique	60 x 40 x 30 cm (format bac norme Europe)	25 à 30 kg	Polypropylène haute densité	NF EN 12574 / ISO 2233	Transport sécurisé ou stockage temporaire	Solide, réutilisable, empilable avec couvercle
Conteneur métallique	Variable (souvent 80 x 60 x 100 cm)	100 à 150 kg	Acier galvanisé ou inox	Normes sécurité incendie (ex : EN 14470)	Archives sensibles ou confidentielles	Sécurisé, résistant au feu et à l’humidité
Armoire-roulotte d’archives	120 x 80 x 190 cm (ou sur mesure)	Jusqu’à 200 classeurs	Métal avec étagères internes	NF D60-050 / ISO 11799	Transfert massif ou réaménagement d’archives	Mobile, grande capacité, adaptée aux déménagements
Caisson d’archives ignifugé	60 x 60 x 120 cm	Jusqu’à 90 litres	Métal ignifugé + isolation thermique	EN 1047-1 / UL 72	Conservation d’archives vitales ou juridiques	Protection feu, choc et intrusion
Palette d’archives filmée	Standard Europe (120 x 80 cm)	Variable selon empilage	Bois + film étirable	Norme EUR EPAL / ISO 6780	Stockage en masse ou transfert par lot	Manipulable par transpalette, économique

Exemples pratiques du mode opératoire

Choisir le bon conteneur pour l’archivage

Le premier pas vers un stockage long terme des documents efficace réside dans la sélection de boîtes d’archives ou de conteneurs spécifiquement conçus pour cet usage.

Ces conteneurs de stockage pour documents doivent être fabriqués à partir de matériaux neutres, sans acide ni lignine, afin d’éviter toute dégradation chimique des papiers au fil du temps.

Privilégiez des contenants robustes, capables de protéger vos documents de la poussière, des insectes et des manipulations excessives.Les boîtes d’archives en carton sans acide sont idéales pour les documents sensibles à conserver plusieurs décennies. Elles évitent les réactions chimiques avec l’encre. Dans les dépôts d’archives professionnels, ces boîtes sont généralement stockées dans des containers en métal ventilé, isolés des variations thermiques. Le tout est placé dans des locaux contrôlés où la température de stockage des documents est maintenue entre 16°C et 20°C.

Conseil d’expert : évitez les conteneurs hermétiques dans des environnements non contrôlés, car ils favorisent la condensation et donc les moisissures.

Définition des termes employés

Conteneurs de stockage pour documents : Il s’agit d’unités (boîtes d’archives, armoires, containers métalliques ou plastiques) conçues pour protéger les documents papier contre les agressions extérieures (poussière, humidité, lumière, nuisibles).
Stockage à long terme des documents : Conservation sur plusieurs années ou décennies dans des conditions spécifiques, afin d’éviter toute dégradation irréversible.
Normes d’archivage : Ensemble de règles et standards garantissant la sécurité, la traçabilité et la conservation des archives dans le temps.

Astuce : choisissez des conteneurs certifiés ISO 11799 pour garantir des conditions de stockage adaptées à la durée de conservation des documents papier.

Normes des produits, textes légaux

La norme ISO 11799:2015 fournit les spécifications techniques pour le stockage à long terme des documents papier. Elle impose un contrôle strict de l’environnement, mais aussi des matériaux utilisés pour les conteneurs. En France, la circulaire AD 98-8 rappelle également les obligations pour l’archivage professionnel des documents administratifs.

Comment garantir la bonne température, lumière et humidité pour le stockage des documents ?

Le conteneur n’est efficace que s’il est placé dans un environnement adapté. La température, l’humidité et la lumière sont les trois facteurs essentiels à surveiller pour assurer la conservation de vos documents d’archives physiques.

La température de stockage des documents

Une température stable comprise entre 16°C et 20°C ralentit l’oxydation du papier et prévient l’apparition de moisissures. Des capteurs sont souvent installés pour surveiller cette condition essentielle au stockage à long terme des documents.

Conseil d’expert : évitez les caves et greniers, trop soumis aux écarts de température. Privilégiez des zones climatisées et isolées thermiquement.

L’humidité pour le stockage des documents

Un taux d’humidité relative de 45 à 55 % est idéal pour l’archivage de documents papier. Trop d’humidité favorise les moisissures ; trop peu fragilise le papier. Les déshumidificateurs et absorbeurs d’humidité sont des alliés indispensables dans les dépôts.

Astuce : installez un hygromètre dans chaque espace de stockage pour ajuster le taux d’humidité en temps réel.

La lumière et le stockage des documents

La lumière, en particulier les UV, dégrade l’encre et le papier. Pour assurer la sécurité des archives, l’éclairage doit être indirect, filtré, ou éteint lorsque l’accès n’est pas nécessaire.

L’expertise d’Arcalys au service de la pérennité de vos archives

Dans ce genre de problématique de conservation des archives de l’entreprise sur le long terme, nous conseillons régulièrement à nos clients de considérer l’environnement de stockage comme un facteur aussi crucial que le choix des conteneurs de stockage pour documents. Prenons par exemple, la demande d’un de nos clients, une importante entreprise du secteur pharmaceutique, qui nous interrogeait récemment sur la meilleure façon de garantir l’intégrité et la lisibilité de ses dossiers d’essais cliniques pendant plusieurs décennies. La législation impose une durée de conservation des documents très stricte dans ce domaine, et la perte ou la détérioration de ces informations pourrait avoir de graves conséquences.

Ce client était particulièrement préoccupé par les variations de température de stockage des documents dans ses locaux et par les épisodes d’humidité pour le stockage des documents observés lors des changements de saison. De plus, l’exposition indirecte à la lumière et le stockage des documents près de fenêtres avait déjà causé un léger jaunissement de certains dossiers plus anciens.

Nous lui avons conseillé de recourir à notre solution d’archivage professionnel. En optant pour nos dépôts d’archives sécurisés, il bénéficie d’un environnement où la température et l’humidité sont constamment contrôlées et maintenues à des niveaux optimaux pour la préservation des documents. Nos conteneurs d’archivage, spécialement conçus pour le stockage long terme des documents, offrent une protection supplémentaire contre la lumière, la poussière et les manipulations. Cette approche garantit la sécurité des archives et leur accessibilité en cas de besoin.

Astuce d’expert : « Lors de l’inventaire de vos archives, notez les conditions de stockage initiales des documents les plus anciens. Cela peut vous donner des indications précieuses sur leur sensibilité aux variations environnementales. »

Ce qu’il faut retenir

La qualité des conteneurs de stockage pour documents, associée à une bonne maîtrise des conditions de température, d’humidité et de lumière, garantit une préservation durable des archives. Pour un archivage professionnel, le respect des normes d’archivage est indispensable. Une entreprise comme Arcalys propose des solutions d’archivage complètes, sécurisées et conformes aux exigences réglementaires.

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