Emmanuelle Olivié-Paul, Directrice Associée de MARKESS International (cabinet d’études chargé de l’analyse des projets numériques des organisations) estime que les entreprises éprouvent des difficultés à maîtriser l’important flux d’information numérique actuel.
De ce fait, ces dernières sont de plus en plus nombreuses à faire appel à des professionnels de l’archivage électronique.
Le numérique peut fragiliser les entreprises
La quantité exponentielle de documents numériques produits fait courir un nouveau risque aux entreprises. Ce danger est bien souvent ignoré par des professionnels pas toujours au fait des conséquences possibles de l’utilisation de ces nouvelles technologies.
Avantages de l’archivage numérique
L’archivage numérique possède évidemment des avantages certains sur le papier comme le fait d’entrer en contact direct avec un interlocuteur sans obligatoirement passer par la structure hiérarchique comme c’était autrefois le cas. Les collaborateurs peuvent également partager des ressources entre eux où qu’ils se trouvent et ont la possibilité d’accéder rapidement à d’innombrables informations. Le revers de la médaille est toutefois lui aussi présent.
Les risques de l’archivage numérique
La messagerie électronique multiplie les chances d’envoyer à l’extérieur des informations erronées ou à risque au nom de l’entreprise. Le volume croissant des données est aussi un réel problème rendant difficile tout classement ou tri. L’entreprise a tendance à subir le flux d’information plus que le contrôler.
Marc Chédru, spécialiste de l’accompagnement des tiers archiveurs, soutien qu’il est primordial de prendre conscience de l’archivage dès la création du document. Prendre une décision orale, c’est aussi enregistrer une trace écrite présentable à un auditeur contenant les informations essentielles.
Le papier encore très présent malgré la dématérialisation
Le classique archivage papier n’est aujourd’hui plus la seule option pour conserver ses documents d’entreprise. Leur numérisation s’est largement développée, en particulier depuis que la loi reconnait ces écrits électroniques. L’archivage numérique est aujourd’hui fiable, sécurisé et permet aux professionnels d’aborder sereinement la question de la pérennité des informations.
Le « zéro papier »
Cette tendance ne signifie pas pour autant que le « zéro papier » est une réalité, loin de là. Les archives physiques ont même tendance à augmenter du fait de l’impression systématique des documents numériques. Les originaux papiers des documents numériques sont également conservés « par précaution »…
Le cloud une solution de stockage mais pas d’archivage
Le cloud computing est une technologie déjà très implantée dans les entreprises françaises. On observe toutefois une méconnaissance globale des professionnels sur la localisation physique des serveurs ou le type de données stocké.
Pour une entreprise, les données les plus importantes doivent être conservées sur le long terme tandis que certaines autres sont destinées à être détruites relativement rapidement.
Ce n’est pas toujours le cas avec les data centers. Les données peut-être difficilement gérables sur le long terme et il n’est pas rare que certaines informations non souhaitées ressurgissent à terme.
Qu’est-ce que l’archivage papier ?
Selon la loi, les archives sont des documents produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organise public ou privé dans l’exercice de son activité. Ces documents sont des archives, quels que soient leur forme, leur date et leur support matériel. Quand on laisse les archives sur papier, et non sur des supports électroniques, on fait de l’archivage physique.
On distingue trois catégories d’archives physiques :
- Les archives courantes qui sont les documents les plus consultés. On s’en sert pour gérer les affaires en cours.
- Les archives intermédiaires qui sont consultées de façon ponctuelle. C’est une obligation de les garder en tenant compte des durées légales de conservation.
- Les archives définitives qui sont conservées sans limitation de durée. Elles préservent le patrimoine et l’histoire de la vie économique de l’entreprise.
Quel est l’intérêt de l’archivage en général ?
En archivant, vous pourrez produire des documents en cas de contrôle administratif, d’audit, ou de redémarrage de votre activité dans de bonnes conditions suite à un sinistre. Il est ainsi nécessaire de sécuriser vos documents pour éviter leur perte, leur vol ou leur destruction par incendie ou inondation. Aussi, il est indispensable que vous soyez à même de prouver que vos documents n’ont pas été falsifiés involontairement ou non.
Pour archiver convenablement, vous devez utiliser des moyens adaptés à vos documents qui peuvent être au format papier ou au format numérique.
L’archivage doit tenir compte des besoins de consultation et de confidentialité
Notez qu’il est bon de vous concentrer exclusivement sur les documents utiles à votre activité ou pouvant servir de preuve. Il n’y a aucun intérêt à conserver des documents qui ne servent à rien. Pour les mettre de côté, il est nécessaire que vous fassiez un tri de vos dossiers afin de ne conserver que les documents indispensables.
Quand on archive, on respecte ses obligations, car on conserve ses documents durant toute la durée d’archivage légale. Aussi, on protège ses droits en étant capable de produire des documents à valeur probatoire. Cette démarche permet également la maitrise de ses risques et la préservation de la pérennité de son activité.
Comment bien faire de l’archivage papier ?
Pour faire de l’archivage papier, il est bon de mettre en place un plan qui passe par plusieurs étapes.
Tableau récapitulatif d’un bon archivage papier
Ce tableau présente les grandes étapes de l’archivage papier pour une entreprise.
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Étape de l’archivage |
Description |
Recommandations et actions clés |
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Identification et authentification |
Chaque document doit être archivé après avoir rempli sa fonction initiale. Il est crucial d’identifier le document pour en garantir l’authenticité et déterminer les meilleures conditions de conservation. |
Définir les critères d’identification pour chaque type de document afin d’assurer son authenticité et d’établir les conditions de conservation appropriées. |
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Stockage |
Les archives sont souvent stockées dans de mauvaises conditions. Il est essentiel de mettre en place une organisation rigoureuse pour faciliter la recherche de documents. |
Utiliser des équipements appropriés (armoires, racks, palettes) pour protéger les documents de la lumière, du feu, de la poussière et des nuisibles. Mettre en place un système de classement strict. |
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Conservation et consultation |
Il est nécessaire de garantir la sécurité des documents pour éviter leur perte, tout en assurant leur accessibilité. |
Établir un système de droits et d’autorisations pour la consultation. Tenir un registre des consultations. Limiter l’accès à certains documents en fonction des habilitations. |
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Destruction ou classement final |
Les documents doivent être conservés pendant une durée légale spécifique. Une fois ce délai écoulé, ils peuvent être détruits ou classés définitivement. |
Mener la destruction des documents de manière sécurisée pour éviter toute fuite de données. Respecter les délais de conservation légaux qui varient selon le type de document. |
Archives papier ou numérique : ce qu’il faut retenir
Face aux enjeux de l’archivage, la question du choix entre papier et numérique se pose. Voici les éléments essentiels à considérer :
Le numérique : avantages et risques
- Il facilite la communication et l’accès à l’information.
- Il engendre des risques liés à la sécurité, à la gestion et à la pérennité des données.
- Le volume croissant de données numériques nécessite une gestion rigoureuse.
Le papier : une réalité persistante
- L’archivage papier reste une option, souvent complémentaire au numérique.
- Il nécessite une organisation stricte pour la conservation et la consultation.
- L’augmentation des impressions de documents numériques, fait que l’archivage papier augmente.
L’importance d’une stratégie d’archivage adaptée
- Il est crucial de définir une stratégie en fonction des besoins de l’entreprise.
- La conformité aux obligations légales en matière de conservation est essentielle.
- L’externalisation peut être une solution pour optimiser la gestion des archives.
- Il est important de noter que le cloud peut être une solution de stockage, mais pas d’archivage.
N’est-il pas mieux d’externaliser vos archives ?
Il peut être plus intéressant d’externaliser vos archives, qu’elles soient physiques ou numériques. Cela impose le recours à un prestataire externe. Ce dernier prendra toutes les dispositions utiles pour que vos archives soient conservées dans les règles de l’art. Il fera en sorte que vous puissiez accéder rapidement à une information dont vous avez besoin en urgence. L’externalisation est une option qui vous permet d’économiser de la place dans vos locaux. Et vos salariés pourront mieux se concentrer sur leur activité principale. Ils n’auront pas à prendre en charge la gestion de l’information.
Les archives ayant tendance à augmenter en permanence et face au manque de temps et de personnel pour les gérer, le recours à l’externalisation se présente comme la solution la plus indiquée.
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