Les documents papier, même bien rangés, restent vulnérables au temps. Leur bonne conservation dépend non seulement de leur classement, mais surtout des conditions de stockage. Le choix du conteneur d’archivage est alors une étape déterminante pour préserver leur intégrité sur le long terme.
Problème du stockage à long terme des documents d’archive, quel conteneur choisir ?
Le stockage à long terme des documents physiques repose sur trois critères fondamentaux : le type de conteneur utilisé, les conditions environnementales de l’espace de stockage, et le respect des normes d’archivage. Pour garantir une conservation des archives optimale, chaque paramètre doit être rigoureusement maîtrisé. Il s’agit de définir les meilleures pratiques d’archivage pour l’organisation d’un dépôt d’archives physiques.
Voici un tableau récapitulatif des spécificités et normes des conteneurs d’archives physiques, adapté aux besoins des entreprises et collectivités pour le stockage, la conservation ou le transfert des documents papier :
| Type de conteneur | Dimensions standard
(L x l x H) |
Capacité moyenne | Matériaux |
| Boîte d’archives standard | 39 x 29 x 25 cm | 6 à 8 classeurs ou 10 kg | Carton double cannelure |
| Boîte d’archives renforcée | 40 x 30 x 30 cm | Jusqu’à 15 kg | Carton triple cannelure |
| Conteneur plastique | 60 x 40 x 30 cm (format bac norme Europe) | 25 à 30 kg | Polypropylène haute densité |
| Conteneur métallique | Variable (souvent 80 x 60 x 100 cm) | 100 à 150 kg | Acier galvanisé ou inox |
| Armoire-roulotte d’archives | 120 x 80 x 190 cm (ou sur mesure) | Jusqu’à 200 classeurs | Métal avec étagères internes |
| Caisson d’archives ignifugé | 60 x 60 x 120 cm | Jusqu’à 90 litres | Métal ignifugé + isolation thermique |
| Palette d’archives filmée | Standard Europe (120 x 80 cm) | Variable selon empilage | Bois + film étirable |
| Type de conteneur | Normes associées | Usage recommandé | Avantages |
| Boîte d’archives standard | ISO 16245-A / ISO 9706 | Archivage courant à long terme | Légère, empilable, économique |
| Boîte d’archives renforcée | ISO 16245-B / NF Z40-014 | Transfert ou conservation intermédiaire | Résistante aux manipulations répétées |
| Conteneur plastique | NF EN 12574 / ISO 2233 | Transport sécurisé ou stockage temporaire | Solide, réutilisable, empilable avec couvercle |
| Conteneur métallique | Normes sécurité incendie (ex : EN 14470) | Archives sensibles ou confidentielles | Sécurisé, résistant au feu et à l’humidité |
| Armoire-roulotte d’archives | NF D60-050 / ISO 11799 | Transfert massif ou réaménagement d’archives | Mobile, grande capacité, adaptée aux déménagements |
| Caisson d’archives ignifugé | EN 1047-1 / UL 72 | Conservation d’archives vitales ou juridiques | Protection feu, choc et intrusion |
| Palette d’archives filmée | Norme EUR EPAL / ISO 6780 | Stockage en masse ou transfert par lot | Manipulable par transpalette, économique |
Exemples pratiques du mode opératoire
Choisir le bon conteneur pour l’archivage
Le premier pas vers un stockage long terme des documents efficace réside dans la sélection de boîtes d’archives ou de conteneurs spécifiquement conçus pour cet usage.
Ces conteneurs de stockage pour documents doivent être fabriqués à partir de matériaux neutres, sans acide ni lignine, afin d’éviter toute dégradation chimique des papiers au fil du temps.
Privilégiez des contenants robustes, capables de protéger vos documents de la poussière, des insectes et des manipulations excessives. Les boîtes d’archives en carton sans acide sont idéales pour les documents sensibles à conserver plusieurs décennies. Elles évitent les réactions chimiques avec l’encre. Dans les dépôts d’archives professionnels, ces boîtes sont généralement stockées dans des containers en métal ventilé, isolés des variations thermiques. Le tout est placé dans des locaux contrôlés où la température de stockage des documents est maintenue entre 16°C et 20°C.
Conseil d’expert : évitez les conteneurs hermétiques dans des environnements non contrôlés, car ils favorisent la condensation et donc les moisissures.
Définition des termes employés
Conteneurs de stockage pour documents : Il s’agit d’unités (boîtes d’archives, armoires, containers métalliques ou plastiques) conçues pour protéger les documents papier contre les agressions extérieures (poussière, humidité, lumière, nuisibles).
Stockage à long terme des documents : Conservation sur plusieurs années ou décennies dans des conditions spécifiques, afin d’éviter toute dégradation irréversible.
Normes d’archivage : Ensemble de règles et standards garantissant la sécurité, la traçabilité et la conservation des archives dans le temps.
Astuce : choisissez des conteneurs certifiés ISO 11799 pour garantir des conditions de stockage adaptées à la durée de conservation des documents papier.
Normes des produits, textes légaux
La norme ISO 11799:2015 fournit les spécifications techniques pour le stockage à long terme des documents papier. Elle impose un contrôle strict de l’environnement, mais aussi des matériaux utilisés pour les conteneurs. En France, la circulaire AD 98-8 rappelle également les obligations pour l’archivage professionnel des documents administratifs.
Comment garantir la bonne température, lumière et humidité pour le stockage des documents ?
Le conteneur n’est efficace que s’il est placé dans un environnement adapté. La température, l’humidité et la lumière sont les trois facteurs essentiels à surveiller pour assurer la conservation de vos documents d’archives physiques.
La température de stockage des documents
Une température stable comprise entre 16°C et 20°C ralentit l’oxydation du papier et prévient l’apparition de moisissures. Des capteurs sont souvent installés pour surveiller cette condition essentielle au stockage à long terme des documents.
Conseil d’expert : évitez les caves et greniers, trop soumis aux écarts de température. Privilégiez des zones climatisées et isolées thermiquement.
L’humidité pour le stockage des documents
Un taux d’humidité relative de 45 à 55 % est idéal pour l’archivage de documents papier. Trop d’humidité favorise les moisissures ; trop peu fragilise le papier. Les déshumidificateurs et absorbeurs d’humidité sont des alliés indispensables dans les dépôts.
Astuce : installez un hygromètre dans chaque espace de stockage pour ajuster le taux d’humidité en temps réel.
La lumière et le stockage des documents
La lumière, en particulier les UV, dégrade l’encre et le papier. Pour assurer la sécurité des archives, l’éclairage doit être indirect, filtré, ou éteint lorsque l’accès n’est pas nécessaire.
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@ Arcalys, société d’archivage spécialisée – Externalisation, Stockage, Gestion & Conservation sécurisée de vos archives – Services de destruction d’archives |
L’expertise d’une société d’archivage au service de la pérennité de vos archives
Dans ce genre de problématique de conservation des archives de l’entreprise sur le long terme, nous conseillons régulièrement à nos clients de considérer l’environnement de stockage comme un facteur aussi crucial que le choix des conteneurs de stockage pour documents. Prenons par exemple, la demande d’un de nos clients, une importante entreprise du secteur pharmaceutique, qui nous interrogeait récemment sur la meilleure façon de garantir l’intégrité et la lisibilité de ses dossiers d’essais cliniques pendant plusieurs décennies. La législation impose une durée de conservation des documents très stricte dans ce domaine, et la perte ou la détérioration de ces informations pourrait avoir de graves conséquences.
Ce client était particulièrement préoccupé par les variations de température de stockage des documents dans ses locaux et par les épisodes d’humidité pour le stockage des documents observés lors des changements de saison. De plus, l’exposition indirecte à la lumière et le stockage des documents près des fenêtres avait déjà causé un léger jaunissement de certains dossiers plus anciens.
Nous lui avons conseillé de recourir à notre solution d’archivage professionnel. En optant pour nos dépôts d’archives sécurisés, il bénéficie d’un environnement où la température et l’humidité sont constamment contrôlées et maintenues à des niveaux optimaux pour la conservation des documents. Nos conteneurs d’archivage, spécialement conçus pour le stockage long terme des documents, offrent une protection supplémentaire contre la lumière, la poussière et les manipulations. Cette approche garantit la sécurité des archives et leur accessibilité en cas de besoin.
Astuce d’expert : Lors de l’inventaire de vos archives, notez les conditions de stockage initiales des documents les plus anciens. Cela peut vous donner des indications précieuses sur leur sensibilité aux variations environnementales.
Ce qu’il faut retenir
La qualité des conteneurs de stockage pour documents, associée à une bonne maîtrise des conditions de température, d’humidité et de lumière, garantit une préservation durable des archives. Pour un archivage professionnel, le respect des normes d’archivage est indispensable.
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