Sont appelées archives courantes les documents fréquemment consultés par le service, l’établissement ou l’organisme qui les a produit. C’est notamment le cas des archives de l’exercice en cours.
Quels sont les types d’archives d’entreprise ?
La présence des archives courantes sur site étant primordiale pour l’activité de l’entreprise, les services proposés par les tiers-archiveurs concernent plus généralement la gestion et l’externalisation d’archives dites intermédiaires (ou semi-actives), mais également la conservation sécurisée des archives papier et électronique à moyen et très long terme.
Figure : Circuit documentaire hybride (numérique/papier)
@ Arcalys, société d’archivage à Paris et en régions : Île-de-France et Grand Est
Objectifs :
- Retrouver facilement,
- Prévenir la détérioration ou la perte,
- Garantir la conservation sécurisée et à moyen et long terme.
Principes de gestion :
- Contrôle des documents crées,
- Saisie et utilisation des informations et preuves.
Types d’archives :
- Archives courantes
- Archives intermédiaires
- Archives définitives (Valables indéfiniment)
- Archives conformes (Tout document reçu ou produit ayant valeur de preuve).
Définition
- Archives numériques : Organiser et hiérarchiser des documents électroniques devenus archives dès leur création.
Classement et archivage des documents et des données
Un cadre de classement est essentiel pour archiver les documents et faciliter leur recherche future. Ce système de classification doit être pratique et exhaustif, à l’image de ce qui se pratique dans une bibliothèque par exemple. Il est important de systématiser le processus de classement, lorsque le document existe sous forme papier et numérique. La version dématérialisée demande cependant davantage de temps au vu de la quantité de données bien souvent stockée sur les serveurs internes et les différents postes de travail.
Délai et durée de conservation des archives
La règle de la conservation des documents ne se fait pas au cas par cas (cela serait difficilement applicable en pratique) mais concerne de grands ensembles comme des dossiers, types de documents ou catégories. Une entreprise stockera par exemple tous les documents relatifs au personnel sur la même durée sans différencier les contrats d’embauche des fiches d’absence. À l’issue d’une réunion, il peut être intéressant de déterminer le degré d’importance et donc la durée de conservation des documents produits sans les traiter de façon indépendante. Il est également conseillé de contrôler régulièrement les délais voire de les réviser si besoin.
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